Postupak nabave započinje onoga trenutka kada se unutar poslovne organizacije pojavi potreba za robama, uslugama i radovima izvan tvrtke. Zaposlenici putem zahtjeva za nabavu službeno obavještavaju svoju tvrtku i nabavu da trebaju proizvode ili usluge u ime poslovne organizacije. Zahtjevi za nabavu su službeni dokumenti koji pokreću cijeli mehanizam aktivnosti u nabavi koji u konačnici kulminiraju isporukom robe ili pružanjem usluge ili rada.
Uspjeh nabave zavisi o informacijama iz zahtjeva
U uspješnim organizacijama nabavu obavljaju kvalificirani i stručni djelatnici koji u tom procesu koriste specijalizirane metode i postupke nabave od istraživanja tržišta, modela, dobavljača, cijena do pregovaranja. Nabava je operativni i strateški posrednik između internog klijenta (zaposlenika) neovisno o njegovom odjelu i dobavljaču.
Potrebno je imati na umu da nabava ne zna i ne može znati sve što znaju stručnjaci i zato je važno da zahtjevatelj kreira potpun i jasno specificiran dokument u suradnji s nabavom kako bi nabava mogla primijeniti ispravne metode i načine nabavljanja.
Uzmimo za primjer brodogradnju. Proizvodnji je potreban završni premaz za brod. Ali na tržištu postoji širok izbor premaza od boje do njegovih svojstava. Zato je VAŽNO da zahtjevatelj što bolje specificira premaz koji mu je potreban s ciljem da nabava što bolje zadovoljiti zahtijevanu potrebu.
Nabava mora educirati kolege iz ostalih odjela da točno i detaljno izraze ono što im treba putem zahtjeva za nabavu. Pritom se podrazumijeva da zaposlenici MORAJU ZNATI ŠTO IM TOČNO TREBA je odgovornost je na zahtjevatelju, a potom na nabavi.
Najčešće greške u organizaciji zahtjeva za nabavu
Proces zahtijevanja naizgled je jednostavan i radi toga se često banalizira i zapostavlja. Kao posljedica toga javljaju se poteškoće već u ovom dijelu nabave.
U suradnji s odjelima za nabavu utvrdili smo da su ovo najčešći problemi u dijelu zahtijevanja:
1. Ne poštuju se definirani pravilnici i procedure
S obzirom na to da u procesu sudjeluje više osoba iz više različitih sektora (svi odjeli iz tvrtki, menadžment, financije i nabava) od iznimne je važnosti detaljno definirati pravilnik podnošenja zahtjeva i inzistirati na njegovu poštivanju.
2. Ne poštuje se način predaje zahtjeva za nabavu.
Zaposlenici nabavi zahtjeve dostavljaju različitim kanalima: telefonski, na papiru, e-mailom ili na hodniku.
3. Ne poštuje se standardiziran obrazac za podnošenje zahtjeva za nabavu
Nabava dobiva različite inpute te nepotpune i nejasne informacije. To zahtijeva dodatnu komunikaciju i obrazloženja ili uzrokuje nesporazume, a posljedica je pogrešno nabavljen roba, usluga ili rad.
4. Ne poštuje se dogovoren način komunikacije i odobravanja.
Zaposlenici od svojih naređenih moraju dobiti odobrenje za nabavu roba, usluga ili radova. Zavisno od vrijednosti nabave, pojedini zahtjevi moraju proći odobravanje na više razina. Osobe na višim pozicijama zatrpani su e-mailovima i dokumentacijom pa se odobravanje često mora dugo čekati.
5. Ne postoji pisani trag odobravanju
Radi ubrzanja procesa, često se odobrenja daju usmenim putem pa ne ostaje pisani trag odobrenjima. To ponekad nije dobro jer u slučaju nepostojanja pisanog traga nitko ne preuzima odgovornost.
6. Zahtjevi za nabavu uopće ne postoje
Umjesto zahtjeva za nabavu, u nekim tvrtkama zaposlenicima je omogućeno da sami nabavljaju ono što im je potrebno do određenog iznosa. Na taj način uprava svojim zaposlenicima pokazuje povjerenje koje sa sobom nosi odgovornost. Međutim, zaposlenici ne poznaju metode i ne posjeduju specijalizirana znanja kao nabavni stručnjaci pa im mogu promaknuti važne informacije o tržištu. Osim toga, na taj način troškovi su raspršeni, ne postoji centralo vođena nabava i gubi se nadzor nad troškovima.
Proces zahtijevanja mora biti precizan i organiziran
Uvijek je bolji izbor da nabavu obavljaju kvalificirani profesionalci za nabavu korištenjem zahtjev za nabavu, nego da zaposlenici individualno naručuju robe, usluge ili radove. Ispravno popunjen zahtjev za nabavu olakšava pronalaženje potrebnih radova, usluga ili radova te pregovaranje s dobavljačima. Rezultat je učinkovita kontrola troškova i upravljanje materijalima unutar tvrtke.
Zahtjevi za kupnju uobičajeni su u velikim tvrtkama u kojima bi financijski menadžeri inače ne bi bili u mogućnosti pratiti sve zahtjeve. Međutim, male i srednje tvrtke također koriste zahtjeve za nabavu s ciljem poboljšanja postupaka nabave. Svakoj tvrtki je cilj potrošiti što manje i prodati što više. Zato bi zahtjevatelji trebali naručiti samo ono što tvrtki uistinu treba. Zahtjevi za kupnju osiguravaju da se to i dogodi.
PREDNOSTI ZAHTJEVA ZA NABAVU:
- Transparentnost
- Eliminiraju duplicirane narudžbe
- Smanjenje pogrešaka
- Nadzor nad narudžbenicama
- Objedinjavanje zahtjeva i postizanje bolje cijene
- Štite nabavu u slučaju svih spornih situacija
- Specifikacija: opis proizvoda, količina, ime dobavljača, cijena i naziv/odjel podnositelja zahtjeva
- Nadzor: Zahtjevi za nabavu šalju se nadređenim osobama kako bi ih obavijestili o stavkama traženim u odjelu. Zahtjev se pregledava kako bi se osiguralo da je valjan upit, u okviru proračuna odjela, i naveden da bi se mogao kupiti od odobrenog dobavljača. Većina tvrtki zahtijeva više od jednog odobravatelja, posebno ako su troškovi roba/usluga/radova znatno visoki. U slučaju da informacije nedostaju, netočne ili neadekvatne, zahtjev za kupnju se odbija i vraća podnositelju zahtjeva radi ispravka.
- Brza, jednostavna i učinkovita komunikacija među sudionicima
- Lako se može utvrditi mjesto problema i dijagnosticirati rješenje
Budući da je za poslovnu organizaciju od vitalnog značaja da proces nabave od početka do kraja bude efikasan, napredne organizacije okreću se tehnologiji kako bi postale transparentnije te uštedjele vrijeme i novac.
U sljedećem članku pročitajte kako unaprijediti Zahtjeve za nabavu.
