Digitalna transformacija nabave kao poslovnog procesa je neizbježna, ali uspješna primjena specijaliziranih sustava za nabavu zahtijeva promjene puno prije. U nabavi su se revidirale role, zadaci i ciljevi, a nabava je od rutinske i administrativne djelatnosti postala strateška funkcija!
Najvažniji korak je dijagnosticirati problem i učiti „uska grla“ pa početi djelovati. Nije to uvijek tako jednostavno. U Ensolva Procurement Power Team studiju ugostili smo Natašu Cikač koja je kao iskusna voditeljica Nabavne akademije, podijelila dragocjene savjete kako detoksicirati nabavni proces.
Nabava je proces koji mora imati svoj tijek!
Postupak pronalaženja i prihvaćanja uvjeta i nabave robe, usluga ili radova iz vanjskog izvora postaje proces u kome treba koordinirati uloge, prava, obveze i odgovornosti, s međusobno strogo određenim vremenskim slijedom, između različitih osoba i odjela unutar (i diljem čitave) organizacije. Nabava je determinirana sljedećim parametrima:
Roba/usluga
Količina
Kvaliteta
Pravovremenost
Lokacija
Cijena
Usko grlo je na početku procesa
– Bitno i ključno je postaviti tijek procesa, a najčešće se zapinje na početku. Najčešća pitanja koja se pojavljuju su: gdje počinje nabavni proces i tko ga inicira. Početak se može definirati na dva načina prema stanju zaliha ili ga pokreću interni korisnici kojima nešto treba, istaknula je Nataša Cikač te dodala kako su najčešći razlozi nejasno definirani zahtjevi za nabavu i nejasno definiran način iniciranja nabave.
Kao ključne faze procesa nabave od kojih svaka ima svoje zakonitosti i alate izdvojila je:
- Stanje zaliha ili interni zahtjev za nabavu
- Upit/ponuda
- Narudžbenica/ugovor
- Isporuka
- Zaprimanje
- Račun/plaćanje
- Reklamacije
Prema njezinim riječima nabava ima ultimativni zadatak osigurati kontinuitet proizvodnog procesa, odnosno poslovne aktivnosti. Da bi mogla biti prava podrška, mora dobivati kvalitetne inpute i imati dobro uspostavljene odnose s dobavljačima da bi ispunila ciljeve. Između ostalog, tu se mora ukomponirati i ušteda. Nabava je proaktivni strateški pristup koji stalno ima nove mogućnosti.
Vrijeme je najvrjedniji resurs nabave
Prema PAM metodologiji moguće je uz jednostavan pristup detektirati stanje nabavnog procesa, bez obzira je li na razini jedne osobe ili 30 osoba u nabavi. Metodologiju sačinjavaju četiri parametra: procesi, resursi, operacije i mjerljivost, a njihovom procjenom trebao bi se postići priželjkivani detox:
- Osvijestiti uska grla
- Pronaći prostor za poboljšanje
- Reducirati/smanjiti gubitke
- Unaprijediti kompetencije u nabavi
- Poboljšati zadovoljstvo kupaca/klijenata i rast prihoda
– Najvrjedniji resurs svih nabavljača je VRIJEME. Upravo kroz jedan detox važno utvrditi gdje se gubi najviše vremena i što je to što nabavu koči, zaključila je Nataša Cikač.
Na primjerima iz prakse Nataša Cikač ukazala je kako unaprijediti, što promijeniti i zašto.
Postignite izvrsnost u nabavi uz male, ali vrijedne promjene!
