Teško je govoriti o umjetnoj inteligenciji, a da se ne pitamo hoće li AI promijeniti način na koji radimo. Što se nabave tiče, odgovor već prilično jasan, a to je da sigurno hoće.
AI već sada može analizirati velike količine podataka, uspoređivati dokumente, prepoznavati obrasce, predlagati dobavljače i upozoravati na odstupanja. Prema istraživanju McKinseyja iz 2025., 40 % funkcija u nabavi obuhvaćenih istraživanjem već je implementiralo ili pilotiralo generativnu umjetnu inteligenciju.
Ali postoji jedna stvar o kojoj se govori nešto manje, a to je da AI može biti vrlo pametan, ali ako mu date neuredne podatke i neuređen proces, neće odjednom napraviti čuda. Upravo tu se vraćamo na nešto što možda nije toliko atraktivno kao umjetna inteligencija, ali je za nabavu i dalje ključno – dobar softver za upravljanje nabavom.
AI može pronaći odgovor. Ali prvo mora imati gdje tražiti.
Zamislimo da pitate AI: „Koji su naši dobavljači kojima ugovori istječu u sljedeća tri mjeseca i gdje imamo najveći rizik?”
Rekli bismo da je ovo vrlo jednostavno pitanje, ali što ako su ugovori spremljeni na nekoliko različitih mjesta? Što ako se dio podataka nalazi u Excel tablicama, dio u ERP-u, dio u e-mailovima, a dio u mapama kojima pristupa samo nekoliko ljudi? Što ako nemamo pouzdanu evidenciju svih ugovora?
AI tada nema problem zato što nije dovoljno pametan. Problem je što nema kvalitetan izvor podataka. To je jedna od važnih lekcija koju donosi ulazak AI-ja u nabavu: AI ne rješava nered u podacima, on ga može samo brže analizirati.
OECD među važnim izazovima primjene AI-ja u javnoj nabavi upravo navodi kvalitetu podataka, interoperabilnost sustava, nedostatak vještina te pitanja transparentnosti i odgovornosti. Drugim riječima, prije nego što nabavi damo AI, trebamo joj dati dobru podatkovnu osnovu.
Tu počinje uloga softvera za nabavu
Dobar softver za nabavu nije zamjena za AI i nije mu konkurencija. On je temelj na kojem AI može postati stvarno koristan.
Ako su zahtjevi, postupci nabave, ponude, dobavljači, ugovori, narudžbenice i računi povezani u jednom sustavu, organizacija dobiva nešto što je za AI iznimno vrijedno, strukturirane i povezane podatke.
Kada su podaci povezani, možemo početi postavljati puno zanimljivija pitanja, a ne samo „Koliko smo potrošili?” nego „Zašto smo potrošili toliko?”, umjesto „Koji dobavljač je najjeftiniji?” bit će „Koji dobavljač nam dugoročno donosi najveću vrijednost?” ; ili umjesto „Koliko imamo ugovora?” pitanje će biti „Na kojim ugovorima imamo najveća odstupanja između ugovorenih i realiziranih vrijednosti?”
Tu AI može napraviti veliku razliku.
Ne treba nam AI koji će donositi odluke umjesto nabave
Ponekad se o AI-ju govori kao da će uskoro sam voditi cijeli proces nabave, ali to se neće dogoditi. On može pronaći dobavljača, poslati upit, analizirati ponude, odabrati najbolju, naručiti robu, provjeriti račun i slično, što zvuči impresivno.
Ali u stvarnom poslovanju stvari ipak nisu tako jednostavne jer najbolja ponuda nije uvijek ona s najnižom cijenom.
Dobavljač s najnižom cijenom možda ima problema s rokovima isporuke. Drugi je možda skuplji, ali nikada ne kasni. Treći ima bolju kvalitetu, ali je financijski nestabilan. Četvrti je pouzdan, ali kompanija o njemu ima premalo podataka. To su odluke koje jednostavno zahtijevaju kontekst. I upravo zato ne treba težiti tome da AI zamijeni nabavljača. Treba ga osloboditi dijela posla koji mu ne bi trebao oduzimati vrijeme.
Što ako AI odradi ono što nabavljaču danas uzima sate?
Recimo da nabavljač želi analizirati potrošnju određene kategorije. Danas možda mora:
izvući podatke iz ERP-a
prebaciti ih u Excel
spojiti nekoliko tablica
provjeriti dobavljače
usporediti cijene
pronaći stare ugovore
provjeriti narudžbenice
tražiti račune
ručno povezivati podatke
tek onda početi analizirati što se zapravo događa.
AI može značajno ubrzati dio tog posla, ali samo ako su podaci dostupni i međusobno povezani. Ako nisu, AI nije čarobni štapić, nabavljač i dalje prvo mora pronaći podatke.
A upravo je to jedan od razloga zašto će kvalitetan softver za nabavu ostati važan i u svijetu u kojem AI postaje sve moćniji.
Softver rješava jedan problem. AI otvara drugi nivo.
Softver za nabavu prije svega treba pomoći organizaciji da uredi proces.
Da se zna:
tko je zatražio nabavu
što se nabavlja
tko odobrava zahtjev
koji je postupak proveden
koji su dobavljači sudjelovali
koje su ponude zaprimljene
zašto je odabrana određena ponuda
koji ugovor je sklopljen
koliko je ugovor realiziran
koje su narudžbenice izdane
koji su računi povezani s nabavom.
To možda nije najuzbudljiviji dio digitalizacije, ali upravo je to ono što stvara red.
A kada postoji red, AI dobiva prostor za ono u čemu je najbolji – analizu velikih količina informacija, pronalaženje obrazaca i davanje preporuka.
Primjer: AI upozorava, softver povezuje
Zamislimo da AI primijeti nešto neobično kao npr. cijena određene stavke kod jednog dobavljača porasla je 18 % u odnosu na prethodno razdoblje. To je korisna informacija, ali što dalje?
Ako imamo dobar sustav nabave, možemo odmah vidjeti:
prethodne narudžbenice
ugovor s dobavljačem
ugovorenu cijenu
realiziranu potrošnju
prethodne ponude
povezane račune
druge nabave iste kategorije.
Tada AI više nije samo alat koji kaže: „Nešto se promijenilo.” On može pomoći da razumijemo što se promijenilo, koliko nas to košta i gdje trebamo reagirati.
A odluka i dalje ostaje na nabavi. To je puno realniji i, po našem mišljenju, puno korisniji model primjene AI-ja.
Ista stvar vrijedi i za ugovore
Jedan od konkretnih primjera koje navodi McKinsey pokazuje koliko AI može biti koristan kada radi s poslovnim podacima.
U jednom slučaju velika farmaceutska kompanija koristila je AI za usporedbu računa i ugovora te identificirala više od 10 milijuna dolara potencijalno izgubljene vrijednosti. To je izvrstan primjer. Ali zamislimo koliko je teško napraviti takvu analizu ako kompanija nema centralnu evidenciju ugovora i računa. AI ne može usporediti dokumente za koje ne zna da postoje. Ne može povezati račun s ugovorom ako ta veza nije zabilježena. Ne može upozoriti na odstupanje ako nema informaciju što je ugovoreno.
Digitalizacija procesa zato nije suprotna AI-ju. Ona je njegov preduvjet.
A što je s ljudskim faktorom?
Tu dolazimo do dijela koji se često izgubi u pričama o tehnologiji. Nabava nije samo skup podataka. To su i odnosi s dobavljačima, pregovori, procjena rizika, razumijevanje poslovanja i iskustvo.
Nabavljač može znati da je određeni dobavljač prije dvije godine spasio kompaniju kada je konkurencija imala problem s isporukama. Može znati da je neki dobavljač formalno odličan na papiru, ali u praksi nije pouzdan. Može znati da određena cijena nije realno usporediva s drugom jer se iza nje kriju različiti uvjeti. To su informacije koje nije uvijek moguće svesti na jednu tablicu. Zato najbolji scenarij nije AI umjesto nabavljača.
Najbolji scenarij je: AI + kvalitetni podaci + digitalizirani proces + iskustvo nabavljača.
Hoće li onda softver za nabavu postati manje važan?
Vjerojatno upravo suprotno. Što AI bude sposobniji, to će kvalitetna podatkovna osnova biti važnija. Možemo to usporediti s automobilom. AI je poput vrlo naprednog sustava pomoći vozaču. Može prepoznati situaciju, upozoriti na problem i pomoći u donošenju odluke. Ali ako automobil nema dobre senzore, sustavi nisu povezani ili su podaci netočni, ni najbolji algoritam neće puno pomoći. Isto je i u nabavi. AI je moćan alat. Softver je infrastruktura. Nabavljač je onaj koji donosi odluku.
Zato budućnost nabave nije „AI ili softver”
To nije izbor između dvije tehnologije. Pravo pitanje je: Kako ih povezati?
Softver treba osigurati da se nabavni proces odvija strukturirano i da su ključne informacije dostupne na jednom mjestu. AI onda može pomoći da se iz tih informacija izvuče ono što čovjek možda ne bi vidio dovoljno brzo. A nabavljač odlučuje što ta informacija znači za poslovanje.
To je model u kojem tehnologija ne zamjenjuje čovjeka, nego mu daje bolju osnovu za odluku.
I možda je upravo to najvažnija promjena koja nas čeka
Nabavljač budućnosti neće nužno biti osoba koja zna najviše Excel formula. Neće biti ni osoba koja može ručno usporediti najveći broj ponuda. I neće nužno biti osoba koja zna najbolje koristiti svaki novi AI alat. Bit će osoba koja zna postaviti pravo pitanje, razumjeti podatke i donijeti dobru odluku.
A da bi to mogla, mora imati kvalitetne podatke, uređen proces i sustav koji joj omogućuje da vidi cijelu sliku. Zato pitanje budućnosti nije: „Treba li nam AI ako već imamo softver za nabavu?” Niti: „Treba li nam softver ako imamo AI?” Pravo pitanje je: „Imamo li dovoljno dobro uređenu nabavu da AI može napraviti ono što od njega očekujemo?” Ako je odgovor da – AI može postati jedan od najvrjednijih alata koje nabava ima. Ako nije – možda je prvi korak ipak malo manje spektakularan. Urediti podatke. Povezati procese. Digitalizirati nabavu. A onda pustiti AI da napravi ono u čemu je najbolji.
Jer cilj nije da umjetna inteligencija donosi više odluka umjesto nabave. Cilj je da nabava donosi bolje odluke – uz pomoć umjetne inteligencije.
