“Cijena svjetla manja je od cijene mraka.”
(A. C. Nielsen)
U današnje je vrijeme u poslovanju glavni cilj postići što veću dobit uz što manja ulaganja. Kao što smo već pisali u prethodnom članku, odjel nabave štedi novac prvenstveno kroz smanjenje troškova dobara ili usluga koje nabavljate. Ipak, sama cijena dobra ili usluge nije jedini trošak vezan uz nabavu – tu su još, primjerice, troškovi transporta, rukovanja ili skladištenja koje nikako ne smijemo zanemariti, ali i mnogu drugi. Analiza potrošnje daje uvid u financijske podatke te Vam na taj način pomaže uvidjeti prilike za koje niste niti znali da postoje.
U nastavku Vam donosimo 6 koraka koje je potrebno poduzeti kako bi Vaša analiza potrošnje bila uspješno provedena:
1. Identifikacija
Kako bismo uopće mogli razmišljati o provođenju analize potrošnje, potrebno je osigurati određene preduvjete. Za početak, bitno je prepoznati iz kojih izvora uopće možemo prikupiti podatke o potrošnji. Za kvalitetnu analizu, potrebno je prikupiti financijske podatke i dokumente iz svih odjela, poslovnih jedinica i postrojenja u Vašem poduzeću, koji su na bilo koji način povezani s odjelom nabave. Svaki financijski podatak u ovom je dijelu procesa važan – što više izvora podataka uspijemo identificirati, analiza će biti detaljnija i preciznija.
2. Prikupljanje podataka
Nakon što smo identificirali gdje potrošnja nastaje, potrebno je podatke prikupiti i sistematizirati ih. Važno je da svi podaci koje smo identificirali budu sakupljeni u jednu jedinstvenu bazu. Ovaj korak može se činiti jednostavnim, ali zapravo u praksi i nije baš tako. Naime, prikupljeni podaci često su u različitim formatima, na različitim jezicima ili izraženi u različitim valutama. Odaberite softver za nabavu koji će Vam olakšati posao i većinu posla odraditi sam. Jedan od takvih softvera je Ensolva, koja sistematizira sve podatke umjesto Vas, a samo jedan klik dijeli Vas od bio kojeg podatka koji Vam je potreban.
3. Čišćenje
Prikupljene podatke nije dovoljno samo sistematizirati i spremiti na jedno mjesto. U moru informacija koje smo prikupili, važno je prepoznati one relevantne i otkloniti moguće greške. Veći će dio ovog koraka za Vas odraditi Ensolva, čija je posebnost upravo mogućnost prepoznavanja relevantnih podataka i izvršavanje analize troškova. Nakon što ovaj korak softver za nabavu odradi za Vas, u svakom je slučaju bitno provjeriti u kojim je podacima sustav prepoznao pogreške te iste otkloniti.
4. Klasifikacija podataka
Nerijetko se događa da su jednaki proizvodi ili usluge na različitim dokumentima iskazani pod različitim nazivima ili šiframa. Kako bi se olakšalo snalaženje u moru prikupljenih podataka i ubrzala pretraga, Ensolva će za Vas odraditi i klasifikaciju podataka. Naime, dobra je stvar ta što su sustavi za nabavu poput Ensolve evoluirali do te mjere da takve podatke vrlo lako mogu raspoznati i grupirati, čime se uvelike skraćuje vrijeme koje biste u suprotnom morali uložiti samo u ovaj korak. U svakom slučaju, ukoliko koristite kvalitetan softver za nabavu poput Ensolve, ne morate brinuti o tome hoće li analiza obuhvatiti sve podatke koje ste zatražili te se bezbrižno možete posvetiti njihovoj interpretaciji.
5. Kategorizacija
Neovisno o tome prema kojim standardima svoje podatke kategorizirate, nužno je da kategorije budu smislene i dobro razrađene kako biste detaljno mogli procijeniti na što trošite svoj novac. Kategorije potrošnje mogu, primjerice, biti: direktni i indirektni troškovi, proizvodni materijali, uredski pribor, putovanja, marketinške aktivnosti, i slično, a u svakoj je od tih kategorija moguće razraditi podkategorije, ovisno o potrebama i širini Vašeg poslovanja. U svakom slučaju, kada uspijete definirati kategorije Vaše potrošnje, Ensolva će prikupljene podatke brzo i jednostavno kategorizirati prema unaprijed definiranim kriterijima.
6. Analiza
Kada smo sve podatke uspjeli prikupiti, sistematizirati i kategorizirati, možemo pristupiti samoj analizi. Analiza potrošnje, ukoliko je kvalitetno provedena, može odgovoriti na bezbroj pitanja koja će olakšati i unaprijediti Vaše poslovanje. Tako, primjerice, možemo saznati na što najviše trošimo, uspijevamo li ispregovarati najpovoljnije cijene, koji odjel troši najveću količinu novca, jesu li svi troškovi opravdani, ali i koliko smo novca uštedjeli u odnosu na prošla razdoblja. Analiza nabave (ali i same potrošnje) odgovara i na brojna druga pitanja, o kojima ćemo detaljnije pisati u nadolazećem periodu.
Kada ste jednom uspješno proveli analizu i došli do željenih podataka, nemojte si dozvoliti da ostane samo na tome. Podaci se mijenjaju, a analiza je tu kako biste držali korak s vremenom i pratili promjene – kako na tržištu, tako i u Vašem poduzeću. Potrudite se održavati kontinuitet. Samim time, moći ćete usporediti sadašnje stanje s prošlim razdobljima i pravovremeno reagirati ukoliko dođe do neželjenih situacija. Softveri za nabavu napredniji su no ikad, a analiza potrošnje nikada nije bila lakša i dostupnija. Uz Ensolvu, iskoristite prilike za koje možda ranije niste ni znali!
