U svakom poslovnom okruženju komunikacija igra ključnu ulogu u postizanju uspjeha i efikasnog funkcioniranja. Kada je riječ o nabavi, dijalog s osobama izvan ovog odjela često može biti izazovan, jer različiti sektori i pojedinci imaju svoje prioritete i ciljeve koji se razlikuju od onih u nabavi. Međutim, uspješna komunikacija s osobama izvan nabave može prilično doprinijeti optimizaciji procesa nabave i boljem razumijevanju potreba cijele tvrtke ili organizacije. U ovom blogu istražit ćemo nekoliko ključnih faktora za učinkovito razgovaranje o nabavi s osobama izvan tog sektora.
Razumijevanje svojih sugovornika
Prvi korak u uspješnoj komunikaciji s osobama izvan nabave jest temeljito razumijevanje sugovornika. To znači da trebate znati tko su te osobe, kakva je njihova poslovna pozadina, što su njihovi ciljevi i kako vaša nabava utječe na njihov rad. Primjerice, ako razgovarate s članom uprave, njih možda više zanimaju financijski aspekti nabave kao što su uštede i slično, dok bi za osobe iz proizvodnje mogli biti ključni rokovi i dostupnost materijala, prodaja će isto tako najviše biti zainteresirana za dostupnost proizvoda i rokove isporuke kako bi mogla planirati prodajnu strategiju i slično. Prilagodite svoj pristup prema svojoj publici kako biste ih bolje angažirali.
Jasnija komunikacija
Nabava ima svoj ‘vlastiti jezik’ i skraćenice koje osobe izvan tog područja možda ne razumiju. Stoga je ključno koristiti jasan i jednostavan jezik kako biste izbjegli nesporazume. Ako morate koristiti stručne pojmove, pobrinite se da ih objasnite. Također, koristite konkretne primjere i ilustracije kako biste drugima olakšali razumijevanje. Više ćete ‘dobiti’ od svojih sugovornika ako vas dobro razumiju.
Slušanje je jednako važno kao i govorenje
Učinkovita komunikacija nije samo ono što govorite, već i kako slušate. Aktivno slušanje osoba izvan nabave pomoći će vam bolje razumjeti njihove potrebe i brige. Postavljajte pitanja i budite otvoreni za povratne informacije. Također, slušanje može pomoći u izgradnji povjerenja i odnosa s vašim kolegama iz drugih odjela. Aktivno slušanje nekada donosi više nego puno priče, bolje ćete razumjeti potrebe i zahtjeve klijenata, poboljšati odnose s dobvljačima, bolje ćete upravljati rizicima i pregovarati.
Dajte do znanja koja je važnost nabave
Kako biste osobe izvan nabave uvjerili u važnost svog posla, potrebno je redovito demonstrirati vrijednost koju donosite tvrtki ili organizaciji. To možete učiniti putem redovitih izvještaja o uštedama, optimizacijama i rizicima koje ste identificirali. Kroz konkretne brojke i primjere možete pokazati kako vaša nabava doprinosi uspješnom poslovanju. Također, možete opisati što sve radite u jednom danu ili opisati kako bi poslovanje mnogih tvrtki izgledalo bez nabave. Mnogi nisu svjesni važnosti nabave jer ne znaju ništa o tome, nabava je, nažalost, često područje ‘u sjeni’.
Timski rad
Nabava ne treba biti izolirani odjel. Rad u timu s osobama izvan nabave može poboljšati razumijevanje i suradnju. Otvorite kanale komunikacije i radite na zajedničkim projektima. Ovo će stvoriti osjećaj pripadnosti i suradnje unutar tvrtke ili organizacije. Na taj način će i drugi dobiti uvid što je nabava i koje mogućnosti sve nudi. Također, imat će bolji uvid u teškoće s kojima se suočavate u radu pa će samim time vama posao biti lakši.
Rješavanje konflikata konstruktivno
Konflikti su neizbježan dio poslovnog svijeta. Kada dođe do nesuglasica s osobama izvan nabave, važno je rješavati ih na konstruktivan način. Fokusirajte se na rješenje problema i izbjegavajte krivicu. Pokušajte pronaći kompromis koji će zadovoljiti obje strane. Konflikt često nastaje zbog nerazumijevanja, saslušajte što druga strana ima za reći. Pokažite zanimanje za njihovo viđenje I zatim objasnite svoje viđenje i dajte prijedloge za rješenje.
Na kraju možemo zaključiti da razumijevanje važnosti i metoda učinkovite komunikacije o nabavi s osobama izvan nabave nije samo ključno za uspješno poslovanje, već i za jačanje sinergije unutar organizacije. Kroz prilagodbu komunikacijskog stila, redovito slušanje, jasnoću u prenošenju informacija i transparentnost, nabavni tim može postići bolju suradnju s ostalim odjelima, pridonijeti efikasnosti procesa nabave i zajedno sa svim dijelovima organizacije graditi put prema uspjehu na svim razinama. Izgradnja mostova komunikacije između nabave i drugih odjela pa i drugih područja poslovanja nije samo cilj, već i ključni korak prema postizanju konkurentske prednosti i dugoročnog uspjeha.
