Krize su neizbježan dio bilo kakvog poslovanja, rijetko koji posao opstane cijeli svoj vijek bez ijedne krize. Bez obzira radi li se o globalnim ekonomskim recesijama, prirodnim katastrofama, zdravstvenim krizama ili neočekivanim promjenama na tržištu, sposobnost tvrtke da se prilagodi i djeluje u takvim situacijama je zapravo ključna za opstanak i uspjeh. Jedan od ključnih segmenata tvrtke koji igra važnu ulogu u reagiranju na krizne situacije je nabava. Kontinuirani zadatak nabave je osigurati nesmetanu nabavu roba i usluga u određenoj količini i kvaliteti u traženom roku po prihvatljivoj cijeni. To je i u uvjetima redovnog poslovanja vrlo izazovno i zahtjevno. Situacija naravno postaje kompleksnija u razdobljima kriza kao što je naprimjer bio slučaj s korona virusom. Jedan od elemenata strateške nabave je upravljanje rizicima i definiranje strategija za ublažavanje rizika. No u praksi je jasno da često tvrtke nemaju takvu strategiju već reagiraju tek kada rizik nastane. Je li vaša tvrtka spremna na krize kada je u pitanju nabava? To je pitanje na koje ćemo se fokusirati u ovom blogu. Evo kako možete provjeriti je li nabava vaše tvrtke spremna na krize:
- Napravite analizu rizika
Prvi korak je provođenje analize rizika, sagledajte potencijalne krizne situacije koje bi mogle utjecati na nabavu vaše tvrtke kao što su prekidi u lancu opskrbe, prirodne katastrofe, politička nestabilnost, ekonomska recesija, globalne pandemije i slično. Procijenite vjerojatnost pojave svakog od ovih scenarija i utjecaj koji bi imali na vaše poslovanje.
- Procjenite resurse
Provjerite imate li dovoljno resursa kako biste mogli reagirati na krizne situacije. Dakle, provjerite stanje zaliha, kapacitet skladišta, financijska sredstva i ljudske resurse potrebne za upravljanje krizama. Također provjerite imate li pristup alternativnim dobavljačima ili resursima u slučaju prekida u lancu opskrbe.
- Provjerite kakvi su planovi kontinuiteta poslovanja
Ako već imate planove kontinuiteta poslovanja, provjerite jesu li oni adekvatni i ažurirani. Provjera planova bi trebala sadržavati ključne funkcije i procese, procjenu rizika, razvoj strategija za njihovo upravljanje te testiranje planova. Ako nemate planove kontinuiteta poslovanja, vrijeme je da ih razvijete jer je to vrlo važno kako bi u kriznim situacijama posao tekao neometano.
- Komunicirajte na vrijeme s dobavljačima
Važno je provjeriti jesu li i vaši dobavljači spremni na krize. Komunicirajte s njima kako biste saznali kakve mjere su poduzeli kako bi osigurali kontinuitet opskrbe u slučaju kriznih situacija. Uspostavite bazu alternativnih dobavljača i diversificirajte dobavljački lanac kako biste smanjili rizik od prekida u opskrbi tijekom razdoblja kriza.
- Testirajte proces nabave
Ako možete, odlično je testirati nabavu vaše tvrtke na krize, tako ćete najbolje vidjeti koliko ste zapravo spremni. Organizirajte simulacije kriznih situacija kako biste provjerili kako vaši procesi funkcioniraju u stvarnom vremenu pod stvarnim pritiskom. Zabilježite eventualne nedostatke i pokušajte ih ispraviti prije nego dođe do prave krize.
- Educirajte zaposlenike u nabavi
Nabavljači su ključni za učinkovito upravljanje kriznim situacijama. Provjerite koja je razina educiranosti i znanja o planovima kontinuiteta poslovanja i procedurama za reagiranje na krize. Organizirajte obuke i simulacije kako biste ih pripremili za sve moguće scenarije.
- Pratite i ažurirajte uspostavljene planove i procese
Nakon što provjerite koliko je nabava vaše tvrtke spremna na krize, važno je redovito pratiti i ažurirati svoje planove i procese. Svaka promjena u okruženju ili poslovanju može utjecati na vašu sposobnost da reagirate na krize, zato je važno da budete fleksibilni i prilagodljivi.
Važno je napraviti promjene i optimizirati procese na vrijeme
Ono što je ustvari najvažnije je da se pravovremeno donose odluke koje omogućavaju poslovanje sa što manje potencijalnih gubitaka, ali i dodatnih troškova. Ukoliko je na primjer nabava tražene sirovine ograničena, tada i prodaja, ali i proizvodnja trebaju preuzeti određenu odgovornost prilagodbe s alternativnim sirovinama i rješenjima. Tada moramo biti svjesni da vjerojatno moramo napraviti promjenu u prodajnom asortimanu. To znači da treba optimizirati proizvodnju. S druge strane, nabava ne smije podlegnuti pritisku i gomilati zalihe jer time ugrožava likvidnost i tijek novca. Upravljanje zalihama je također ključno za osiguravanje dovoljno rezervi kako bi tvrtka prebrodila krizne situacije. To znači održavanje odgovarajuće razine zaliha ključnih sirovina ili proizvoda kako bi se moglo reagirati na neočekivane prekide u opskrbi. Međutim, važno je izbjegavati prevelike zalihe koje bi mogle dovesti do nepotrebnih troškova skladištenja. Zato je važno raditi analizu stanja zaliha. Razvoj plana kontinuiteta poslovanja nužan je kako biste mogli nastaviti s radom i u najtežim situacijama. To za nabavu znači osiguravanje alternativnih izvora opskrbe, izgradnju partnerskih odnosa s dobavljačima te uspostavu brzih i efikasnih procedura za reagiranje na prekide u opskrbi. Tehnologije su u uvjetima kriznih situacija zapravo ključne za optimizaciju nabavnih procesa i povećanje efikasnosti. Implementacija naprednih tehnoloških alata daje mogućnost bolje vidljivosti i upravljanja njihovim nabavnim lancem, čime se povećava njihova sposobnost brzog reagiranja na promjene i rizike. Također omogućuje bolju suradnju s dobavljačima što rezultira boljom koordinacijom i poboljšanom sinergijom u lancu opskrbe. Međutim, važno je istaknuti da korištenje tehnoloških rješenja za optimizaciju nabavnih procesa zahtijeva investicije u infrastrukturu i obuku zaposlenika. Morate na vrijeme osigurati adekvatnu osposobljenost svojih timova kako bi maksimalno iskoristili prednosti tehnologije.
Zaključak
Provjera spremnosti nabave vaše tvrtke na krize ključna je za osiguranje kontinuiteta poslovanja i zaštitu vaše tvrtke od potencijalnih gubitaka. Analiza rizika, procjena resursa, provjera planova kontinuiteta poslovanja, komunikacija s dobavljačima, testiranje procesa, edukacija osoblja te praćenje i ažuriranje ključni su koraci u provjeri spremnosti vaše tvrtke na krize. Uz pravilnu pripremu i planiranje, možete osigurati da vaša tvrtka bude spremna suočiti se s izazovima i prevladati ih uspješno. Krize su neizbježan dio poslovanja, ali to ne znači da moraju biti pogubne za vašu tvrtku. Upravljanje rizicima, diversifikacija dobavljačkog lanca, upravljanje zalihama, razvoj planova kontinuiteta poslovanja te investiranje u tehnologiju i edukaciju ključni su koraci prema osiguranju da je vaša tvrtka spremna na krize u nabavi. Iako se ne možemo pripremiti za svaku moguću situaciju, uz prave strategije i alate, možemo minimizirati rizike i osigurati kontinuiranu opskrbu te opstanak i uspjeh tvrtke i u najizazovnijim vremenima.
