„Koristi svoja iskustva i bolne točke kako bi prepoznao prilike.
Budi arogantan misleći da možeš odraditi stvari bolje od drugih.“
(C. Hughes)

Najčešće „bolne točke“ natječajnog procesa i kako ih uspješno izbjeći

Neovisno o tome gledamo li stvari iz perspektive naručitelja ili dobavljača, vjerujemo da ćemo se svi složiti kako su tri najčešće „bolne točke“ prilikom izrade i objave natječaja jednake za oboje, samo gledane iz različitog kuta. Kao što vjerojatno i pretpostavljate, radi se o lošoj komunikaciji, kompliciranim procesima koji oduzimaju puno vremena i poteškoćama prilikom odabira najbolje ponude. U ovom ćemo članku raspraviti sva tri problema.

Loša komunikacija

Zadaća je nabavnih profesionalaca balansirati između interesa vodećeg kadra tvrtke, potreba zahtjevatelja i ponuda dobavljača. Dakle, nabavni su profesionalci „most“ između ponude i potražnje. Kako bi svoj posao dobro odradili i nabavili točno ono što ispunjava potrebe zahtjevatelja i tvrtke, dobra komunikacija sa zahtjevateljima nikako ne smije izostati. Ipak, u praksi su stvari nešto drugačije. Informacije koje nabavni profesionalci dobiju o proizvodima ili uslugama često su nepotpune i netočne, a zahtjevi nejasni, što onda dovodi do nejasnih odgovora dobavljača na natječaj.

Kako biste izbjegli ovu situaciju, zamolite zahtjevatelje da svoje zahtjeve pišu što je jasnije moguće, a ukoliko i dalje imate nejasnoća, zatražite pojašnjenje. Dobra komunikacija je ključ uspjeha – kada su zahtjevi jasno definirani, jasni su i odgovori ponuđača. Jasni i nedvosmisleni zahtjevi pridonijet će smanjenju e-mailova i telefonskih poziva dobavljača koji Vas traže objašnjenje. Samim time ćete imati manje stresa i kaosa te ćete i Vi i dobavljači gubiti manje vremena na razjašnjavanje stvari.

Dugotrajni procesi

Nabavni profesionalci su stručnjaci za nabavu, ali nitko ne može imati znanje o apsolutno svemu što je potrebno nabaviti za različite odjele. Upravo iz tog razloga, jako se puno vremena „gubi“ na istraživanje. U tom procesu, nabavni profesionalci često traže pomoć dobavljača i konzultanata kako bi skratili vrijeme istraživanja i sastavljanja specifikacija. Nedostatak znanja tako često dovodi do pristranih natječaja sastavljenih od strane konzultanata, ali i specifikacija prilagođenih dobavljaču koji ih je „pomogao“ sastaviti.

Važno je istaknuti kako dobavljači već na prvi pogled primjećuju „lažne“ natječaje koji ih već u startu demotiviraju. Na taj način, dobre će vam prilike vrlo lako promaknuti, s obzirom da se dobavljači koji bi možda i ponudili povoljniju ponudu neće niti potruditi predati ju. Sastavljanje jasnih, potpunih i nepristranih natječaja veoma je važno za izgradnju kvalitetnih odnosa s dobavljačima, ali i za postizanje dobrih rezultata tendera.

I u ovom će slučaju dobra komunikacija s kolegama iz drugih odjela biti Vaše najsnažnije oružje. Umjesto traženja pomoći od strane konzultanata i dobavljača prilikom kreiranja specifikacija, porazgovarajte sa stručnjacima u svojoj tvrtki. Osobe koje o pojedinom proizvodu ili usluzi znaju više od Vas bit će od velike koristi pa makar od njih tražili i samo smjernice gdje potražiti informacije. Takav će Vam pristup drastično skratiti vrijeme istraživanja, a takvi jasni i nepristrani zahtjevi omogućit će Vam plasiranje natječaja pred „prave“ dobavljače. Poprilično je jasno da ćete time postići veće uštede vremena i novca, a i dobavljači će Vam biti zahvalni što štedite i njihovo vrijeme.

Odabir pravog dobavljača

Odabir pravog dobavljača često je težak posao, s obzirom da nabavni profesionalci često moraju balansirati između dobavljača koje rukovodstvo tvrtke preferira i objektivno najboljih ponuda. Ipak, nepristrani natječaji će Vašoj tvrtki donijeti veću vrijednost, stoga interesi tvrtke moraju biti ispred interesa pojedinaca. Inzistirajte na objektivnosti – znamo da nije jednostavno, ali na kraju će se svakako isplatiti!

Još jedna stvar koja otežava odabir pravog dobavljača je loša organizacija i korištenje nespecijaliziranih softvera u odjelu nabave. Neki od takvih softvera su, primjerice, Excel, Word i e-mail, a s obzirom da na taj način informacije nisu centralizirane, takva praksa često dovodi do kaosa. Na taj način, jednostavne stvari poput objektivne usporedbe ponuda i komunikacije s dobavljačima postaju dugotrajne i zamorne.

Korištenjem Ensolve, drastično ćete pojednostaviti i unaprijediti svoje nabavne procese: pohranom ponuda u jedinstvenu bazu umjesto spremanja u datoteke ili tiskanja dokumenata, Ensolva će Vam omogućiti brzu i jednostavnu analizu ponuda i selekciju dobavljača. Osim toga, cijeli će proces biti transparentan, s obzirom da će sustav automatski zabilježiti svaki korak i pohraniti sve podatke. Uz Ensolvu, moći ćete odabrati najbolju ponudu u tren oka!

Sve se ove „bolne točke“ mogu sažeti u dvije stvari, a to su loša komunikacija i manjak transparentnosti. Kvalitetnijom komunikacijom – kako s kolegama unutar tvrtke, tako i s dobavljačima, te inzistiranjem na nepristranim, transparentnim procesima koje će podržati Vaš specijalizirani softver za nabavu, Vaša će produktivnost porasti, uspjet ćete postići dodatne financijske uštede, a ušteđeno ćete vrijeme moći uložiti u inovacije i kreativnost!