Problemi u nabavi i opskrbi mogu tvrtku skupo koštati, zato je izbjegavanje tih problema imperativ za uspješno poslovanje. Ipak, uz sav trud da se takvi problem izbjegnu, greške se događaju. Može se dogoditi, što se zapravo često i događa, da zaposlenik napravi nepotrebnu dvostruku narudžbu, da proizvodi stignu oštećeni ili da dobavljači ne isporuče robu na vrijeme i slično. Najbolji način za smanjenje rizika i ublažavanje potencijalnih problema u nabavi je da znamo kako ih prepoznati i kako se nositi s njima prije nego što prerastu u veći problem. Donosimo Vam najčešće greške u nabavi i opskrbi te savjete kako ih riješiti:
1. Nedostatak pregovaračkih vještina
Nedovoljne pregovaračke vještine najčešće rezultiraju plaćanjem viših cijena. Nisu svi nabavljači majstori pregovaranja i ne možemo to ni očekivati. Iako neki ljudi imaju prirodan talent za pregovaranje, za one kod kojih to nije slučaj, to nije nešto što se ne može naučiti. Kako biste doskočili ovom problemu, koristite centralizirane baze dobavljača i pružite ljudima u nabavi edukacije pregovaračkih vještina. Napravite i održavajte popis preferiranih dobavljača i cijena često nabavljanih stavki u sustavu za upravljanje dobavljačima. To omogućuje nabavljačima da obavljaju informirane kupnje uz najbolju cijenu. Tako ćete zapravo minimalizirati rizik od bespotrebnog trošenja uzrokovanog manjkom pregovaračkih vještina.
2. Nepoštivanje protokola nabave
Kada zaposlenici ne prate protokol nabave, može doći do neovlaštenih rashoda i kaosa. Isto tako postoje slučajevi gdje ne postoji formalni protokol nabava, a to može rezultirati neočekivanim računima, neovlaštenim rashodima, prekoračenjima proračuna i problemima za financijske i nabavne timove. Rješenje za ovaj problem je uvođenje jednostavnog i pristupačnog sustava za kreiranje zahtjeva nabave te brza odobrenja. U sustavima kao što je Ensolva, definira se nabavni proces i postavlja se jasan tijek odobravanja te je u svakom trenutku vidljivo tko je što zahtijevao i tko je što odobrio, tako da ništa ne može proći ‘ispod radara’.
3. Nabava od neodobrenih dobavljača
Neovlaštena nabava od neprovjerenih dobavljača može rezultirati većim troškovima i gubitkom povjerenja u odobreni lanac opskrbe. To je često slučaj u velikim i brzorastućim tvrtkama koje nemaju centraliziranu bazu podataka o dobavljačima. Bez centralizirane baze podataka, zaposlenici će kupovati od bilo kojeg dobavljača. Kreirajte centraliziranu bazu podataka o dobavljačima i potaknite suradnju s odobrenim dobavljačima. Nabava od odobrenih dobavljača može pomoći na nekoliko načina. Prije ćete izgraditi odnose sa svojim dobavljačima i moći ćete od onih s kojima budete surađivali tijekom dužeg vremena možda zatražiti i dobiti više. Odobreni dobavljači su skloniji udovoljiti potrebama tvrtke, pružiti bolje uvjete i cijene, te postati važni poslovni partneri na duge staze.
4. Nepouzdani dobavljači
Suradnja s neuspješnim dobavljačima može rezultirati nepouzdanim isporukama i niskom kvalitetom. Čak i kada je cijena isplativa, to nije dugoročno dobro za poslovanje. Naprimjer, stalno kašnjenje isporuka mogu dovesti do prekida u proizvodnji koji će ostaviti vaše kupce nezadovoljnima. Redovito bilježite podatke kao što su vrijeme dostave, potpunost, kvaliteta, usklađenost s propisima i društvena odgovornost pomoću sustava za upravljanje dobavljačima. Ako vaš dobavljač ne ispunjava vaše kriterije, možda je vrijeme da razmislite o prelasku na novog dobavljača.
5. Plaćanje oštećenih ili nepostojećih stavki nabave
Tvrtke često gube novac zbog plaćanja izgubljene ili oštećene robe. Takve situacije su neizbježne, i najbolje što možete učiniti je smanjiti odgovornost vaše tvrtke. Odmah obavijestite dobavljače o problemu i dokumentirajte sve relevantne informacije. Pazite da zabilježite stanje pošiljke i dokumentirate druge važne detalje (na primjer, ako je stigao samo dio narudžbe ili ako narudžba uopće nije stigla). Zadržite sve račune, potvrde i druge relevantne zapise o problemu, posebno ako ćete ih trebati koristiti kako biste dokazali da su vaši primljeni proizvodi zaista oštećeni ili izgubljeni u transportu.
6. Dupla nabava istih stavki
Često se u praksi događa da u nabavi bez učinkovitog protokola odobrenja nabave, zaposlenici nehotice naruče iste stavke više puta. Kada se to dogodi, gubi se puno vremena i truda za povrat sredstava. Da biste izbjegli ove pogreške, usvojite protokol nabave koji zahtijeva odobrenje od više osoba. Time ćete smanjiti mogućnost duplih nabava i slično. Također biste trebali postaviti niz odobrenja u svojem softveru za nabavu, ukoliko ga imate, kako biste imali bolju vidljivost i uvide u proces nabave. Na taj način možete pratiti postojeće troškove ili plan nabave. Ovo generalno dovodi do pametnije i manje rasipne nabave.
7. Užurbane i kupnje u zadnji čas
Užurbane i kupnje u zadnji čas česta su pojava u izazovima nabave za startupove i brzorastuće tvrtke. Kada tvrtka lansira proizvod ili doživi brz rast, odgovorni obično žele osigurati da se sve naruči i ‘stavi na svoje mjesto’ odjednom. To često znači ignoriranje koraka opreza u procesu nabave. Donošenje emocionalnih odluka i žurba s kupnjom nečega može rezultirati ozbiljnim posljedicama na duže staze. Kako biste spriječili ovaj problem, uvedite strukturirani proces nabave i automatizirajte tijek zahtjeva.
8. Prijevare u procesu nabave
Prijevare mogu provoditi zaposlenici sami ili u suradnji s vanjskim osobama. Na primjer, zaposlenik može povećati cijene stavki koje se kupuju ili kreirati lažne račune kako bi ukrao novac od tvrtke. Također može primati povrat novca od dobavljača ili dodijeliti ugovor nepostojećoj tvrtki. Kakav god oblik prijevara imala, važno je brzo ih zaustaviti kako bi se spriječio ozbiljan utjecaj na vašu bilancu. Obučite zaposlenike za prepoznavanje znakova prijevara i koristite automatizaciju i provjere kako biste spriječili prijevare. Automatizirajte proces nabave koristeći centralizirani sustav nabave. S provjerama na različitim razinama, zaposlenici će teže iskoristiti rupe za svoju korist.
9. Trošenje izvan proračuna tvrtke
Prekoračenje proračuna u nabavi može ozbiljno utjecati na financijsku stabilnost tvrtke, a to se najčešće događa jer zaposlenici nemaju uvid u stanje proračuna. Kada zaposlenici nemaju pregled nad stvarnim proračunima koji uključuju odobrene (ali još ne naručene ili plaćene) narudžbe, možda će raditi nepotrebnu nabavu. Kako biste spriječili da se to događa, pratite i kontrolirajte proračune alatima za upravljanje nabavom. To će omogućiti vašem nabavnom timu pregled nad plaćenim predmetima, naručenima, odobrenim i zahtjevima za troškove na čekanju, te uvid u to kako će ti predmeti utjecati na proračun.
10. Promjene cijena koje dovode do povećanih troškova
Stalne promjene cijena mogu poremetiti proračune tvrtke i tvrtka je u tom slučaju prisiljena na prekoračenje proračuna ili mora odustati od kupnje nužnih predmeta. Koristite dugoročne ugovore i strategije za upravljanje cijenama kako biste se zaštitili od nepredvidivih promjena. Osigurajte se od promjena cijena tako da skladištite zalihe, kupujte veće količine robe u period kada je cijena najpovoljnija. Također možete koristiti dugoročne fiksne ugovore kako biste ‘zamrznuli’ cijene i bolje upravljali svojim troškovima.
Možemo zaključiti da su problemi u nabavi neizbježni, koliko god pazili i nastojali ih spriječiti. Ali s pravim pristupom i alatima za upravljanje nabavom, možete ih učinkovito rješavati i minimizirati njihov utjecaj na vaše poslovanje. Izazovi u nabavi ne moraju biti prepreka, već prilika za poboljšanje i optimizaciju vaših procesa nabave.
