Softver
Inovativna rješenja za modernu nabavu

Moderna nabava

Primjena modernih softverskih rješenja potpuno je izmijenila i unaprijedila načine poslovanja. Digitalizacijom nabave ubrzate procese i oslobodite svoje nabavne profesionalce od suvišne i nepotrebne administracije. Moderna nabava fokusira se na istraživanje tržišta i analize dobavljača, ponuda i nabave, a rezultira optimiziranjem troškova i nabavnih procesa, postizanjem najboljeg omjera cijene i kvalitete uz povećanje prihoda.

Isprobaj besplatno


Portal
Kupca

Sustav specijaliziran za poslovanje sektora Nabave


Portal
Dobavljača

Koriste ga dobavljači da bi surađivali s Nabavom


Portal
Internih klijenta

Namijenjen je svima koji podnose zahtjeve za nabavu

Dijelovi softvera

Scenarij nabave

Definiranje standardiziranih procedura/procesa u nabavi osigurava da je provedba svake nabava u skladu s Vašim pravilnikom o nabavi

Osiguravanje sukladnosti: Procedure i pravila koja opisuju proces nabave neke tvrtke tradicionalno su definirana pravilnikom. Međutim, da bi se pravila dosljedno provodila netko o tome treba voditi računa. Uz korištenje Scenarija nabave, o dosljednoj provedbi pravila brine Softver. Osigurajte provođenje nabave u skladu s Vašim pravilnikom

Definiranje scenarija nabave: Da bi scenarij bio potpun potrebno je definirati slijedeće:

  • Popis aktivnosti u nabavi i redosljed njihovog izvršavanja
  • Projektne uloge i zaduženja za provedbu pojedine aktivnosti
  • Potrebna odobravanja
  • Osobe koje treba obavijestiti u određenom trenutku (putem e-maila)
  • Uvjetna grananja u procesu koja ovise o odabiru korisnika
  • Funkcionalnosti koje su zabranjene/nedostupne u određenom trenutku za određenog korisnika

Prilagodba scenarija tipu nabave: Definirajte jedan ili više scenarija po kojima želite da se provodi nabava. Primjerice, scenarij može biti maksimalno pojednostavljen za određene tipove/kategorije nabave ili pak vrlo složen

Optimizacija nabavnog procesa: Razvijajte vlastite scenarije i kontrolirano i postupno optimizirajte procese u nabavi

 

Projekt nabave

Podrška za upravljanje projektima nabave osigurava učinkovitu provedbu svake nabave

  • Pregled i brza pretraga povijesti: Organizirajte Vašu nabavu u projekte. Brzo pronađite projekte iz prošlosti i koristite ih u daljnjem radu
  • Sve na jednom mjestu: Nabava organizirana u projekte jamči da je sve vezano uz pojedini postupak dostupno na jednom mjestu (dokumentacija, komunikacija, nabavni tim, pozivi na nadmetanje, e-aukcije, ponude, analize, dodjele posla, izvještavanje,…)
  • Upravljanje i nadzor: Ukoliko ste direktor ili voditelj nabave, Ensolva Vam pruža potpun uvid u trenutno stanje i sve što se događa na raznim projektima, i možete po potrebi reagirati
  • Sukladnost s procedurama i pravilnicima: Upravljajte projektom nabave u skladu s odabranim scenarijem te osigurajte sukladnost s internim procedurama i pravilnicima
  • Transparentnost: Sve aktivnosti u nabavi automatski se evidentiraju. Brzo i jednostavno uđite u trag svemu što se događalo vezano uz pojedinu nabavu. Po potrebi tiskajte rekapitulaciju cjelokupnog projekta ili njegovog dijela i spremno dočekajte internu reviziju
  • Praćenje realizacije ušteda: Pratite sve postignute uštede i odlučite hoćete li provesti novi krug natječaja ili eAukciju

Upravljanje dobavljačima

Steknite potpun i ažuran uvid u dobavljačev profil, povijest natjecanja i komunikacije te sve ostalo vezano uz dobavljača na jednom mjestu.

Prednosti za Nabavu:

  • Profil dobavljača: Steknite cjelovit uvid u informacije o dobavljačevoj tvrtki, kontakt osobama, proizvodima koje dobavljaju, ključnim dokumentima itd. Dozvolite samo poslovanje s ovjerenim dobavljačima
  • Ažurnost informacija: Prestanite ručno ažurirati podatke o dobavljačima. Uštedite vrijeme koje ste trošili na pozive i slanje mailova kako bi došli do tih podataka. Ukoliko je dobavljačima stalo do poslovnog odnosa s Vama, neće si dozvoliti postojanje netočnih ili nepotpunih informacije na svojem profilu
  • Povijest natjecanja i komuniciranja: Na jednom mjestu sagledajte cjelokupnu povijest komunikacije s nekim dobavljačem i njihovog sudjelovanja na tenderima i e-aukcijama
  • Ocjena i komentari: Pogledajte prosječnu ocjenu dobavljača i što o suradnji s pojedinim dobavljačima misle oni koji su s njima surađivali

 

Prednosti za dobavljače:

  • Transparentnost prilika za posao: Sve informacije o aktualnim tenderima, e-aukcijama i ostalim prilikama, kao i cjelokupna komunikacija s Nabavom dostupna je na jednom mjestu

Zaštita podataka: Ponude, povjerljivi podaci i komunikacija između Nabave i dobavljača su zaštićeni od neovlaštenog pristupa

Zahtjevi za nabavu

Strukturiran način podnošenja Zahtjeva osigurava da Zahtjevatelj i Nabava „komuniciraju istim jezikom“

Prednosti za podnositelje Zahtjeva:

  • Jednostavan i prilagodljiv obrazac: Prilagodite sadržaj obrasca za unos Zahtjeva Vašim potrebama
  • Odabir iz kataloga: Olakšajte si odabir predmeta nabave izborom iz internog kataloga materijala
  • Odobravanje: Pošaljite na odobravanje, Prihvatite, Odbijte ili Vratite Zahtjev na doradu
  • Uvid u postupak nabave: Sudjelujte u postupku nabave kao promatrač ili kao aktivan sudionik
  • Komunikacija: Razmjenjujte poruke s nadređenim i podređenim djelatnicima i sa Sektorom nabave

 

Prednosti za Sektor Nabave:

  • Delegiranje: Zadužite pojedinog referenta za provedbu nabave prema Zahtjevu
  • Stvaranje projekta nabave: Brzo pokrenite postupak nabave na temelju Zahtjeva, bez prepisivanja podataka
  • Komunikacija: Komunicirajte s nadređenima, podnositeljem Zahtjeva, stručnim suradnicima i ostalim djelatnicima
  • Automatsko objedinjavanje: Objedinite nabavu istih (ili sličnih) materijala sa različitih Zahtjeva na temelju preporuke sustava

Poziv za nadmetanje

Definiranje specifikacije predmeta i uvjeta nabave (npr. količina, valuta, paritet, mjesto i rok isporuke, uvjeti plaćanja, itd.) važno je pri svakoj nabavi.

  • Predmeti i uvjeti nabave: Definirajte opće uvjete natječaja, početak i kraj prikupljanja ponuda, tekst Poziva Stvorite vlastitu RFQ tablicu: Unesite predmete nabave i definirajte specifikaciju materijala (npr. model, dimenzije, kvalitetu, pakiranje, itd.). Odredite uvjete nabave za svaki predmet (npr. količinu, mjesto isporuke, uvjete plaćanja, itd.) iz padajućih lista ili unesite vlastite vrijednosti. Priložite natječajnu dokumentaciju
  • Odabir materijala: Birajte vlastite materijale prilikom unosa predmeta nabave
  • Pozivni i otvoreni natječaji: Odaberite registrirane dobavljače i pozovite ih na natječaj ili objavite otvoreni Poziv na webu i omogućite sudjelovanje čak i dobavljačima koje niste pozvali
  • Ušteda vremena: Uštedite vrijeme stvaranjem novog Poziva na temelju prošlog ili učitavanjem predmeta nabave iz postojećih Excel tablica
  • Kombinacije različitih uvjeta nabave: Kombinirajte različite uvjete nabave (npr. različite količine, paritete, isl.) za pojedine predmete nabave kako bi dobili ponude za različite kombinacije i izabrali najpovoljniju
  • Preduvjet za analizu podataka: Stvaranjem strukturiranih i digitaliziranih Poziva omogućite kasniju analizu podataka

Istraživanje tržišta

Za uspjeh projekta nabave važna je kvalitetna priprema i dobro poznavanje tržišta. Pošaljite gospodarskim subjektima anketni upitnik na webu i u kratkom vremenu saznajte sve što Vas zanima.

  • Web forma: Olakšajte prikupljanje informacija o dobavljačima slanjem poziva na popunjavanje web forme. Koristite pitanja slobodnog unosa ili padajuće liste
  • Pitanja anketnog upitnika (RFi): Definirajte pitanja anketnog upitnika i podijelite ih u logične cjeline
  • Mogući odgovori: Definirajte moguće odgovore na svako pitanje ili stvorite pitanje slobodnog unosa
  • Samoocjenjivanje natjecatelja: Odredite pitanja koja su ujedno i kriteriji odabira i omogućite dobavljačima da se sami ocijene
  • Samoisključivanje natjecatelja: Odredite odgovore na pitanja koji automatski isključuju dobavljače iz daljnjeg natjecanja
  • Težinski faktori i broj bodova: Odredite težinski faktor za svako pitanje i broj bodova koje nosi pojedini odgovor

Odgovori po predmetu nabave: Postavite uneseno pitanje za jedan ili sve predmete nabave

Prikupljanje ponuda

Digitalno prikupljanje ponuda jamči učinkovitost i jednake uvjete za sve natjecatelje. Za vrijeme trajanja natječaja Nabava nema uvid u sadržaj pristiglih ponuda, ali dostupne su osnovne informacije o njima

Prednosti za sektor Nabave:

  • Nadzor nad dostavom ponuda: Saznajte jesu li dobavljači pogledali Vaš Poziv i jesu li predali svoje ponude kako bi na vrijeme mogli reagirati ukoliko nisu
  • Dostava svih traženih podataka: Ponuditelji su dužni popuniti RFQ tablicu odnosno unijeti jediničnu cijenu za predmet nabave i pripadajuće uvjete nabave, osim ako je drukčije istaknuto u Pozivu, te mogu priložiti dokumentaciju i tekstualni opis ponude
  • Integrirana Komunikacija: Komunicirajte sa natjecateljima u stvarnom vremenu.
  • „Otključavanje“ natječaja: Kontrolirano „otključajte“ postavke natječaja tijekom prikupljanja ponuda pa ga produljite, dodajte nove natjecatelje itd.
  • Anonimna komunikacija: Komunicirajte s dobavljačima anonimno tijekom trajanja natječaja jer su nazivi dobavljača skriveni

Prednosti za natjecatelje:

  • Transparentnost: Sve informacije o natječaju, specifikacija predmeta i uvjeta nabave te natječajna dokumentacija dostupna je na jednom mjestu
  • Sigurnost i zaštita: Ponude su sigurno pohranjene i zaštićene od neovlaštenog pristupa
  • Jednaki uvjeti za sve: Natjecatelji mogu biti sigurni da svi imaju jednak tretman i jednake uvjete od početka do kraja natjecanja.
  • Podsjetnik na dostavu: Ukoliko se bliži kraj natjecanja a neki natjecatelji nisu predali svoje ponude, sustav ih automatski podsjeća da uskoro ističe rok za dostavu

Integrirana Komunikacija: Natjecatelji mogu komunicirati s Nabavom u stvarom vremenu

eAukcije

Prva elektronička aukcija održana je 1995. godine, a danas je neizostavan dio nabavnog procesa. eAukcije štede vrijeme i novac, osiguravaju transparentnost, pomažu u donošenju ispravnih odluka i učvršćuju odnose s dobavljačima

Prednosti za sektor Nabave:

  • Direktne uštede: e-Aukcije su najjači alat u e-nabavi za ostvarivanje direktnih ušteda. Prosječne uštede kreću se između 3% i 15% (u odnosu na cijenu ostvarenu tenderiranjem), iako su ponekad i mnogo veće. Ograničeno vrijeme i uvjeti neposrednog natjecanja pridonose tome da dobavljači s cijenom svojih proizvoda idu niže nego kod klasičnih tendera
  • Povećanje važnosti Nabave: eAukcije su tradicionalno podržane od strane Uprave tvrtke jer ostvarene uštede direktno povećavaju dobit, što povećava važnost i utjecaj Sektora nabave
  • Pregovarački alat: Umjesto da potrošite sate na pojedinačne usmene pregovore s dobavljačima, završite pregovarački proces u manje od sat vremena!
  • Osobno napredovanje: Nije sve u alatu, iskustvo i dobra priprema čine razliku, pa su e-aukcije dobra podloga za Vaše osobno napredovanje i uspjeh

Prednosti za natjecatelje:

  • 100% transparentno: Sve vezano uz aukciju je 100% transparentno, pa ovaj alat osnažuje povjerenje između kupca i dobavljača
  • Rezultati odmah vidljivi: Po završetku aukcije rezultati su odmah vidljivi i jasno je tko je ponudio najnižu cijenu i time ostvario pobjedu

Neposredan uvid u konkurenciju: Neposredno dobivene informacije o cijenama konkurencije potiču dobavljače na unapređenje i podizanje kvalitete svojih roba ili usluga

Analiza ponuda

Podaci o ponudama nalaze se pohranjeni u bazi podataka a ne u datotekama (npr. Excel, e-mailovi) ili tiskanom obliku pa je proces analize i odabira dobavljača mnogo brži i jednostavniji

  • Objedinjene ponude: Sve pristigle ponude automatski su objedinjene i spremne za analizu, bez potrebe za ručnim spajanjem dokumenata koji su poslali različiti dobavljači
  • Moćno analitičko sučelje: Analitičko sučelje slično je pivot tablicama. Odaberite elemenate ponude koji će biti prikazani u redcima ili pak u stupcima (npr. dobavljači u stupcima a predmeti nabave u redcima), stvarajte matematičke formule ili filtrirajte podatake
  • Predefinirani pogledi: Birajte između šest predefiniranih pogleda i otkrijte na koji način želite promatrati podatke o pristiglim ponudama
  • Automatski odabir dobavljača: Klikom na gumb automatski dodijelite posao ponuditeljima koji su ponudili: A) ukupno najnižu cijenu ili B) najnižu cijenu za skupinu nabave ili C) najnižu cijenu za pojedini predmet nabave
  • Uvijek na dohvat ruke: Provedena analiza je uvijek dostupna i možete je lako pronaći, bez potrebe za traženjem po mailovima ili po folderima na računalu

Tisak u Excel: Ukoliko analizu želite dovršiti u Excelu, možete je lako učitati u Excel i nastaviti s radom

Upravljanje ugovorima

Upravljanje ugovorima olakšava izradu, standardizaciju, praćenje statusa i pretraživanje ugovora s dobavljačima

  • Napredno pretraživanje: Nedostatak klasičnog načina pohrane ugovora (npr. u PDF formatu) je nemogućnost pretrage na temelju vrijednosti stavaka ugovora. Uz upravljanje ugovorima, postavljajte složene uvjete pretrage, npr. „Pokaži mi sve ugovore koji ističu do kraja slijedeće godine, a da im je vrijednost viša od milijun kuna“
  • Predlošci i generiranje teksta ugovora: Definirajte standardizirane (tipske) tekstove ugovora za uobičajne nabave. Uštedite vrijeme za pripremu novih ugovora automatskim generiranjem teksta ugovora prema odabranom predlošku i na temelju stvarnih vrijednosti s tendera
  • Sinkronizacija s postojećim softverom: Ukoliko u Vašoj tvrtki već koristite neki drugi softver koji sadrži evidenciju ugovora (npr. Vaš ERP sustav), moguće je podesiti dvosmjernu sinkronizaciju između Ensolve i drugog softvera kako bi bilo kakva izmjena na Ugovoru u Ensolvi reflektirala u drugom softveru, i obratno
  • Pohrana skeniranih ugovora: Pohranite skenirane ugovore u Ensolvu ili pristupajte već postojećoj sigurnoj lokaciji direktno iz Ensolve

Upravljanje aneksima: Evidentirajte svaku izmjenu stavaka ugovora direktno kroz softver kako bi olakšali praćenje promjena

Analiza nabave

Tijekom korištenja Softvera stvara se velika količina podataka koje je moguće analizirati i na temelju zaključaka analize donositi odluke

  • Indirektne uštede vremena i novca: Analizom podataka o Vašoj nabavi optimizirajte nabavni proces, kvantificirajte uštede, poboljšajte pregovaračku poziciju, racionalizirajte dobavljače, racionalizirajte kategorije, itd.
  • Odgovori na Vaša pitanja: Odgovorite na pitanja koja vas zanimaju o Vašoj nabavi, npr: Koliki je broj tendera s manje od tri dobavljača? Tko najviše vraća Zahtjeve na doradu i kome? Koliko prosječno traje projekt nabave; odobravanje; analiza ponuda; priprema tendera? Pokaži mi vrijednost nabavljene robe po ljudima, godinama, mjesecima, kategorijama. Koliko smo uštedjeli prošle godine u odnosu na planske cijene? Koliko puta je neki dobavljač bio pozvan na tender; imao najnižu cijenu; bio odabran? Koliko je tendera proveo neki referent a tko je postigao najveće uštede?
  • Predefinirane analize i ad-hoc analize: Koristite preko 50 predefiniranih analitičkih pogleda koji Vam pružaju uvid u Vašu nabavu ili stvarajte nove analize ad-hoc
  • Moćan analitički alat: Sučelje analitičkog alata sadrži sve standardne funkcionalnosti Business Intelligence (BI) alata, kao što su podrška za različite tipove prikaza (stupčasti, tablice, pite), kontrolne ploče, formule, analitičke funkcije, drill-down, filteri, itd.
  • „Čišćenje“ duplikata: Automatski pronalađite i riješite se duplikata u Vašim podacima kako bi analiza bila što točnija, npr. dupli materijali, dobavljači isl.
  • Bez angažmana Informatike: Treba li Vam novi način pogleda na podatke možete ga sami stvoriti, bez da pitate Informatičare

Brza memorijska baza: Podaci su pohranjeni u brzoj memorijskoj bazi pa su rezultati analize gotovo trenutačni

Do sada smo našim korisnicima uštedjeli

0 kn
Kalkulator uštede

Ensolva može pomoći i
vašim nabavnim procesima

Za zainteresirane tvrtke organiziramo 30 minutnu prezentaciju uz diskusiju kako Ensolva može unaprijediti vaše poslovanje.

Želim prezentaciju