Case study: Nabava Zračne luke Pula s Ensolvom je dobila krila

Primjena sustava za nabavu u Zračnoj luci Pula

Međunarodna Zračna luka Pula jedna je od 9 zračnih luka u Republici Hrvatskoj. Povezuje Istru s 21 zemljom, 67 destinacija i surađuje s 35 zrakoplovnih kompanija. Značajan rast prometa bilježi početkom 2000. godine kada broj putnika raste u prosjeku za 40 posto godišnje.

Povećanje broja putnika odrazilo se i na povećanje opsega nabave, no Odjel nabave u ZLP-u oformljen je 2015. godine te je bilo potrebno izraditi niz internih procedura i pravilnika. Služba nabave imala je punu podršku Uprave koja je orijentirana prema novom, s ciljem pružanja što bolje i kvalitetnije usluge svojim internim korisnicima i dobivanja najbolje vrijednosti za uloženi novac na tržištu nabave.

Voditeljica nabave, Daniela Banković kao najslikovitiji primjer unapređenja nabave digitalnom transformacijom izdvojila je pripremu statističkog izvješća Upravi za sve jednostavne i javne nabave po kategorijama robe, usluge i radovi koje su obvezni predati Ministarstvu gospodarstva – Upravi za politiku javne nabave do kraja ožujka svake godine za prethodnu poslovnu godinu.

Prije Ensolve to je podrazumijevalo odlazak u računovodstvo i iz svakog registratora izvlačenje svakog pojedinog računa te računanja koliko je potrošeno. Bio je to FIZIČKI posao. Kako bismo olakšali posao uveli smo praksu da svaki petak tijekom godine uzimamo sve račune i upisujemo ručno po stavkama iznose u Plan nabave. To nam je olakšalo, ali putem Ensolve promjena je drastična. Digitalizacija je korak iznad.

Važno je spomenuti i pripremu narudžbenica čiji se broj kontinuirano povećavao, a i dalje su ispisivane ručno u klasičnom bloku za narudžbenice ili u Excel tablicama.

Radi ubrzanja i lakšeg praćenja procesa  kreirala sam Excel obrazac narudžbenice u koji sam unosila podatke  iz ponuda i onda printala po tri primjerka – jedan za dobavljača, jedan za računovodstvo, jedan za našu pohranu. Sada ih popunjavamo 90% brže, povezane su s Planom nabave i direktno ih iz sustava šaljemo gospodarskim subjektima.

U suradnji s nabavnim profesionalcima ZLP-a izradili smo Studiju slučaja u kojoj smo analizirali cjelokupni proces implementacije od ciljeva preko izazova do postignutih rezultata.

Ciljevi digitalizacije jednostavne nabave:

1. Pojednostavnjenje procesa u nabavi i koncentracija na core business
2. Pregled nad svim aktivnostima u jednostavnoj nabavi i učinkovitiji document control
3. Centralizacija nabave
4. Poboljšanje odnosa s dobavljačima
5. Učinkovitiji prijenos informacija i kontrola procesa nabave u Društvu

Rezultati digitalizacije jednostavne nabave:

1. Postignute su uštede u vremenu u nekim aktivnostima i do 100% (Priprema godišnjeg statističkog izvješća)!
2. Poboljšan je protok informacija i ubrzano donošenje odluka.
3. Nabava je podignuta na stratešku razinu.
4. Ubrzan je proces automatizacijom svih aktivnosti u jednostavnoj nabavi.

Planovi dalje digitalizacije:

Prvi sljedeći korak je uvođenje online Zahtjevnica za nabavu koje se sada još uvijek nabavi dostavljaju u papirnatom obliku te potpuna digitalizacija interne i eksterne komunikacije među svim sudionicima nabavnih procesa.

Tijek naše suradnje od prvog dana do danas, izazovi i planovi za budućnost detaljno su ispričani u Studiji slučaja: Ensolva je jednostavnoj nabavi ZLP-a dala krila.

Studiju slučaja pročitaj OVDJE!