Ensolva je specijalizirana digitalna platforma za optimizaciju i automatizaciju procesa nabave. Nudi mogućnost praćenja procesa od zahtjeva za nabavu do ugovora i narudžbenice. Ova platforma doprinosi smanjenju troškova, unapređenju transparentnosti i efikasnosti, pružajući korisnicima brzu dostupnost svih potrebnih informacija, upravljanje dokumentacijom i olakšanu komunikaciju. Također, Ensolva putem svoje baze dobavljača povezuje kompanije s dobavljačima globalno, čime potiče bolju suradnju. Sve to rezultira ubrzanjem procesa nabave, povećanjem konkurentske prednosti te ostvarivanjem značajnih ušteda za poduzeća.
Softver za nabavu unutar kompanije donosi koristi nabavnom timu kroz transparentnost i koordinaciju, upravljačkom timu kroz informirane odluke, računovodstvu kroz bolje praćenje troškova, skladišnom poslovanju kroz učinkovito upravljanje zalihama te poboljšava kvalitetu proizvoda/usluge kroz selekciju kvalitetnih dobavljača. Također olakšava internu i eksternu komunikaciju, upravljanje rizicima te omogućuje skalabilnost nabavnih operacija s rastom kompanije.
Ensolva je iznimno prilagodljiv softver za nabavu koji je osmišljen kako bi udovoljio potrebama srednjih i velikih tvrtki iz privatnog i javnog sektora.
Velike tvrtke koje imaju složene nabavne procese i veliki broj dobavljača mogu koristiti softver za optimizaciju i automatizaciju svojih nabavnih operacija. Ovo im pomaže u smanjenju troškova, boljem upravljanju zalihama i povećanju efikasnosti cijelog procesa. Srednje velika poduzeća često imaju ograničene resurse za upravljanje nabavom. Korištenje softvera za nabavu može im pomoći da postignu veću preglednost, bolju kontrolu troškova te da brže i efikasnije surađuju s dobavljačima. Industrije poput proizvodnje, distribucije, logistike i maloprodaje koje ovise o redovitoj i velikoj nabavi sirovina, dijelova ili proizvoda mogu znatno profitirati od softvera koji automatizira i optimizira nabavni lanac. U sektorima kao što su zdravstvo, farmaceutika i prehrambena industrija, gdje postoje strogi propisi i standardi usklađenosti, softver za nabavu može osigurati da se svi nabavni procesi provode u skladu s tim pravilima. U konačnici, softver za nabavu donosi benefite svakoj organizaciji koja želi poboljšati svoju sposobnost upravljanja nabavom, smanjiti troškove, povećati efikasnost i ostvariti konkurentske prednosti na tržištu.
Tvrtke se odlučuju na implementaciju ovakvog rješenja kako bi unaprijedile svoje nabavne procese i postigle različite prednosti. Softver za nabavu omogućuje tvrtkama bolje praćenje troškova, identificiranje prilika za uštede i optimizaciju nabavne strategije kako bi se smanjili nepotrebni troškovi. Automatizacija nabavnih procesa ubrzava cijeli ciklus, od narudžbe do isporuke. Ovo oslobađa zaposlenike od rutinskih zadataka te omogućava fokusiranje na važnije zadatke i donošenje strateških odluka.
Softver omogućuje pregledan prikaz svih nabavnih aktivnosti, što poboljšava transparentnost u odnosima s dobavljačima i omogućava lakše praćenje statusa narudžbi. Također, pruža mogućnost analize podataka o nabavi kako bi se identificirali trendovi, slabosti i prilike za optimizaciju nabavnih operacija. Pomaže identificirati potencijalne rizike u opskrbnom lancu, kao što su kašnjenja isporuke ili promjene cijena, omogućujući pravodobno reagiranje. Isto tako, olakšava komunikaciju i suradnju s dobavljačima, što rezultira bržim odgovorima, boljom koordinacijom i poboljšanom općom produktivnošću.
U sektorima gdje postoje strogi propisi i standardi, softver za nabavu pomaže osigurati da svi nabavni procesi budu u skladu s tim pravilima.
Kako tvrtke rastu, nabavni procesi postaju složeniji. Softver za nabavu omogućuje lakše skaliranje nabavnih operacija bez gubitka učinkovitosti.
Kao SaaS aplikacija Ensolva je od potpisa ugovora do korištenja spremna za pet radnih dana. Proces implementacije obuhvaća prilagodbu aplikacije novoj tvrtki i edukaciju korisnika.
Ensolva ima fleksibilan pristup prema svakom klijentu i omogućava da se softver prilagodi Vašim poslovnim zahtjevima, te nije nužno odabrati sve module. Bilo da se radi o Zahtjevima za nabavu, e-Sourcingu, Ugovorima, Narudžbenicama ili Analizi nabave, moguće je odabrati kombinaciju koja odgovara procesu nabave Vaše organizacije.
Na zahtjev klijenta Ensolva se jednostavno može integrirati s različitim ERP sustavima, što omogućava nesmetan protok podataka. Trenutno je uspješno integrirana s vodećim platformama kao što su SAP, Packel, Faros i Infomare. Ako koristite drugi ERP sustav, naš tim stručnjaka može vam pomoći u prilagodbi integracije prema vašim specifičnim potrebama.
Jedna od najvećih prednosti ovog rješenja je to što je prilagodljiva potrebama klijenata. Ensolva tim kreira scenarij za upravljanje aktivnostima nabavnog projekta u skladu sa zadanim procedurama i pravilima tvrtke klijenta.
Ensolva ne ograničava broj korisnika unutar jedne tvrtke kako bi se mogli uključiti svi relevantni članovi tima ili odjela za upravljanje nabavom.
Ensolva je SaaS aplikacija (Software as a Service) koja se sastoji od tri sučelja; Portal internog klijenta (zahtjevi za nabavu), Portal dobavljača i Portal kupca. To znači da korisnici mogu pristupiti i koristiti aplikaciju putem internetskog preglednika, bez potrebe za instalacijom.
Ensolva se prilagođava različitim veličinama ekrana, što omogućava korištenje i na mobilnim uređajima. To znači da je moguće jednostavno koristiti aplikaciju u pokretu, bilo da je potrebno odobriti zahtjeve ili upravljati aktivnostima projekta. Za dobavljače, praktičnost se proširuje na sudjelovanje u e- aukcijama, jer se mogu nadmetati izravno putem svojih mobilnih uređaja.
Za najbolje korisničko iskustvo preporučeni Internet preglednici za korištenje aplikacije su Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox i Safari.
Svi podaci čuvaju se u Oracle Cloud Data Centru u Frankfurtu, modernom i sigurnom podatkovnom centru koje posjeduje ISO 27001. Prema visokim kriterijima sigurnosti svi podaci kopiraju se na udaljenu lokaciju za oporavak od katastrofe (npr. potresi, požari i poplave velikih razmjera, i sl.) kojom se osigurava nesmetan nastavak rada sustava čak i u najgorim okolnostima. Po isteku ili otkazivanju ugovora, podaci se isporučuju klijentu i potom brišu iz podatkovnog centra.
Ensolva trenutačno podržava engleski i hrvatski jezik, s mogućnošću dodavanja podrške za druge jezike na zahtjev klijenta.
Proces prikupljanja ponuda potpuno je automatiziran. Poziv na dostavu ponuda dobavljači dobivaju putem mail notifikacije koja sadrži link za pristup natječaju koji je vidljiv na Portalu dobavljača. Nakon što kroz aplikaciju ispune i pošalju ponudu, iste su po završetku natječaja vidljive nabavi na Portalu kupca, kao i sva priložena dokumentacija nakon čega je moguće napraviti kompletnu analizu ponuda u sustavu. Dodatna prednost je što sustav kronološki bilježi svaku akciju.
Funkcionalnosti Ensolve su u potpunosti usklađene sa Zakonom o javnoj nabavi i prilagođene uvjetima (terminologija, procesi) provođenja jednostavne nabave. Aplikacija osigurava transparentnost, usklađenost s propisima i pojednostavljenje administrativnih zadataka za sve javne naručitelje.
Ensolva podržava sve svjetske valute i nudi fleksibilnost da kupac sam definira željenu valutu na natječaju, aukciji, narudžbenici ili ugovoru.
Ensolva podržava kreiranje i provođenje online reverznih i prodajnih aukcija. Ova se opcija unutar aplikacije nudi kao dio nabavnog projekta, a dostupna je i kao zaseban modul. Intuitivno sučelje pruža jednostavno kreiranje i upravljanje aukcijama omogućujući korisnicima da prate tijek aukcije, upravljaju ponudama, komuniciraju sa sudionicima i donose informirane odluke, a time ostvare veće uštede i poboljšaju konkurentnost.
Ovisno o potrebama nabave, korisnik može odabrati između više vrsta reverznih i prodajnih online aukcija; dinamičku, englesku, japansku i nizozemsku.
U Engleskoj aukciji (Standardna aukcija), definira se početna cijena, a tijekom trajanja aukcije dobavljači se nadmeću snižavanjem iste u skladu sa zadanim parametrima. Posao najčešće dobiva dobavljač koji ponudi najpovoljniju cijenu za traženu robu/uslugu. Engleska se reverzna aukcija najčešće koristi u slučajevima kad postoje dva ili više dobavljača koji za traženi predmet nabave nude podjednake cijene.
U Japanskoj reverznoj aukciji, kupac aukciju započinje vrlo visokom početnom cijenom, koja se u zadanim intervalima automatski snižava, a ponuditelji imaju mogućnost ostati u aukciji ili odustati od daljnjeg sudjelovanja. Dobavljač koji najduže ostane, pobjeđuje i dobiva posao. Japanska reverzna aukcija koristi se najčešće u situacijama u kojima imamo mali broj dobavljača ili se cijene koje dobavljači nude značajno razlikuju.
U Nizozemskoj reverznoj aukciji, kupac aukciju započinje vrlo niskom početnom cijenom koja se u zadanim intervalima automatski povećava. Dobavljač koji prvi pristane na ponudu, pobjeđuje i dobiva posao. Nizozemska je reverzna aukcija prikladna u slučajevima u kojima se natječe velik broj dobavljača. S obzirom na to da se dobavljači nalaze u situaciji u kojoj postoji velika vjerojatnost da će im posao promaknuti radi malih novčanih iznosa ako netko drugi ponudu prihvati prije njih, kupac može biti siguran da je zaista dobio najnižu cijenu po kojoj dobavljač može prodati svoj proizvod.
Ensolva Portal dobavljača je web mjesto na kojem se mogu registrirati svi gospodarski subjekti iz cijelog svijeta koji žele surađivati s kupcima/klijentima Ensolve i sudjelovati na njihovim natječajima. Korisnici pri nabavi roba i usluga pretražuju bazu i putem aplikacije stupaju u kontakt s potencijalnim ponuditeljima, pozivajući ih da postanu njihov ovjereni dobavljač.
Svi zainteresirani gospodarski subjekti potpuno se besplatno mogu registrirati na Portal dobavljača. Dobavljač se može registrirati samoinicijativno ili na poziv kupaca. Potrebno je jednostavno ispuniti registracijsku formu, slijediti korake i unijeti potrebne informacije o tvrtki. Nakon slanja zahtjeva za registraciju, na prethodno unesenu mail adresu stići će link za postavljanje zaporke što je ujedno i završni korak u registracijskom procesu. Nakon završene registracije korisnik će moći pristupiti Portalu dobavljača i sudjelovati na natječajima.
Za registraciju kliknite ovdje.
Izvršio/la sam registraciju, no kada se pokušavam prijaviti na Portal dobavljača sustav mi javlja da podaci nisu pronađeni u bazi. Što moram učiniti?
Često se dogodi da korisnik preskoči završni korak registracijskog procesa- postavljanje zaporke, što rezultira nemogućnošću prijave u sustav. Savjetujemo da provjerite Vašu e-mail poštu, te neželjenu poštu/spam/junk i postavite zaporku preko linka koji je poslan u automatskoj notifikaciji. Ako navedenu notifikaciju ne možete pronaći, obratite se korisničkoj podršci koja će Vam ponovno poslati link za postavljanje zaporke.
Aplikacija je originalno na hrvatskom jeziku, no ako je potrebno, moguće je promijeniti prikaz na engleskom ili srpskom jeziku. Ikone za promjenu nalaze se samom dnu ekrana.
Na početnoj stranici Portala dobavljača, potrebno je na sučelju ekrana odabrati opciju “Podaci o tvrtki”. Zatim se otvaraju tri taba: Opće informacije, Prilozi i Kupci. U tabu Kupci vidljivi su nazivi tvrtki kupca za koje su prihvaćeni Opći uvjeti i Pravila privatnosti (u daljnjem tekstu OU i PP). Klikom na gumb “Prihvati” prihvaćate OU i PP tvrtke kupca. Dokumenti OU i PP dostupni su u PDF obliku i moguće ih je otvoriti i/ili pohraniti na računalo.
Ako ne dobivate obavijesti putem e-maila, preporučujemo provjeru mape za neželjenu poštu (spam/junk). Ponekad e-mail pružatelji usluga greškom prepoznaju određenu poruku kao neželjenu i šalju je u pogrešnu mapu. Kako biste osigurali pravilno primanje obavijesti, provjerite svoje mape za neželjenu poštu i uvrstite ensolva@ris.hr adresu u popis dopuštenih mail adresa (whitelist).
Upute za postavljanje možete pronaći na linku.
Nakon što potencijalni kupac kroz Ensolvu objavi natječaj i pozove Vas na sudjelovanje, na Vašu registriranu e-mail adresu stići će automatska notifikacija s linkom za pristup natječaju. Klikom na link, sustav će Vas automatski preusmjeriti na ekran za prijavu na Portal dobavljača. Nakon prijave prikazat će se informacije o natječaju.
Ensolva otvorene natječaje objavljuju klijenti/kupci i otvoreni su za sudjelovanje svih zainteresiranih ponuditelja koji ispunjavaju uvjete i kvalifikacije navedene u dokumentaciji natječaja. Javne natječaje obično koriste klijenti/kupci iz javnom sektoru s ciljem osiguranja transparentnog, poštenog i konkurentnog procesa nabave dobara, usluga ili radova, te nude jednaku priliku svim ponuditeljima.
Otvorene natječaje možete pogledati ovdje.
Tijekom trajanja natječaja, dobavljači imaju fleksibilnost mijenjati svoju ponudu ako je to potrebno. Po završetku natječaja kupac će imati uvid samo u posljednju predanu ponudu, osiguravajući povjerljivost i poštenu evaluaciju.
U slučaju da kupac u tijeku natječaja promijeni uvjete, na Vašu mail adresu stići će automatska notifikacija s obavijesti o učinjenim izmjenama, nakon čega imate mogućnost eventualne izmjene Vaše ponude. Također, poruka će biti dostupna u pretincu poruka na vašem profilu na Ensolva portalu dobavljača, osiguravajući da budete informirani o svim promjenama u uvjetima. Transparentnost i učinkovita komunikacija bit će održani tijekom cijelog procesa.
Aplikacija podržava slanje i primanje poruka izravno s kupcima kako biste mogli komunicirati i rješavati pitanja vezana uz natječaje ili aukcije. Važno je napomenuti da su kupcu tijekom trajanja natječaja ili aukcija u porukama vidljivi aliasi dobavljača. Prava imena ostaju anonimna od završetka kako bi se osigurala jednakost i objektivnost procesa.
Aplikacija podržava niz formata datoteka, uključujući:
MS Office formate: doc, docx, rtf, xls, xlsx, ppt, pptx, ppsx Open Office formate: odt, ods, odb, txt, htm, html, json, xml Formate slika: png, jpe, jpeg, jpg, gif, bmp, ico, tiff, tif, svg, svgz Arhivske formate: zip, rar, 7z Adobe formate: pdf, psd, ai, eps, ps
Za sudjelovanje na natječaju potrebno je kliknuti gumb “Pripremi ponudu” nakon čega se otvaraju polja za unos cijena. Također, u slučaju da je više predmeta nabave, radi lakšeg unosa moguće je i preuzeti excel predložak za popunjavanje s popisom predmeta nabave koji je istovjetan podacima u aplikaciji. Isti se predložak ispunjen učitava natrag u aplikaciju te se polja za unos cijena popunjavaju automatski. Nakon ispunjavanja svih potrebnih iznosa potrebno je kliknuti na gumb “Pošalji ponudu”, nakon čega sustav šalje automatsku notifikaciju s potvrdom slanja ponude. Također, moguće je generirati i izvještaj koji se može pohraniti na računalo. Detaljne upute možete pronaći ovdje.
Aplikacija nudi opciju učitavanja dokumentacije klikom na “Unos dodatnih informacija i dodavanje priloga za kupca” gdje se jednostavno mogu priložiti slike, certifikati, prezentacije ili bilo koje druge relevantne dokumente s vašeg računala. Detaljne upute možete pronaći ovdje.
Prilikom kreiranja natječaja, kupac u aplikaciji ima opciju omogućiti ponuditeljima unos alternativne ponude za tražene predmete nabave. Ako ponuditelj ne nudi originalno traženi predmet, ali može ponuditi predmet slične specifikacije, prilikom predaje ponude u polju „Nudim originalni predmet“ odabire indikator “Ne” nakon čega se otvara dodatno polje za unos naziva, cijene i slike alternativnog predmeta nabave. Detaljne upute možete pronaći ovdje.
U slučaju duljeg perioda neaktivnosti, aplikacija se zatvara nakon 60 minuta (upozorenje o isteku sesije vidljivo na ekranu). Kako biste izbjegli eventualni gubitak unesenih podataka, preporučujemo da za vrijeme unosa ponude koristite opciju “Spremi skicu”.
Korisničke upute za Portal dobavljača sadrže objašnjenja za sve funkcionalnosti aplikacije, a nalaze se na sljedećem linku
Ensolva tim korisničke podrške dostupan je svakog radnog dana od 08.00-16.00 za pomoć u rješavanju eventualnih tehničkih ili funkcionalnih problema koji mogu nastati, a koji možete kontaktirati putem e-pošte: podrska@ensolva.com, telefona: 051 494 034 ili putem internetskog obrasca za podršku https://ensolva.com/hr/kontakt/
Transparentno upravljanje troškovima jednostavne nabave sa sustavom nabave
I uzdignite produktivnosti na višu razinu!
