Jakov Ivišić, Croatia osiguranje d.d.
Nabava više nije operativna funkcija, sada i ona utječe na uspjeh kompanije!
“Bilo je neizbježno prijeći s operativne razine nabave na stratešku. Nabava je sve više uključena u planiranje i kontrolu, benchmarking, analizu te upravljanje mrežom dobavljača, rekao je Jakov Ivišić osvrnuvši se na nabavljanje u vrijeme korona lockdown-a, uvjetima nakon potresa. U ekskluzivnom intervjuu otkriva kako pregovara s dobavljačima, kako se nose s promjenama i kako je tehnologija promijenila nabavu.”
1. Svi nabavljači koje poznajemo (a poznajemo ih priličan broj op.a.) nisu maštali o karijeri nabavljača, štoviše nabava im nikada nije pala na pamet. Je li i kod Vas riječ o „slučajnoj“ karijeri?
Nabava je jedno od onih zanimanja o kojemu nitko ne razmišlja i siguran sam da nijedno dijete nikada nije reklo da sanja o tome da bude nabavljač. Ja sam tražio zanimanje ugledajući se na svoje uzore, kao i većina djece. Želio sam biti nogometaš ili trener, tako da je moj susret s nabavom ustvari bio potpuno slučajan. Moja priča u nabavi krenula je sasvim slučajno u jednoj povezanoj obiteljskoj tvrtki koja se bavila trgovinom i ugostiteljstvom. U sklopu toga, imao sam razne dužnosti, a između ostalog, izvršavao sam poslove nabave i koordinirao dostavu i opskrbu dućana i kafića. Tada sam spoznao kompleksnost i važnost tog posla o kojem ovisi velik broj daljnjih procesa. Zahvaljujući tom iskustvu, zaposlio sam se u nabavi Croatia osiguranja.
2. Nabava još uvijek slovi kao zapostavljen odjel i nepoželjno zanimanje u odnosu na primjerice marketing i računovodstvo. S obzirom na dinamiku i izazove, nevjerojatno je da je nabava mnogima usputna stanica. Zašto je to tako?
Dugo vremena nabava je egzistirala kao operativna funkcija, dostave i narudžbe odvijale su se bez utjecaja na uspjeh. Posljednja dva desetljeća u novijim pristupima poslovanja nabava preuzima sve više stratešku ulogu, ali za izgradnju sasvim novog imidža potrebno je više vremena. Kao odjel unutar tvrtke, nabava se još uvijek mora boriti za svoju poziciju. Nabavljači su uglavnom spoznali njenu vrijednost i važnost tek kada su se time počeli baviti. Po mom iskustvu, u tom trenutku ljudi ili budu opčinjeni ili razviju averziju, sredine nema. U nabavi se nerijetko dogodi da ona bude samo usputna stanica, zbog čega i postoji tolika fluktuacija ljudi koji prolaze kroz taj odjel. Upravo zbog toga, velik dio pojedinaca ne daje svoj maksimum, što je potencijalno jedan od razloga zašto nabava nikad nije smatrana strateški važnom.
Stres i česte promjene još su jedan od razloga zašto mnogi posustanu. Oni koji rade u nabavi kontinuirano su izloženi velikim količinama stresa. Primaran razlog tomu je jako velika mreža korisnika i dobavljača te sve češće promjene procesa uglavnom temeljenih na prilagodbi regulativi, ali i informacijskim sustavima. Upravo zato jedna od glavnih odlika dobrog nabavljača je sposobnost nošenja sa svakodnevnim stresom, kao i prilagodba čestim promjenama (što je posebno izraženo kod velikih kompanija).
3. Poslovni procesi posljednjih desetljeća izloženi su velikim promjenama. Kako je nabava izgledala kada ste se zaposlili, a kako izgleda danas?
U trenutku mog zaposlenja nabava je bila koncentrirana samo na potrebe kompanije i bila je decentralizirana, odnosno svaka poslovnica (filijala) provodila je nabavu za sebe do limita utvrđenih internim aktima. Oko 2013. godine, započeli smo s okrupnjivanjem nabave i centralizacijom, što je bio prvi korak prema stvaranju ušteda i nižih troškova kroz ekonomiju obujma/količina. Kasnije, logičan potez bila je centralizacija i objedinjavanje nabave na razini Adris grupe. Godine 2014. ADRIS grupa d.d. preuzima Croatia osiguranje d.d. Narednih nekoliko godina najviše se osjetio utjecaj nabave na kompaniju, jer je bilo neizbježno prijeći s operativne razine nabave na stratešku. Nabava je sve više uključena u planiranje i kontrolu, benchmarking, analizu te upravljanje mrežom dobavljača. Danas se nabava sve češće uključuje u cijeli proces u ranijim koracima – pri samom iniciranju potrebe od strane korisnika, gdje na osnovu saznanja odmah može i upozoriti na potencijalne rizike koji se mogu očekivati. Prije je nabava bila čin kupovanja/naručivanja, a danas predstavlja način kupovanja/naručivanja i uključuje sve druge aspekte poslovanja unutar kompanije. Nabava je više stavljena u fokus unutar grupacije koja obuhvaća Croatia osiguranje, Cromaris, Abiliu i Maistru. U transformaciji nabave kao poslovnog procesa pomogli su nam digitalni alati koji su omogućili centralizaciju i komunikaciju među svim dionicima procesa.
“Bez adekvatne tehnologije u nabavi nema ni konkurentnosti!”
4. Croatia osiguranje najveće je osiguravajuće društvo na domaćem tržištu. S obzirom na ugled ono diktira trendove. Kako to izgleda interno u poslovnim procesima?
Croatia osiguranje je moderna i tehnološki orijentirana kompanija. Menadžment je prepoznao da je informatizacija sadašnjost te je samim time došlo do automatizacije rutinskih segmenata poslovnih procesa. One tvrtke koje se u budućnosti budu opirale takvim promjenama, teško će moći zadržati konkurentnost na tržištu. Prije samo šest godina nismo imali kategoriziranu nabavu tako da je u pojedinim trenutcima izgledalo kao da svi rade sve. Implementacijom SAP-a smo napravili kategorizaciju, uveli cca 3000 materijala, jasno definirali tko je zadužen za koju kategoriju nabave, a integracijom Ensolve smo podijelili zaduženja po kategorijama.
U početku nisam bio stopostotni pobornik informatizacije procesa. Pribojavao sam se da će se od nas očekivati da preko noći promijenimo način rada u svim segmentima. Taj segment kod nas u nabavi je prilično osjetljiv jer se s druge strane nalazi preko tisuću dobavljača, a dobar odnos s njima od ključne je važnosti. Često se taj odnos gradi izvan sustava i tu je ključna socijalna vještina koja cijelom procesu daje drugu dimenziju.
Srećom, uspješno smo svladali sve izazove i tehnologija se uklopila jako dobro. Mi smo velika kompanija koja ima puno tvrtki kćeri pa je tehnologija bila na našoj strani u povezivanju poslovnih segmenata. Ključni trenutak uspješne automatizacije procesa u poslovanju predstavljala je volja i svijest zaposlenika da se prilagode novom pristupu i načinu rada.
5. Nabavu proučavate i s teorijsko-znanstvenog pristupa, a u diplomskom radu obradili ste primjenu tehnologije u nabavi.
Napisao sam dva znanstvena rada o tehnologiji u nabavi. Prvi je bio završni rad na visokoj poslovnoj školi Effectus na temu „Poslovno informacijski sustavi nabave“, a drugi specijalistički diplomski rad na temu „Upravljanje projektom implementacije poslovnog informacijskog sustava nabave“. U to vrijeme u nabavi Croatia osiguranja koristili smo dva informacijska sustava: SAP i eSpin. Riječ je o dva potpuno različita sustava, a u radu sam dao detaljan pregled usporedbe: SAP je kompleksan sustav idealan za velike korporacije, a eSpin je pogodniji za manja poduzeća. Ensolvu smo integrirali kasnije, kao specijalizirani sustav za upravljanje procesima u nabavi. Najveći izazov bio je povezivanje tj. integracija jednog sustava s drugim. Zahvaljujući odluci nadređenih da upravo ja radim na aktivnostima održavanja matičnih podataka u SAP-u, kasnije sam se sve više involvirao u proces integracije dvaju sustava. Uvođenje digitalnih alata je predstavljalo promjenu u poslovanju, a kod mene osobno i dodatni izazov za usavršavanje i nadogradnju znanja o procesima koji su popraćeni kroz informacijski sustav. Croatia osiguranje je taj dio implementacije SAP-a, a kasnije i integracije Ensolve, uspješno odradilo. Upotreba Ensolve i ostalih digitalnih alata sve više postaje rutina što u konačnici rezultira povećanjem produktivnosti. Konkretno, Ensolva je implementirana u skladu s našim regulativama i internim aktima i zato je jako dobro „sjela“ u proces poslovanja. S obzirom na to da se na nabavu, nažalost, često gleda samo kao na operativni segment, svladavanje rada u SAP-u, odnosno Ensolvi osobno mi je predstavljalo satisfakciju i zadovoljan sam što mi u jednu ruku – poslovnim rječnikom rečeno – štiti osobni integritet.
“U kombinaciji sa SAP-om Ensolva je unaprijedila našu nabavu u njezinoj srži: podacima koji su dostupni u svakom trenutku. Nabavni proces smjestila je u sustav, povezala sve njene dionike i omogućila nam komunikaciju bez paralelnog vođenja evidencije, a kontrola nad procesom nabave je izvrsna (slanje obavijesti, prikupljanje ponuda, analiza, lakši pristup reviziji, definirane odgovornosti, praćenje KPI-eva, transparentnost, analize iz sustava, praćenje koliko je netko bio zadužen na određenim aktivnostima).”
6. Je li implementacija specijaliziranog sustava za upravljanje procesima u nabavi polučila očekivane rezultate?
Croatia osiguranje bira tehnologiju koja može osigurati povrat uloženog. Ranije smo kombinirali nekoliko različitih alata, a prevladavao je Excel. Veliki nedostatak je bio što je proces bio isprekidan i na svakom koraku se prebacivao iz jednog alata u drugi. U sklopu implementacije SAP-a, uveli smo i modul nabave, ali on nije riješio naš problem jer funkcionira po principu evidencije podataka. Ensolva, u kombinaciji sa SAP-om, je unaprijedila našu nabavu u njezinoj srži: podacima koji su dostupni u svakom trenutku. Nabavni proces smjestila je u sustav, povezala sve njene dionike i omogućila nam komunikaciju bez paralelnog vođenja evidencije, a kontrola nad procesom nabave je izvrsna (slanje obavijesti, prikupljanje ponuda, analiza, lakši pristup reviziji, definirane odgovornosti, praćenje KPI-eva, transparentnost, analize iz sustava, praćenje koliko je netko bio zadužen na određenim aktivnostima). Ensolva pokriva proces nabave od početka do kraja, odnosno tijek podataka od njihova unosa na zahtjevu, objave natječaja do prikupljanja ponuda i ugovora.
U glavnom portalu radimo mi iz nabave te s kolegama komuniciramo putem Portala zahtjeva za nabavu – odnosno Portala internih klijenata, a s dobavljačima putem Portala dobavljača. Logički slijed i logičko povezivanje su preduvjeti kvalitetnog sustava, a Ensolva to omogućuje. Uspješno je zamijenila stare alate što nas je učinilo bržima i efikasnijima, smanjili smo manualni rad i papirologiju, uspostavili bolji nadzor nad troškovima i omogućili lakšu dostupnost podataka te centralizirali nabavu na razini grupacije.
“Dobavljačima se najviše sviđa što je postupak prikupljanja ponuda transparentan i što im pruža osjećaj sigurnosti i povjerenja u to da svi imaju jednaku priliku. Povećali smo broj dobavljača u bazi, a bilježimo i porast stranih dobavljača kojima je sustav olakšao komunikaciju i dostupnost nama kao njihovom klijentu.”
7. Spomenuli ste kako je odnos s dobavljačima najosjetljiviji dio nabavnog procesa. Kako su prihvatili promjenu poslovanja?
Dobavljači iz većih tvrtki koji imaju ustrojen odjel prodaje prihvatili su Ensolvu bez problema. Oni su se već susretali s poslovanjem tog tipa i digitalni alati nisu im strani. Izazov predstavljaju manje tvrtke koje posao rade prema old school principima. S vremenom će se pokazati da se bez tehnologije ne može, ali i da uz pomoć nje tvrtke mogu imati više vjere u nabavu. Otkad smo počeli raditi u Ensolvi napredak je ogroman, a dobavljačima se najviše sviđa što je postupak prikupljanja ponuda transparentan i što im pruža osjećaj sigurnosti i povjerenja u to da svi imaju jednaku priliku. Sustav onemogućava uvid u ponude prije isteka vremena. Putem e-maila ponude su stizale u različito vrijeme pa je uvijek postojala doza sumnje. Bez obzira na transparentnost nabave, teško je bilo utjecati na svijest dobavljača koji se osjeća „zakinutim“ u određenom dijelu nabavnog procesa, posebno kod prikupljanja odnosno analize ponuda. Ta sumnja uklonjena je upravo integracijom Ensolve koja eliminira mogućnost ne pridržavanja zadanih parametara.
Otkad smo uveli Ensolvu, povećali smo broj dobavljača u bazi, a bilježimo i porast stranih dobavljača kojima je sustav olakšao komunikaciju i dostupnost nama kao njihovom klijentu. Suradnja sa stranim dobavljačima je od strateške važnosti za cijelu kompaniju jer njihov interes utječe i na domaće dobavljače kako bi uskladili svoje uvjete u granicama koje su realne.
8. U kakvoj su prednosti tvrtke koje imaju specijalizirane alate za nabavu u odnosu na konkurenciju koja ih ne koristi? Mogu li sektori nabave u današnjem svijetu uspješno raditi bez specijaliziranih alata?
Efikasnost nabave utječe na konkurentnost cijele kompanije iz razloga što nabava mora biti dobra podrška ostalim segmentima poslovanja. U svom dijelu nabave najviše se osjećam korisnim jer sam podrška našem core businessu i zato mi je važna brzina pristupanja na zahtjeve prodajne mreže. Naša prodaja vezana je za narudžbu polica i ostalih prodajnih obrazaca, pri čemu je jedan od ključnih faktora brzina postupanja. Sada već postajemo da se konkurentnost na tržištu teško može održati bez pravog informacijskog sustava (alata).
Osim toga, upotreba specijaliziranog alata (sustava za nabavu) utječe na bolju kontrolu troškova i ubrzanje procesa, odnosno lakše je upravljati rizicima i prepoznavati potrebe zahtjevatelja. Također, utječe na transparentnost te osvještava dobavljače o objektivnosti situacije i činjenici da nabava ne može raditi izvan zadanih okvira.
“Danas su nabavni profesionalci ujedno i savjetnici, od njih se očekuje involviranost u aktivnosti, ako treba i prije samog kreiranja zahtjeva, kontinuirano istraživanje tržišta, dobro poznavanje potreba svoje kompanije, praćenje trendova i predlaganje boljih rješenja.”
9. Koliko su naše tvrtke spremne primijeniti tehnologiju u poslovnim procesima u usporedbi s europskim kompanijama?
Činjenica je da postoji određen otpor implementaciji sustava za nabavu. Manja društva, kakva su većina u Hrvatskoj teže se odlučuju na taj korak. Njihove nabave u prisnijem su odnosu s dobavljačima koji zaziru od tehnologije, ali s vremenom će se stvari promijeniti. U Europi su stvari puno drukčije, više je velikih tvrtki koje sebi mogu priuštiti takve alate, a među takve svakako možemo pribrojati i Croatia osiguranje d.d., odnosno ADRIS grupu d.d., koji nastoje pratiti trendove i samim time biti u toku s napretkom tehnologije, kako u segmentu nabave, tako i u ostalim segmentima poslovanja.
10. Kao jedini cilj nabave mnogi podrazumijevaju smanjenje troškova/uštede. Je li to uistinu tako?
Cilj nabave je uvijek isti: osigurati kompaniji ono što joj je potrebno, na vrijeme i po najboljoj cijeni. To definitivno ne podrazumijeva samo akt nabave, već i stratešku ulogu koju nabava sve više obnaša, donoseći odluke na pretpostavkama stvaranja dodatne vrijednosti i smanjenju ukupnih troškova poslovanja. Danas su nabavni profesionalci ujedno i savjetnici. Nakon zaprimanja zahtjeva, trebaju obavijestiti zahtjevatelja o potencijalnim rizicima i sugerirati mu bolje rješenje. Od njih se očekuje involviranost u aktivnosti, ako treba i prije samog kreiranja zahtjeva, kontinuirano istraživanje tržišta, dobro poznavanje potreba svoje kompanije, praćenje trendova i predlaganje boljih rješenja.
U potresu nam je jako oštećena zgrada na Trgu bana Josipa Jelačića koja je jedan od simbola Croatia osiguranja. Cijela zgrada je trebala biti iseljena u narednih 10-ak dana. Pri tome je nabava imala jednu od ključnih uloga.
11. Posljednjih mjeseci epidemija korona virusa promijenila je poslovanje i živote. Kako ste se Vi snašli u tim neočekivanim trenucima?
Epidemija nas je sve na neki način resetirala i pokazala da smo kao kompanija organizirani i dobro posloženi. Kada je donesena odluka da se, zbog proglašenja epidemije, pripremimo na rad od doma, naš IT je u roku od tri dana uspješno pripremio svu nužnu infrastrukturu za sve djelatnike. Sve je odrađeno vrhunski i bez zareza te se svaki segment poslovanja odvijao bez zastoja. Nabava je radila u kontinuitetu, kao i sve ostale organizacijske jedinice. Glavni razlog tomu je to je što je Croatia osiguranje informatiziralo svoje poslovne procese i time omogućila rad na daljinu. U takvim okolnostima Ensolva nam je svima koristila, svaki korisnik imao je pristup Portalu zahtjeva i svi su mogli slati zahtjeve. Prema mojoj procjeni, tehnologija se koristila više nego ikad prije.
12. U Zagrebu ste osim prvotnog šoka radi korone imali i potres. Kao najveći izazov nabave mnogi su izdvojili odnos s dobavljačima i lanac opskrbe.
U potresu nam je jako oštećena zgrada na Trgu bana Josipa Jelačića koja je jedan od simbola Croatia osiguranja. Cijela zgrada je trebala biti iseljena u narednih 10-ak dana. Pri tome je nabava imala jednu od ključnih uloga. U kritičnoj situaciji pronašli smo i osigurali, u rekordnom roku i gotovo nemogućim uvjetima, prijevoz, spremanje i pohranu. Tu je bio presudan je partnerski odnos s dobavljačima. Većina dobavljača izašla nam je u susret zahvaljujući dobrim odnosima, a ta situacija sve nas je još više zbližila. Nemoguće je sve ukalupiti i staviti u sustav, ali takva organiziranost pomaže graditi bolje odnose. Osjetio se timski duh – nakon potresa svi smo bili jedni drugima na usluzi te nas je to na jedan način ujedinilo.
13. Prema Vašoj procjeni, kakve promjene čekaju nabavu u skoroj budućnosti?
Nabava se sve više diže na stratešku razinu i neminovno je da slijede promjene. Predmet iz operativne nabave dobiva na vrijednosti jedino ako je nabavljen strateški. Nabava više neće biti zadužena za proizvode i usluge, već za rješenja te će dodatno biti uključena u procese koji joj prethode i koji slijede.. Uklopiti cijenu, distribuciju i upotrebu će i dalje predstavljati najveći izazov, pri čemu će proces planiranja biti ključan: priprema, istraživanje, nova tržišta, baziranje na nabavnim kategorijama te okrupnjivanje kategorija. Fokus će sve više biti na užoj i strateškoj specijalizaciji nabavnih profesionalaca. Partnerski odnosi s dobavljačima sve će više trebati predstavljati dodanu vrijednost proizvoda za kompaniju. Strateška nabava utirat će put prema segmentaciji, i širenju suradnje s ciljem pribavljanja još veće dodane vrijednosti proizvoda i smanjenja ukupnih troškova, što je za Croatia osiguranje odnosno Adris grupu od izuzetne važnosti.
