Lipanjske petke obilježile su besplatne online radionice namijenjene korisnicima Ensolve. Snježana, Nina i Andrea iz korisničke podrške tijekom godine prikupljale su pitanja korisnika i u skladu s njima pripremile su zanimljive mini radionice o najčešće korištenim funkcijama aplikacije.
„Pojedina pitanja se često ponavljaju, neke funkcionalnosti imaju puno potencijala, a primijetile smo da korisnici žele znati više. Željele smo im otkriti tajne Ensolve kako bi bili u mogućnosti što bolje iskoristiti mogućnosti koje im pruža Ensolva.“ Bolje polovice Ensolve istaknule su kako mini eventi nabavljačima iz različitih tvrtki bili prilika za razmjenu znanja i ideja kako o nabavnoj praksi, tako i o korištenju Ensolve.
Kako primijeniti Ensolvu u nabavi?
- Zahtjevnice za nabavom i najčešći upiti dobavljača
Zahtjevnicu čini web obrazac s poljima koje zahtjevatelj popunjava i putem jednog klika šalje na odobravanje ili u nabavu ovisno o unaprijed definiranim procesima tvrtke.
U bilo kojem trenutku procesa zahtjevnicu je moguće vratiti na doradu ili poništiti.
Portal internog klijenta nudi opcije kao što su postavljanje zamjene, slanje poruka i opciju kopiranja prethodno unesenih zahtjeva.Dobavljači se besplatno mogu registrirati na Portal dobavljača i tako postati dio baze koja broji preko 12000 dobavljača iz cijeloga svijeta.
Ensolva svakodnevno nudi korisničku podršku dobavljačima, a cilj radionice je bio upoznati i nabavljače s upitima s kojima se najčešće susrećemo.
Neki od upita su: ”Na koji se način kreira ponuda unutar aplikacije?”, ”Postoji li mogućnost prilaganja dokumentacije nakon što je natječaj završio?”, ”Je li moguće, prije slanja, kreiranu ponudu samo pohraniti?”. - Nabavni postupci
Ensolva podržava proces nabave od zahtjevnice do ugovora i narudžbenice. Nabavni postupci mogu se kreirati na temelju zahtjevnice, a sam modul ‘Projekti’ nudi mnogo opcija: predefiniran scenarij nabave, mogućnost objave otvorenog natječaja, definiranje uloga u projektu kao i kreiranje natječaja ili aukcije.
Za kreiranje natječaja nužno je definirati vrijeme početka i završetka natječaja kao i vrijeme otvaranja ponuda. Predmete nabave moguće je podijeliti u grupe, a sam korisnik ima opciju definiranja svih podatka po predmetu nabave.
Dodatna opcija je definiranje kriterija odabira i kreiranje upitnika.
Komunikacija nakon objave tendera odvija se putem sustava i pohranjuje se na jednom mjestu. Sve funkcionalnosti detaljno su pokazane na radionici. - Analiza ponuda & Dodjela posla
Proces analize ponuda putem Ensolve brži je do 80% u usporedbi s klasičnom analizom prikupljenih ponuda putem e-maila. Ponude dobavljača mogu se pregledati pojedinačno ili zbirno putem opcije ‘Tisak analize’ i ‘Analiza cijena’. Analiza nudi brojne usporedbe cijena, kao i opciju poput ispisa podataka u MS Excel tablicu. - Narudžbenice & Ugovori
Narudžbenicu je moguće kreirati u nekoliko klikova zavisno o potrebi: iz prethodno izrađene zahtjevnice, na temelju dodjele posla, iz ugovora ili neovisno,. Ovisno o definiranom procesu, narudžbenica može odobriti jedan ili više odobravatelja, a nakon odobravanja se šalje dobavljaču. Sve narudžbenice su na jednom mjestu, označene statusima s opcijom pretrage i filtriranja. Stavke narudžbenice moguće je povezati sa stavkama plana nabave što u realnom vremenu omogućava korisniku uvid u trošenje plana nabave.
Ugovor je također moguće kreirati na različite načine, samostalno ili iz dodjele posla. Što povezuje narudžbenice i ugovore? Povezuje ih digitalni potpis. Više o digitalnom potpisivanju pročitajte OVDJE . - Nabavne i prodajne e-Aukcije
Nabavne aukcije predstavljaju potrebu da se predmet ili usluga kupe po što je moguće nižoj cijeni. Ensolva kao specijalizirani softver za nabavu podržava tri vrste nabavnih aukcija: englesku, japansku i nizozemsku reverznu aukciju.
Engleska aukcija u pravilu se koristi kada postoji nekoliko dobavljača s istim ili vrlo sličnim ponudama. Može sadržavati više grupa i predmeta nabave. Ima samo jednog pobjednika.
Japanska aukcija kreira se kada se radi o jednoj grupi, odnosno predmetu nabave i koristi se kod malog broja dobavljača. Može imati nekoliko pobjednika. Gumbom ”Prihvati” dobavljač prihvaća automatski ponuđeni iznos licitacije, te ga odabire sve dok god mu iznos odgovara. Aukcija završava u trenutku kada unutar zadanog intervala niti jedan dobavljač ne zaklika gumb ”Prihvati”.
Nizozemska aukcija također može imati samo jednu grupu i predmet nabave, može imati više dobavljača, ali samo jednog pobjednika. Iznos licitacije mijenja se automatski unutar intervala prema postavljenim parametrima. Aukcija završava kada prvi dobavljač zaklika gumb ”Prihvati”.
Posebno nam je zadovoljstvo što su radionice bile interaktivne. Outsourcing znanja jedan od ciljeva ovakvih projekata. Budući da su sudionici izrazili želju za još sličnog sadržaja, naveliko smo u pripremama sadržaja za jesenski ciklus radionica. Veselite li se i vi, koliko i mi?
