Kontinuirano razvijamo Ensolvu kako bismo korisnicima omogućili jednostavnije i učinkovitiji svakodnevni rad. Nova verzija Ensolva 6.1 donosi optimizacije performansi, fleksibilnije uređivanje sadržaja te niz funkcionalnih poboljšanja u radu s dobavljačima, računima, ugovorima i projektima.
Posebno se ističe novi SAQ modul za automatiziranu procjenu dobavljača, koji omogućuje centralizirano upravljanje upitnicima, automatsko bodovanje odgovora i praćenje rokova. Uz to, unaprijeđeno je postojeće ocjenjivanje dobavljača, a brojne dorade pojednostavljuju pojedine korake u svakodnevnom radu.
U nastavku donosimo pregled najvažnijih novosti koje donosi Ensolva 6.1.
Još brži rad u Ensolvi
Vrijeme je jedan od najvrjednijih resursa svakog nabavnog tima. Zato smo u verziji 6.1 poseban fokus stavili na optimizaciju performansi i ubrzanje svakodnevnih aktivnosti.
Nova verzija donosi:
brže pokretanje aplikacije
značajno ubrzano kopiranje projekata
dodatne optimizacije koje omogućuju fluidniji rad kroz cijeli sustav
Iako se pojedina poboljšanja možda čine malima, njihov učinak postaje vidljiv kroz svakodnevni rad.
Novi SAQ modul za automatiziranu procjenu dobavljača
Novi SAQ (Supplier Assessment Questionnaire) modul u Ensolvi omogućuje digitalizaciju i centralizirano upravljanje procesom procjene dobavljača. Umjesto ručnog praćenja svakog koraka, korisnici dobivaju pregled upitnika, mogućnost automatizacije uključivanja dobavljača, automatsko bodovanje odgovora i obavijesti povezane s rokovima.
Modul omogućuje prilagodbu pravila procjene, bodovanja i rokova potrebama organizacije, što ga čini primjenjivim u različitim procesima procjene dobavljača.
Centralizirani pregled svih upitnika i ocjena
U SAQ modulu svi relevantni podaci o procjenama dostupni su na jednom mjestu. Za svakog dobavljača moguće je pregledati naziv i OIB, datum ispunjavanja upitnika, datum isteka, status procjene, ostvarenu ocjenu i iznos nabave.
Statusi olakšavaju razlikovanje dobavljača koji još nisu ispunili upitnik od onih koji su procijenjeni ili čiji je upitnik istekao. Uz dostupne filtre korisnici mogu jednostavnije izdvojiti dobavljače i procjene koje zahtijevaju dodatnu pažnju.
Rezultate je moguće izvesti u Excel, što olakšava daljnju analizu i pripremu izvještaja. Modul omogućuje i pregled prethodnih verzija upitnika, što je korisno kada se pitanja ili kriteriji procjene s vremenom mijenjaju.
Automatsko uključivanje dobavljača prema iznosu nabave
Jedna od važnih mogućnosti SAQ modula jest automatsko uključivanje dobavljača u proces procjene kada dosegnu unaprijed definirani prag nabave.
Prag se može prilagoditi Vašim potrebama. Sustav pritom može pratiti iznose nabave na godišnjoj razini, što uključuje vrijednosti narudžbenica i ugovora, te prepoznati dobavljače koji zadovoljavaju postavljene kriterije.
Na taj se način u proces procjene mogu automatski uključivati dobavljači čiji opseg poslovanja doseže definiranu razinu, bez potrebe za stalnim ručnim provjeravanjem iznosa.
Dobavljače je moguće uključiti i ručno, prema potrebi. Time se ostavlja prostor za procjenu dobavljača koji možda ne dosežu određeni financijski prag, ali su važni zbog drugih kriterija poslovanja.
Ispunjavanje upitnika bez registracije u Ensolvi
Nakon uključivanja dobavljača u proces, slijedi ispunjavanje upitnika. Kako bi se dobavljačima olakšalo sudjelovanje, SAQ upitnik moguće je ispuniti putem web-obrasca, bez registracije korisničkog računa u Ensolvi. Jedino što nabava mora učiniti jest unijeti dobavljača u sekciju Moji dobavljači unutar sustava.
Dobavljač zaprima e-mail s poveznicom na obrazac te odgovara na unaprijed definirana pitanja. Pitanja i ponuđeni odgovori ovise o vrsti upitnika i postavljenim pravilima procjene.
Primjerice, upitnik može sadržavati pitanja o zaštiti okoliša, sustavima upravljanja okolišem, mjerenju emisija stakleničkih plinova, ciljevima smanjenja emisija ili drugim područjima važnima za procjenu dobavljača.
Digitalno ispunjavanje pojednostavljuje prikupljanje podataka i smanjuje potrebu za razmjenom zasebnih dokumenata i ručnim evidentiranjem odgovora.
Automatsko bodovanje odgovora prema definiranim kriterijima
Ručno pregledavanje odgovora i izračunavanje rezultata može oduzimati mnogo vremena, osobito kada se procjenjuje veći broj dobavljača. SAQ modul zato omogućuje automatsko bodovanje odgovora prema unaprijed definiranim pravilima.
Pitanjima se mogu dodijeliti bodovi i težine, ovisno o njihovoj važnosti u procesu procjene. Na temelju tih postavki sustav izračunava konačnu ocjenu, što olakšava usporedbu rezultata i smanjuje potrebu za ručnim izračunima.
Pravila bodovanja mogu se prilagoditi vrsti upitnika. Ovisno o postavkama, odgovori se mogu vrednovati prema različitim bodovnim ljestvicama, a pojedina pitanja mogu imati veći utjecaj na konačni rezultat.
Ako rezultat zadovoljava uvjete za negativnu ocjenu definirane u konfiguraciji, moguće je automatski poslati obavijest na unaprijed određenu e-mail adresu. Odgovorne osobe tako mogu pravodobno uočiti rezultate koji zahtijevaju dodatnu pažnju.
Sve ove parametre definira nabava prilikom implementacije.
Automatske obavijesti i praćenje rokova
Procjena dobavljača nije nužno jednokratan postupak. Podaci se s vremenom mijenjaju, pa je važno pratiti rokove ispunjavanja i valjanost prethodno dostavljenih upitnika.
SAQ modul omogućuje slanje automatskih e-mail obavijesti dobavljačima u različitim fazama procesa:
kada je dobavljač uključen u SAQ proces
nekoliko dana prije isteka roka za ispunjavanje upitnika
na dan isteka roka za ispunjavanje
nekoliko dana prije isteka valjanosti ispunjenog upitnika
na dan isteka valjanosti upitnika.
Rokovi za ispunjavanje i trajanje valjanosti upitnika mogu se konfigurirati prema potrebama organizacije. Tako se može definirati koliko vremena dobavljač ima za dostavu odgovora te koliko dugo ispunjeni upitnik vrijedi prije nego što je potrebno zatražiti novu procjenu.
Automatske obavijesti smanjuju potrebu za ručnim slanjem podsjetnika i olakšavaju pravodobno obnavljanje procjena.
Dobavljači koji ne ispune SAQ upitnik automatski neće moći sudjelovati na daljnim natječajima.
Što SAQ modul donosi nabavnom timu?
Povezivanjem navedenih funkcionalnosti u jedinstven proces, SAQ modul omogućuje bolju preglednost i jednostavnije upravljanje procjenama dobavljača.
Umjesto ručnog praćenja rokova i zasebnog izračunavanja rezultata, korisnici mogu na jednom mjestu pratiti status upitnika, pregledati ocjene, izdvojiti procjene koje zahtijevaju pažnju i izvesti podatke za daljnju analizu.
Automatizacija pritom ne zamjenjuje definiranje kriterija procjene, nego omogućuje da se jednom postavljena pravila dosljednije primjenjuju kroz proces.
Zanima vas kako bi SAQ modul mogao funkcionirati u vašoj organizaciji? Javite nam se za prezentaciju modula i upoznajte mogućnosti digitalizacije procjene dobavljača, uz prilagodbu pravila procjene, bodovanja i rokova vašim potrebama.
Novi HTML editor za profesionalniju komunikaciju
Komunikacija s dobavljačima važan je dio nabavnog procesa, a jasno oblikovane informacije olakšavaju razumijevanje zahtjeva i uvjeta sudjelovanja u natječaju.
U verziji 6.1 uveden je novi HTML editor za uređivanje poziva dobavljačima u RFx postupcima. Korisnicima omogućuje oblikovanje sadržaja izravno u tekstualnom polju.
Tekst je moguće formatirati, primjerice podebljati važne informacije, prilagoditi veličinu i boju fonta te dodati slike. Na taj način poziv dobavljačima može biti preglednije strukturiran, s jasno istaknutim informacijama koje su važne za sudjelovanje u postupku.
Unaprijeđeno ocjenjivanje dobavljača
Uz SAQ modul, verzija 6.1 donosi i poboljšanja postojeće funkcionalnosti ocjenjivanja dobavljača.
Korisnicima je omogućeno pokretanje ocjenjivanja i za dobavljače iz sekcije Moji dobavljači, odnosno za dobavljače koji su ručno uneseni u sustav.
Unaprijeđen je i postupak otvaranja obrasca za ocjenjivanje. Odabrani dobavljač sada se automatski postavlja u obrazac, čime se smanjuje potreba za ponovnim ručnim odabirom.
Korisnicima koji nisu ih nisu imali, postavljeni su standardizirani obrasci (na upit ih je moguće prilagoditi).
Funkcionalnost je trenutačno dostupna korisnicima koji imaju zahtjeve putem scenarija i imaju odgovarajuće ovlasti. Proširenje dostupnosti svim ostalim korisnicima planirano je za jednu od sljedećih verzija Ensolve.
Modul Računi – jednostavnije povezivanje i kontrola
Napravili smo i nekoliko praktičnih poboljšanja modula Računi, usmjerenih na lakše pronalaženje podataka i kontrolu povezivanja računa s pripadajućom dokumentacijom.
Dodana je opcija „Samo nepovezani”, koja omogućuje prikaz računa koji nisu povezani s narudžbenicom ili ugovorom. Korisnici tako mogu brže izdvojiti račune koje je potrebno provjeriti.
Poboljšan je i prikaz pri povezivanju računa s dobavljačima, sada je vidljiv OIB, što olakšava prepoznavanje odgovarajućeg dobavljača.
Dodatno je usklađen prikaz stupaca stavaka računa sa eRačunom radi jednostavnije usporedbe. Također na listi povezanih računa na ekranima ugovora, narudžbenica i dobavljača prikazani su iznosi bez PDV-a radi lakše usporedbe i kontrole.
Uz pregledniji filter odjela i ostale sitne dorade ovog modula, ove izmjene olakšavaju svakodnevnu obradu računa i provjeru njihove povezanosti s nabavnom dokumentacijom.
Ugovori – preglednije upravljanje i dodatna polja
U modulu Ugovori pojednostavljen je pristup pregledu i izmjeni ugovora. Uklonjena je ikona povećala i olovke na samom ugovoru, a uveden je gumb „Izmijeni/Pregledaj” u akcijama, koji omogućuje pristup odgovarajućoj radnji ovisno o ovlastima korisnika. Dakle ako korisnik ima mogućnost uređivanja ugovora, imat će gumb Izmijeni, ako ima samo ovlast pregleda ugovora, imat će gumb Pregledaj.
Gumb za izradu narudžbenice iz ugovora premješten je također sa ugovora među akcije, čime je popis ugovora pregledniji, a dostupne radnje logičnije organizirane.
Za potrebe korisnika koji rade s dokumentacijom javne nabave dodana su i polja „Klasa” i „Urudžbeni broj”. Podaci se mogu uključiti u Excel izvoz popisa ugovora, koristiti pri ispisu ugovornih obrazaca te pretraživati putem opće tražilice.
Projekti – personalizirani pregled
Korisnici sada desnim klikom na zaglavlju stupaca mogu prilagoditi prikaz stupaca na pregledu projekata ili sakriti one koji im nisu potrebni u svakodnevnom radu.
Sustav pamti odabrane postavke, pa se prilagođeni prikaz zadržava i pri ponovnom otvaranju ekrana. To omogućuje korisnicima da pregled projekata prilagode vlastitim potrebama i lakše se usredotoče na podatke koji su im najvažniji.
Još nekoliko praktičnih poboljšanja
Uz navedene novosti, Ensolva 6.1 donosi i niz manjih dorada koje dodatno olakšavaju svakodnevni rad.
Precizniji podsjetnici kod paralelnih odobravanja
Kod paralelnih odobravanja sustav sada šalje podsjetnike samo korisnicima koji još nisu izvršili svoju aktivnost. Time se smanjuje broj nepotrebnih obavijesti korisnicima koji su svoj dio postupka već završili.
Excel predložak za dobavljače dostupan kroz sve faze RFx postupka
Korisnici Portala kupca sada mogu preuzeti Excel predložak za dobavljače tijekom svih faza RFx-a direktno sa Web-pregleda RFx-a klikom na gumb Preuzmi predložak. Time je olakšan pristup predlošku ukoliko je korisnicima potreban za evidenciju, slanje e-mailom, kao radna tablica i slično.
Pregledniji Portal dobavljača
Naziv tab-a namijenjenog dodavanju priloga i dodatnih informacija promijenjen je u jasniji naziv koji bolje opisuje njegovu svrhu – Dodavanje priloga i dodatnih informacija za kupca. Time se dobavljačima olakšava snalaženje pri dodavanju potrebne dokumentacije u odnosu na prijašnji naziv – Unos dodatnih informacija i dodavanje priloga za kupca.
Bolji pregled internih narudžbenica
Korisnici Portala internih klijenata sada na formi zahtjeva mogu pregledati i povezane interne narudžbenice za koje je izrađen PDF dokument. Dokumentacija je tako dostupna izravno uz zahtjevu, bez potrebe za dodatnim traženjem na drugim mjestima.
Nastavljamo razvijati Ensolvu zajedno s korisnicima
Ensolva 6.1 donosi kombinaciju tehničkih optimizacija, funkcionalnih poboljšanja i novih mogućnosti za upravljanje dobavljačima. Od bržeg rada i fleksibilnijeg uređivanja poziva do automatizacije procjene dobavljača kroz SAQ modul, cilj je pojednostaviti procese koji čine svakodnevni rad nabave.
Posebno nam je važno da se razvoj sustava temelji na stvarnim potrebama korisnika. Njihovi prijedlozi, povratne informacije i iskustva pomažu nam prepoznati gdje je moguće ukloniti nepotrebne korake, unaprijediti preglednost i dodatno olakšati rad.
Nastavljamo razvijati Ensolvu kako bi pratila potrebe moderne nabave, uz nova poboljšanja i funkcionalnosti koje pripremamo za sljedeće verzije.
