Od otkrivanja poslovne potrebe za robom, uslugom ili radom koja je razlog izrade zahtjeva za nabavu pa do isporuke robe, odnosno pružanja rada ili usluge, postoji niz zadataka koje je potrebno izvršiti prije nego što nabavni tim može ispuniti zahtjev.
Zahtjev je temelj nabavnog procesa!
Poslovne organizacije nastoje organizirati taj proces što je bolje moguće, ulažu velike napore, a napredne poslovne aplikacije omogućile su im da zahtijevanje robe, usluge ili rada dovedu do savršenstva.
Svijetli primjeri naprednog procesa zahtijevanja proizvoda, radova i usluga pronalazimo u digitaliziranim odjelima za nabavu koji koriste napredne specijalizirane module za zahtjeve. Na taj su način zamijenili tradicionalne papirnate verzije zahtjeva. Nabava je eliminirala zabune i nesporazume, automatizirala je protok dokumentacije, odobravanja i komunikacije. Olakšala je rad i podigla kvalitetu nabavljanja i pregovaranja. Osim toga, nabava je naišla na podršku od strane financija koje funkcioniraju po principu No requisition – no pay, odnosno Nema zahtjeva nema plaćanja bez obzira na postojanje narudžbenice. U srži takvog poslovanja je je da prvo mora biti vidljiva potreba, a potom realizacija.
Tradicionalni vs. digitalizirani proces zahtjeva za nabavu
Promotrimo na primjeru razlike između podnošenja zahtjeva za nabavu u tradicionalnim analognim i suvremenim digitalnim kompanijama!
TRADICIONALNI ZAHTJEVI
Mnoge poslovne organizacije još uvijek nisu pronašle način kako riješiti proces podnošenja zahtjeva za nabavu. Postoje pokušaji rješavanja s ERP-om, ali i dalje je temelj papir kojega dopunjava e-mail i telefon.
Navest ćemo primjer koji je po razini napretka rangiran u sredini. Nažalost, još uvijek postoje primjer gdje se telefonom kontaktira nabava ili se na običnom papiru bez definiranih polja s potrebnim podacima predaju potrebe za nabavom proizvoda, radova i usluga.
Prepoznavanje potrebe za proizvodom radovima i uslugom
Ivani iz odjela marketinga potrebna je oprema za izlaganje na velikom međunarodnom summitu za nabavu.
Obavijest o potrebi nabave proizvoda, rada i usluga
Ivana je svoju potrebnu prijavila nadređenoj osobi u odjelu putem e-maila. Priložila je dokumentaciju (popunila je obrazac zahtjeva ako on postoji) i obrazloženje. Lošija verzija je da je zahtjev isprintala i osobno ga odnijela na potpisivanje. Ako joj je žurno, onda je nadređenu osobu obavijestila usmeno, bez pisanog traga.
Odobravanje na prvoj razini
Zahtjev se nalazi na čekanju da dođe na red u e-mail inboxu ili na hrpi papira. Ili Ivana čeka da joj nadređena osoba uzvrati telefonski poziv. Ukoliko nadređena osoba ima primjedbe ona ih Ivani dostavlja najčešće usmeno.
Odobravanje na drugoj razini
Ivanina nadređena osoba je odobrila zahtjev, ali radi vrijednosti zahtjeva potrebno je tražiti odobrenje na višoj razini pa se zahtjev prosljeđuje dalje na isti način kao i na prvom odobravanju.
Prosljeđivanje zahtjeva u nabavu
Nakon što je konačno zahtjev odobren, Ivana ga dostavlja nabavi. Najčešće skeniran dokument putem e-maila ili osobno, a ponekad i telefonski obavještava nabavu o zaduženju.
Zahtjev je u nabavi
Nabava preuzima zahtjev, mnoge stvari su joj nejasne pa kontaktira Ivanu s dodatnim pitanjima. Nedostaje specifikacija.
Gdje je zahtjev?
Ivani se žuri. Nabavni summit je uskoro. Ne zna u kojoj je fazi zahtjev. Zove nabavu i raspituje se.
Isporuka
U najboljem slučaju nabava je uspješno isporučila potreban proizvod. Ali često se događa da je nabava radni manjka informacija sama odlučila što bi bilo najbolje, a to nabavno najbolje ne odgovara konačnom cilju marketinga. Financije su dobile račun za plaćanje, ručno ga unose u ERP sustav.
Zaključak:
Oslanjanje na ručne metode i neučinkovite tehnologije za podnošenje zahtjeva za nabavu, poput papirnatih obrazaca i Excel tablica usporava cjelokupni postupak nabave.
KORISTE SE:
Obrasci zahtjeva na papiru.
Obrasci zahtjeva u e-mailu.
Excel tablice.
Word.
Kalkulatori.
Knjigovodstvene knjige.
Za manje tvrtke ove bi metode mogle funkcionirati. Međutim, za gotovo svaku drugu tvrtku ručne metode mogu štetno utjecati na upravljanje troškovima.
Zastarjele metode ručnog zahtjeva za nabavu predugo traju, odluke o odobrenju čekaju se satima ili danima ili čak i tjednima. Podaci se prepisuju ručno na više mjesta što traje dugo i povećava mogućnost pogreške. Zahtjevi su nepotpuni, a to može imati značajan utjecaj na upravljanje troškovima. Čak i male pogreške u papirnatim dokumentima mogu rezultirati podcjenjivanjem ili precjenjivanjem, što tvrtkama otežava kontrolu nad financijama.
U ovakvim organizacijama primjena analitike nabave je nemoguća misija pa izostaju točne financijske prognoze koje bi mogle utjecati na cijelu tvrtku.
DIGITALIZIRANI ZAHTJEVI
Putem jednog sustava odvija se nabavni proces od zahtjeva do ugovora (pa čak i monitoring njihove realizacije), a u njega su uključeni svi sudionici procesa. Zahtjevi se podnose i odobravaju jednim klikom.
Ovako izgleda tipični način zahtijevanja u napredno ustrojenoj organizaciji. Zahtjevatelji predaju zahtjeve pomoću jednostavnog korisničkog web sučelja bez papirića i čekanja.
Prepoznavanje potrebe za proizvodom radovima i uslugom
Ivani iz odjela marketinga potrebna je oprema za izlaganje na velikom međunarodnom summitu za nabavu.
Obavijest o potrebi nabave proizvoda, rada i usluga
Ivana se logirala sa svojim korisničkim imenom i lozinkom na web portal gdje ima arhiv svojih zahtjeva. Kreira novi zahtjev, u obrascu s unaprijed definiranim poljima odabire stavke iz baze podataka, prilaže specifikaciju, definira procijenjenu vrijednost, navodi poželjne dobavljače, dodaje dodatne informacije. Klikom na gumb Pošalji na odobravanje, Ivana zna da je zahtjev dostavljen nadređenoj osobi koju ne mora zvati naknadno. Ako zaboravi, sustav ga upozorava na neodobrene zahtjeve.
Odobravanje na prvoj razini
Sustav je automatski dostavio zahtjev voditelju marketinga i o tomu ga obavijestio e-mailom. Nadređeni zahtjev odobrava ili vraća na doradu s unosom notifikacije.
Odobravanje na drugoj razini
Nakon što je voditelj marketinga odobrio zahtjev, on je automatski proslijeđen članu Uprave koji također ima mogućnost odobravanja ili vraćanja na doradu.
Prosljeđivanje zahtjeva u nabavu
Nakon što je zahtjev odobren, sustav ga automatski dostavlja u odjel nabave.
Zahtjev je u nabavi
Nabava preuzima zahtjev, podaci sa zahtjeva automatski se prenose u nabavni projekt: natječaj, upitnik za istraživanje tržišta ili aukciju.
Gdje je zahtjev?
Nakon što je poslala zahtjev na odobravanje, Ivana u svakom trenutku putem web sučelja ima uvid u status zahtjeva i osobu zaduženu za zahtjev.
Isporuka
Nabava je temeljem specifikacije i uputa iz zahtjeva dostavila traženi proizvod, rad ili uslugu. Sustav za nabavu je povezan s ERP sustavom pa su financije jednim klikom udaljeni od pristupa potrebnim podacima, bez prepisivanja.
Zaključak:
Tijekom cijelog procesa korišten je jedan sustav koji je povezao sve sudionike i osigurao odvijanje procesa u skladu s pravilnicima. Svi podaci su na jednom mjestu i kolaju bez prepisivanja.
KORISTE SE:
Uređaji: stolna računala, pametni telefoni ili tableti.
Sustav za upravljane nabavom.
U velikim poslovnim organizacijama koje imaju velik volumen nabave otežano je pratiti i koordinirati svim zahtjevima. Jedinstven sustav za upravljanje troškovima svim sudionicima donosi olakšanje. Ovi programi olakšavaju različite nabavne scenarije i promiču neometane nabavne postupke u širokom rasponu poslovnih sektora.
Zahtjevatelji zahtjev mogu podnijeti s bilo kojeg udaljenog mjesta te u stvarnom vremenu mogu pratiti njegovu realizaciju.
Nabava definira obrazac zahtjeva sukladno potrebnim informacijama i pravilnicima.
Naprednom analizom nabave menadžeri smanjuju troškove, uklanjaju prekomjernu potrošnju i poboljšavaju usklađenost.
Povećava se učinkovitost i smanjuju se operativni (financijski i vremenski) troškovi pri provođenju nabave.
