U prethodna dva posta utvrdili smo zašto su zahtjevi za nabavu ključan kotačić za uspjeh u nabavi, analizirali smo probleme i izazove te smo pokazali kako uz digitalne alate unaprijediti proces podnošenja zahtjeva za nabavu i tako osigurati da proces bude jednostavan, brz i usklađen s propisanim procedurama. U ovom postu utvrdit ćemo koje podatke bi morao sadržavati online obrazac zahtjeva za nabavu.
Posjetili smo nekoliko stotina poslovnih organizacija, javnih i privatnih, velikih i malih, različitih sektora. Analizirali smo nabavu i nigdje nismo naišli na identičan postupak i obrazac zahtjeva za nabavu. Svaka poslovna organizacija ima svoju posebnost. I tu se potvrđuje ona slavna tvrdnja: „Ali naša nabava je drugačija“.
Zahtjevi za nabavu u svim organizacijama imaju istu svrhu: obavijestiti nabavu o potrebama za robom, uslugama ili radovima te prenijeti potrebne informacije da se ta potreba zadovolji. Međutim, specifičnost tog procesa je da unatoč istoj svrsi, ne postoje identični obrasci zahtjeva kod dvije organizacije, pa čak i kada se radi o situaciji da su organizacije dio iste grupacije (najčešće kod multinacionalnih korporacija).
Zašto obrazac zahtjeva za nabavu ni u jednoj tvrtki nije identičan?
Obrazac zahtjeva za nabavu uglavnom sadrži slične informacije i podatke, ali ni u jednoj organizaciji ne postoji jedinstven obrazac zahtjevnice.
Razlozi su sljedeći:
- Zahtjev za nabavu zavisi o djelatnosti koju obavlja organizacija
- Zahtjev za nabavu zavisi o jedinstvenim internim procedurama unutar organizacije
- Zahtjev za nabavu zavisi o načinu komunikacije s nabavom
- Zahtjev za nabavu zavisi o predmetima nabave
- Zahtjev za nabavu zavisi o povezanosti sa skladištem, ERP-om i financijama
Zato je nemoguće imati jedan jedinstveni zahtjev za nabavu i potrebno je svakoj organizaciji prilagoditi softver njihovim specifičnim zahtjevima i potrebama.
Ensolva za svakog klijenta kreira obrazac zahtjeva za nabavu sukladno njegovim potrebama
Ispravan opis zahtjeva za nabavu bitan je za započinjanje procesa nabave. Ako se pravilno unese, izbjegava se razočaranje i rasipanje novca koji proizlaze iz nabave robe, usluga i radova koji ne ispunjavaju potrebu. Najčešći uzrok pogrešne nabave je nepotpuna priprema tehničke specifikacije ili projektnog zadatka.
Digitalni alati za kreiranje zahtjeva za nabavu poput Ensolve poboljšavaju nabavu za zahtjevatelje, financijske odjele, menadžere i nabavu u različitim poslovnim okruženjima.
Ensolva se potpuno prilagođava klijentima:
Kreira se web obrazac zahtjeva prema potrebama korisnika
Obrazac se može mijenjati
Podešava se proces odobravanja sukladno hijerarhiji
Povezuje se s internim ERP sustavom
Zahtjev za nabavu u Ensolvi se unosi na Portalu internih klijenata putem definiranog web obrasca. Svaki zahtjevatelj (interni klijent, op.a.) ima svoje korisničko ime i zadužen je za unos zahtjeva. Zahtjevi se mogu spremiti, poslati na odobravanje ili dostaviti direktno u nabavu. Na taj je način omogućena komunikacija između Internog klijenta, nadređenih osoba i Nabave.
Forma za unos novog zahtjeva potpuno se prilagođava korisniku. Ovisno o njegovim potrebama, definira se koja će se polja nalaziti na formi, odnosno koje će podatke biti potrebno unijeti da bi zahtjev mogao biti proslijeđen u sektor nabave.
Ovo su osnovni podaci koje mora sadržavati zahtjev za nabavu kako bi nabava svoje aktivnosti obavila pravovremeno i u skladu s potrebama zahtjevatelja:
- Naziv zahtjeva
- Broj zahtjeva
- Datum kreiranja zahtjeva
- Ime zahtjevatelja
- Odjel zahtjevatelja
- Stavke zahtjeva s detaljnom specifikacijom:
- Naziv stavke zahtjeva
- Jedinica mjere
- Količina
- Valuta
- Mjesto isporuke
- Rok isporuke
- Prilog stavci zahtjeva
- Specifikacija stavke zahtjeva
- Mjesto troška
Polja za navedene elemente moraju biti obvezujućeg karaktera te se bez njihovog popunjavanja zahtjev ne može poslati dalje na odobravanje ili u sektor nabave. Na taj način se izbjegava „ping-pong“ efekt kod izrade i realizacije zahtjeva.
Specifikacija omogućava isto razumijevanje zahtjeva
Svaki zahtjev može sadržavati neograničen broj stavki koje se detaljno specificiraju. Osim obveznih polja, Ensolva sadrži polje za slobodan unos dodatnog opisa zahtijevanih roba, usluga ili radova kako bi zahtjevatelj mogao nabavi dostaviti važne informacije. U polje slobodnog unosa trebali bi biti odgovori na sljedeća pitanja:
Svrha i očekivanja predmeta nabave? Koliko učinkovit treba biti? Dimenzije, ekološke kriterije, certifikate, jamstva, isl.
Što je više konkretnih informacija i podataka, nabava će bolje i kvalitetnije odraditi svoje aktivnosti.
Provjerite kako Ensolva zahtjevi za nabavu mogu Vama olakšati posao!
Zahtjev za nabavu ponekad može biti kompliciran, ali Ensolva kao specijaliziran softver za nabavu automatizira i pojednostavljuje cijeli postupak.
Rezultat?
Zahtjevatelj zahtijevane robe, usluge i radove dobiva na vrijeme, a menadžeri mogu kontrolirati proračune i smanjiti troškove, a odjel za nabavu dobiva kvalitetne informacije i podatke potrebne te se može posvetiti svojim aktivnostima.
