Aukcije su najpopularniji alat u nabavi, ali one su tek mali segment napretka i prvi korak dalje

Na Ekonomskom fakultetu Sveučilišta u Rijeci, a na poziv profesorice Nataše Rupčić Ensolva je gostovala s predavanjem o primjeni digitalnih alata u nabavi. Konzultant Josip Bešta mlade ekonomiste upoznao je s trenutačno jednim od najpopularnijih alata u nabavi – elektroničkim reverznim aukcijama.

– U današnjem ubrzanom svijetu nabava, kao i svi drugi poslovni procesi unutar tvrtki, ne može raditi efikasno bez tehnološke podrške. Aukcije su bitan selekcijski alat s kojim se tender strategije mogu ostvariti brže, transparentnije i s većim uštedama nego ikada do sada. Bez tehnologija nema naprijed, istaknuo je Bešta.

Uz pametne alate okosnica nove nabave su ljudi, procesi i podaci

P: Povod intervjua bilo je Vaše gostujuće predavanje na Ekonomskom fakultetu u Rijeci. Poznato je da studenti uče teoriju, a nedostaje prakse koja uključuje i tehnološku podršku. Osim toga, zanimljivost je i stručno predavanje u segmentu nabave.

O: Dok vodimo ovaj intervju znamo da se mijenjaju znanja, vještine i sposobnosti koje se traže od nabavnih stručnjaka. To podrazumijeva prilagodbu sustava obrazovanja zahtjevima tržišta rada, a toga nema bez suradnje s kompanijama, ali i pružateljima usluga digitalne transformacije nabave. Redovita profesorica na kolegiju Upravljačka ekonomika Nataša Rupčić pri Ekonomskom fakultetu u Rijeci i prepoznala je važnost ovog nabavnog alata. U pravo vrijeme sam taj stav prepoznao u jednom komentaru i LinkedIn je učinio ostalo. Ovakvim predavanjima studente pripremamo za stvarni svijet nabave. Omogućujemo da upoznaju alate prije no što dođu na radno mjesto. No, ne samo to – ako ne postoji svijest o tim alatima u tvrtki, oni će biti ti koji će osvijestiti svog poslodavca i biti inicijatori napretka.

P: Kako će izgledati posao nabave za deset godina?

O: Stiže nam kognitivno doba. Na razvoj nabavne profesije najviše će utjecati sve veća primjena umjetne inteligencije i automatiziranje svih procesa kod kojih je to moguće, ali naglasak i dalje stavljam na tri elementa – ljude, procese i podatke.  Nabavljač će morati biti stručnjak za podatke, drugim riječima vrhunski analitičar –  kako bi mogao donositi kvalitetne odluke. Osim toga, morat će imati razvijeno kritičko mišljenje,  emocionalnu inteligenciju i inovativno razmišljanje, sve one soft skills koje umjetna inteligencija nema. Nabava će sve više utjecati na profitabilnost, održivost i etičnost svoje kompanije. Vjerujem da će mladi naraštaji biti ti koji će donositi promjene ne samo u svojim kompanijama, nego i šire. Iz tog razloga potrebno ih je educirati prije nego što dođu na posao. Sudeći po pozivima i kontaktima s fakulteta diljem Hrvatske, mislim da je sustav obrazovanja u fazi prilagodbe i da se sve češće uključuju sudionici na tržištu te da mi kao Ensolva tim možemo očekivati sve više angažmana poput ovoga.

P: Zašto su baš aukcije izabrane za prezentiranje nabave studentima?

O: Razne metode nabave stoje na raspolaganju stručnjacima u nabavi, a jedna od omiljenih su eAukcije pa je logično da se krene od njih. Postoje prodajne (forward) i kupovne (reverse) aukcije. Institute for Supply Management definira elektroničke reverzne aukcije ili ORA (Online Reverse Auctions) kao vrste e-aukcija koje se provode na mreži (online), u stvarnom vremenu, između jedne organizacije koja kupuje i prekvalificiranih dobavljača. Dobavljači se natječu/nadmeću u predstavljanju ponuda kupcu za isporuku robe odnosno pružanja usluga ili rada čije su specifikacije, količina, kvaliteta, uvjeti isporuke i ostali povezani uvjeti i odredbe unaprijed jasno definirani.

Otpor reverznim aukcijama najčešće je emocionalnog karaktera

P: Radili ste u nabavi, educirate se baš za digitalnu transformaciju nabave, proveli ste niz aukcija… Zašto nabava voli aukcije?

O: Razvoj je doveo do nekoliko desetaka maštovitih vrsta/varijacija (na temu) eAukcija koje su donijele uštede novca i vremena, povećavale transparentnost te omogućile brzu usporedbu ponuda iz različitih dijelova našeg planeta: svjesno, aktivno i u realnom vremenu.  Možda je njihov najveći domet to što su eAukcije borci protiv korupcije, pogotovo u javnom   sektoru.

P: Unatoč popularnosti, zamjetno je da mnoge nabave ipak izbjegavaju njihovo korištenje. Za privatne kompanije nemamo podatke, ali uvidom u EOJN vidljivo je da je u javnoj nabavi u razdoblju od 2017. do 2019. aukcija provedena samo JEDAN PUT.

O: Čest su razlog za izbjegavanje aukcija barijere tzv. emocionalnog karaktera. Tu mislim na veze internih klijenata i postojećih dobavljača koji uredno ispunjavaju svoje ugovorne obveze. Najčešći izgovori su tipa: eAukcije su podle i bezosjećajne jer samo su tu da ruše cijene te se time uništavaju dobri odnosi s dobavljačima koji su transparentni. Ili su jednom doživjeli neuspjeh jer su dobavljači bili zbunjeni. Nerijetko se događa da uvjeti nisu jasni i razumljivi, a najčešći izgovor je „Mi smo to do sada radili tako“.

P: Imate li savjet kako riješiti barijere?

O: Odgovor na sve tri barijere se sastoji u edukaciji svih sudionika eAukcije, jasnoj komunikaciji o uvjetima eAukcije i uvjetima poslovanja općenito te analizi dosadašnjih troškova.

Aukcija nije samo spuštanje cijene!

P: Kako najbolje procijeniti je li predmet nabave zreo za aukciju?

O: Odgovor na to nam daje upravo analiza dosadašnjih troškova.  Što se tiče analize troškova, tržišnih uvjeta i dobavljača, nabavni stručnjaci koriste alate koji su im na raspolaganju: od RFI-a ili RFP-a do Kraljićeve matrice, ABC analize i kontraprometa.

Tako stječu znanje o tome postoji li konkurencija i interes dobavljača koji će licitirati za jasno specificiranu robu, uslugu ili rad. Nadalje, s navedenim alatima dobije se i odgovor na pitanje postoje li i mogućnosti uštede te postoje li rizici.

Svrstavanjem roba, usluga i radova u Kraljićevu matricu na temelju tih podataka odjel nabave će znati je li konkretna roba, usluga ili rad pogodna za eAukciju, odnosno za koju vrstu eAukcije. Štoviše, na temelju ABC analize i kontraprometa (udjel u prometu dobavljača), nabavni stručnjak se najčešće odlučuje eAukcije koristiti kod C stavaka te dijelom kod B stavaka. Drugim riječima, eAukcije se mogu koristiti kako za izravne tako i za neizravne kao i za strateške odnosno nestrateške robe, usluge ili radove bez obzira na industriju.

Zaključujemo, dakle, da elektroničke reverzne aukcije trebaju niz uvodnih koraka kako bi ih se prakticiralo ispravno te s njima postigli zadovoljavajući rezultati.

Pojedinačna ili konkretna strategija nabave može obuhvaćati klasične pregovore, slanje zatvorenih omotnica poštom, online pregovore putem neke platforme (kao što je, primjerice, MS Teams), RFx, eAukcije, pa novu runda starih-dobrih pregovora. Naravno, u svemu tome ne smijemo zaboraviti da nabava mora znati kako se uklapa u strategiju cjelokupne organizacije te kako doprinosi, odnosno može li doprinijeti istoj.

P: Što ako se dobavljači udruže?

O: Ako se pojavi kartel u koji su se dobavljači udružili (primjerice, iz prakse – ista IP adresa s koje se javljaju i nude cijene) kako bi održali trenutačnu cijenu ili odbili sudjelovati na eAukciji, ostaje opcija izlaska na međunarodno tržište. A vi ste i dalje u svojo fotelji.

P: Koliko ste proveli aukcija? Koja Vam je najdraža aukcija i zašto?

O: Do sada sam proveo desetke aukcija. Najdraža aukcija je uvijek ona najkompleksnija, u koju ste uložili najviše truda i izvukli maksimalno od svih sudionika, s time da ne mislim da ste maksimalno „izvukli“ cijenu kod dobavljača. Tko ne razumije njene čarobne mogućnosti, svest će eAukcije samo na spuštanje cijene. A to je apsolutno krivo.

P:  Smatrate da to utječe na kredibilitet eAukcija?

O: Istraživanja su pokazala da upravo neetično ponašanje poput promjene specifikacija i uvjeta kod predmeta nabave, promjena pravila eAukcija, otkrivanje identiteta sudionika, lažni podaci, fantomsko nadmetanje ili korištenje eAukcija kao RFI alata uništavaju kredibilitet eAukcija, ali eAukcije za to ne snose odgovornost. Na zaposlenima u nabavi je odgovornost kako će alat koristiti te u konačnici rušiti (ili ne) vlastiti kredibilitet, ali i kredibilitet organizacije u kojima rade.

P: Jesu li svi tipovi elektroničkih aukcija pogodni za svaki predmet nabave?

O: Ne postoji „one-size-fits-all“ pristup, nego „tailor-made“, ali mora biti holističkog karaktera. Postoji niz varijacija na temu, čak nekoliko desetaka tipova, ali praksa je pokazala da se najviše koriste tri tipa. Engleska aukcija poznata je i pod nazivom „ERA“, a pogodna je kada ima više od dva sudionika, više stavaka ili grupa stavaka. Pogodna je za robe, usluge ili radove koji spadaju u lijevu stranu Kraljićeve matrice – onu stranu koja podrazumijev materijale koji su rutinski i na koje se može utjecati. Primjerice građevinarstvo, prijevoz i usluge, strojevi, oprema i alati, elektro usluge i material te hrana i piće. Nasuprot engleskoj stoji japanski tip reverzne aukcije koju je izmislila nabava u Toyoti i poznata je kao „Last one standing“ te se kreira s ciljem utvrđivanja cijene za jedan predmet nabave. Još jedan tip aukcije izmislili su i Nizozemci. Poznata je još pod nazivom „First in the pool“, a pogodna je za nabavu robe kratkog trajanja čije se cijene stalno mijenjaju pa je nemoguće ugovoriti cijenu na duži rok. Provodi se za mlijeko, jaja, cvijeće, povrće i voće, a posebno su korisne za hotele, restorane, vrtiće, škole, bolnice, komunalna poduzeća isl.

P: Kako vi doživljavate nabavu?

O:  Na nabavi je da bude inovativna, da se igra pod uvjetom da prvo napiše domaću zadaću.  Mora otkloniti unaprijed svaku neizvjenost i dvosmislenost. Pobrinuti se da odabre metodu nabave/selekcijske alate u skladu sa svim poznatim internim i eksternim informacijama te da stvori jednake uvjete za sve sudionike. U suprotnom Nabava riskira kompromitiranje i loše rezultate.

Predavanje o eAukcijama pogledajte OVDJE!

AUKCIJE KROZ POVIJEST

Aukcije su zabilježene već 500. g. pne. Prema Herodotu, u Babilonu su se godišnje održavale aukcije žena za udaju. Smatralo se nezakonitim dopuštati prodaju kćeri izvan aukcije. 

Za vrijeme Rimskog carstva, nakon vojne pobjede, rimski su vojnici često zabijali koplje u zemlju oko koje je ostavljen ratni plijen, kako bi se za iste nadmetalo na aukciji.

Rimljani su aukcijama koristili i likvidaciju imovine dužnika čija je imovina bila oduzeta.  

Jedna od najznačajnijih aukcija dogodila se 193. godine naše ere, kada je pretorijanska garda cijelo Rimsko carstvo stavila na licitaciju.  

Prvo spominjanje aukcije pojavilo se u Oxford English Dictionary 1595. godine.

Nobelova nagrada za ekonomiju u 2020. godini dodijeljena je zajedno Paulu R. Milgromu i Robertu B. Wilsonu za poboljšanja teorije aukcija i izume novih formata aukcija.