Kako osigurati poštivanje pravilnika i zadanih procedura u nabavi?
Jednostavno rješenje je Scenario manager.
Ensolva Scenario manager je specijalizirani workflow za sektor nabave koji prati tijek aktivnosti svakog projekta u nabavi! Prednost je što poslovna organizacija nije primorana mijenjati svoj work flow, nego se Ensolva Scenario manager prilagođava postojećim pravilnicima i procedurama.
U svakoj poslovnoj organizaciji postoje interni pravilnici i procedure koje osiguravaju učinkovito poslovanje i usklađenost poslovnog društva, bez obzira bilo ono javnog ili privatnog karaktera.
Velik izazov je osigurati njihovo poštivanje. Zato se u tehnološki osviještenim tvrtkama sve češće uvode informacijski sustavi za upravljanje procedurama i pravilnicima za različite poslovne procese. Takva rješenja za procese u nabavi su rijetka i posjeduje ih tek nekolicina specijaliziranih rješenja za upravljanje nabavom.
Ensolva je bila među prvima.
Pravilnici definiraju zašto nešto napraviti (npr. kreiranje online aukcija), a procedure govore kako nešto napraviti (definiranje odobravatelja, aktivnosti i potrebnih koraka kao preduvjeta za kreiranje aukcije). Ta dva akta zajedno predstavljaju smjernice za poslovanje društva, smanjuju rizike te postavljaju standarde za mjerenje uspjeha.
Zašto je važno definirati pravilnike i procedure u nabavi
Nabava je bez iznimke u svakoj organizaciji posebno osjetljivo područje. Ona je ta koja stvara i odgovara za troškove! Zato je važno pomno definirati sve aktivnosti, promisliti do najsitnijeg detalja, s ciljem da nabava bude sektor koji stvara dodanu vrijednost krajnjim proizvodima i uslugama svoje tvrtke!
Bez pravilnika i procedura nabava bi se pretvorila u kaos. Ne tvrdim da bi tvrtka propala, ali svakodnevne obveze svodile bi se na improvizaciju i snalaženje u kaosu što je nažalost česta slika u nabavi.
Zamislite situaciju da se natječaji raspisuju po vlastitom nahođenju svakog nabavljača bez dogovorenog reda i pravila. Stvar bi vrlo brzo izmakla kontroli i troškovi bi se stvarali bez plana, cilja i nadzora. Koliko bi tek vremena zahtijevalo traženje dodatnih informacija poput toga tko je naručio, zašto, s kim se dogovorio…
Scenario manager nabavi i upravi donosi mir i olakšanje
Scenario manager jedna je od jedinstvenih funkcionalnosti koja Ensolvi daje značajnu prednost pred konkurencijom. Korisnicima omogućava definiranje svakog pa i najsitnijeg koračića u procesu nabave, uzima u obzir različite situacije, brine da se poštuje zadani redoslijed aktivnosti i tako osigurava poštivanje pravilnika i procedura.
Prednosti Scenario managera posebno su prepoznali i dobro iskoristili javni naručitelji koji su u njega implementirali zakonske propise, interne pravilnike i procedure te tako osigurali njihovo stopostotno poštivanje.
Uloga Scenario managera u projektima nabave
Odabir nabavnog scenarija prvi je korak koji poduzima nabavljač prilikom pokretanja nabavnog projekta. Scenariji (nabavne aktivnosti i njihov redoslijed) su različiti zavisno o nabavnim kategorijama ili vrsti nabave (informativni upit, prikupljanje ponuda ili online aukcije).
Sukladno odabranom scenariju odvijaju se sve aktivnosti na projektu.
- Sustav onemogućava prelazak iz jedne nabavne faze u drugu ako nisu zadovoljeni svi uvjeti definirani scenarijem. Primjerice, nemoguće je objaviti natječaj ako prije toga nadređena osoba to nije odobrila.
- Sukladno odabranom scenariju na nabavnom projektu osobama su dodijeljene uloge (voditelj projekta, izvršni direktor, nadzornik). U daljoj fazi projekta nabave sustav sam prepoznaje osobe po ulogama i sukladno tomu automatski komunicira s njima, obavještava ih o aktivnosti projekta ili traži njihovo odobravanje. Primjerice, posao se po završetku natječaja ne može dodijeliti ukoliko nadređena osoba nije prethodno odobrila tu aktivnost.
- Scenario manager osigurava potpunu transparentnost. Primjerice, osobe kojima je dodijeljena uloga na projektu mogu vidjeti tko je odobrio pojedinu aktivnost i kada.
- Svi članovi projekta imaju uvid u status aktivnosti projekta.
Kako u Ensolvi nastaje Vaš nabavni Scenario manager?
U Ensolvi je moguće definirati neograničen broj scenarija i prilagoditi aktivnosti vrsti i kategorijama nabave. Osnovni scenariji kreiraju se prilikom implementacije Ensolve u poslovnu organizaciju. Naknadno se uvijek mogu unijeti novi ili ažurirati postojeći.
Prije kreiranja scenarija u Ensolvi definirajte:
- Popis aktivnosti u nabavi i redoslijed njihova izvršavanja
- Projektne uloge i zaduženja za provedbu pojedine aktivnosti
- Potrebna odobravanja
- Osobe koje treba obavijestiti u određenom trenutku
- Uvjetna grananja u procesu koja ovise o odabiru korisnika
- Funkcionalnosti koje su zabranjene/nedostupne u određenom trenutku za određenog korisnika
Automatsko generiranje dokumenata
Javni naručitelji dužni su u nekoliko faza nabavnog natječaja izraditi različite tipove dokumenata. U tradicionalnom pristupu podaci se unose ručno u postojeće šprance pripremljenih u MS Word-u ili Excel-u. Nabavljači ih spremaju u mape na različitim računalima i potom različitim kanalima dostavljaju primateljima. Nema praćenja i kontinuiteta procesa na jednom mjestu.
U Ensolvi se zapisnici, odluke i narudžbenice kreiraju automatski u točno određenom trenutku, a svime upravlja Scenario manager.
Za svoje korisnike prilikom implementacije Ensolve definiramo obrasce dokumenata. U zadanom trenutku nabavljaču se automatski nudi opcija izrade dokumentacije koja se generira klikom na gumb i sprema unutar sustava. Scenario manager ne dozvoljava obavljanje sljedeće aktivnosti dok nije zadovoljena trenutačna.
Odlike Ensolva Scenario managera:
- Brine da zadaci i aktivnosti uvijek dođu do onih koji su zaduženi za njih.
- Onemogućava preskakanje propisanih koraka i aktivnosti.
- Osigurava da nadređeni u svakoj fazi nabave budu upoznati s događanjima.
- Svi članovi projekta imaju uvid u status aktivnosti.
- Rezultira velikim vremenskim uštedama.
- Svi dionici procesa su mirni jer ne moraju brinuti u mnoštvu sitnih koraka u nabavnom putovanju.
- Prilagođava se promjenama internih akata.
Scenario manager štedi vrijeme
Naši korisnici, posebice oni iz javnog sektora, kao veliku prednost Scenario managera istaknuli su velike vremenske uštede, čak do 70 posto. Prije implementacije Ensolve morali su dodatno provjeravati i ulagati više energije truda i vremena u dosljednost provođenja procedura i pravilnika.
Osim toga, automatsko generiranje službenih akata (Zapisnik o dodjeli posla, Zapisnik o otvaranju ponuda i sl.) minimaliziralo je mogućnost ljudske pogreške i značajno smanjilo vrijeme kreiranja i dostavljanja istih. Sjetite se samo na koje načine i kako prikupljate odobravanja svojih nadređenih…
Vrijeme je novac!
