Zašto nabava osim ERP-a treba i specijalizirano rješenje?
U ovom blogu istražujemo zašto ERP sustav ne može podržati sve aktivnosti u nabavnom procesu.
Još uvijek mnoge tvrtke koriste ERP kao sustav za podršku svom procesu nabave. Za iole zahtjevniji nabavni zadatak taj modul je nedostatan. Zato svakodnevno susrećemo frustrirane nabavljače od kojih se očekuje puno, a osigurano im je malo. Oni ulažu energiju kombinirajući dostupne alate (ERP, Excel i e-mail) kako bi optimizirali poslovne procese u svojoj oblasti. Dodatni problem stvara im nerazumijevanje u poslovnom okruženju jer često nailaze na pitanje zašto uopće razmišljati o rješenju za nabavu kad postoji modul za nabavu u ERP-u. Razumljivo je da osobe koje ne rade nabavu, ne mogu ni razumjeti njegovu kompleksnost. A s obzirom na sve podatke o troškovima, dobavljačima, specifikacijama i zalihama koji su dostupni u ERP-u, razmišljanje da je nabava proširenje ERP sustava sasvim je logično. Ali, to rijetko tako funkcionira u praksi. Evo i zašto!
ERP nije dizajniran za specijalizirane poslovne procese poput nabave
ERP sustav ključan je za postizanje ciljeva učinkovitosti poslovnih procesa i za koordinaciju između poslovnih funkcija na razini poslovne organizacije. Osnovna zadaća ERP-a je integracija svih poslovnih funkcija u jednu platformu (financije, HR, odnose s kupcima, upravljanje lancem opskrbe, itd.). Nasuprot tomu, nabava je kompleksan proces prepun detalja i finesa koji zahtijeva kompromis fleksibilnosti i timskog rada što nadilazi funkcionalnosti dostupne u tipičnom ERP-u. Pogotovo u sadašnjem kontekstu u kojem su lanci opskrbe poremećeni, a tvrtke teže stabilizaciji i rastu u vrlo izazovnom okruženju.
10 razloga zašto nabava ne može efikasno raditi u ERP sustavu
ERP je jedan paket za cijelu organizaciju, nije specijaliziran za posebne procese
Obuhvaća sve poslovne procese unutar tvrtke s ciljem povezivanja u jedinstvenu cjelinu. Ne olakšava život profesionalcima koji poput nabavljača obavljaju zadatke u specifičnim poslovnim područjima.
ERP stavlja naglasak na financije i računovodstvo
Nabavu doživljava kao popratnu administrativnu aktivnost, a ne stratešku funkciju. Nabava je u ERP-u sporedni modul koji pomaže financijama i zanemaruje sve ono što prethodi računu (zahtjevi, RFx, RFi, RFq, aukcije, analize, odobravanja, specifikacije…). Račun je tek posljednja faza nabave.
Ne automatizira specifične procese nabave poput P2P, P2S, e-aukcije i RFI/RFQ
Nabava u ERP-u je još uvijek postavljena po načelima „old school“ načina razmišljanja. Prije samog završnog transakcijskog postupka odvija se niz specifičnih aktivnosti s različitim scenarijima, mnoštvom interne i eksterne komunikacije, pregovaračkih postupaka, odobravanja, istraživanja…
ERP nema opciju praćenja KPI-eva u nabavi
Nabava postavlja specifične KPI-eve, od pregleda potrošnje i usklađenosti s propisima do upravljanja odnosima s dobavljačima i ROI-a. Njih je nemoguće pratiti u tipičnom ERP-u.
Podaci s ponuda u ERP se unose ručno
Rješenja za e-nabavu automatiziraju ovaj proces i omogućavaju dobavljačima da ponude unose online u web formatu. Podaci se dalje obrađuju i distribuiraju kroz sustav se do narudžbenica i ugovora.
ERP ne nudi opcije za upravljanje dobavljačima
Izgradnja otpornosti i agilnosti lanca opskrbe zahtijeva od nabave rigoroznije procjene dobavljača. ERP nema ažuriranu bazu dobavljača. Nema ni specijalizirani web portal dobavljača s opcijama za samostalnu registraciju, odobravanja, ažuriranje podataka, prilaganje certifikata, sudjelovanje na natječajima i aukcijama, prilaganje ponuda te razmjenu poruka i informacija izravno kroz sustav.
ERP se ne razvija u usko specijaliziranim područjima
Nabava se sve više razvija u područjima kao što su upravljanje kategorijama, upravljanje rizikom dobavljača, strateška nabava, analitika potrošnje, upravljanje ugovorima i upravljanje troškovima. Specijalizirana rješenja za nabavu su fleksibilna i rješavaju specifične potrebe timova za nabavu.
Neizravni (Maverick) troškovi u ERP-u prolaze ispod radara
ERP sustavi još uvijek nemaju mogućnosti upravljanja različitim vrstama troškova. Razmislite imaju li svi zaposlenici koji nabavljaju bilo kakvu robu ili usluge pristup ERP sustavu? Vjerojatno ne. Ali svima njima nešto treba. Ako nemaju pristup, pronalaze rješenje koje rezultira nultom vidljivošću troškova.
ERP ne omogućava praćenje troškova po različitim kategorijama u stvarnom vremenu
S ERP-om nemate jedinstven pogled na obrasce potrošnje u organizacijama, kategorijama, regijama, dobavljačima, popisu materijala, itd. u stvarnom vremenu.
ERP nema fleksibilna podešavanja nadzora nad ugovorima
Specijalizirano rješenje za nabavu ima centraliziran arhiv ugovora kojem se može lako pristupiti pomoću jednostavnog pretraživanja. Podržava kreiranje ugovora i izradu ugovora uz podršku predložaka, ima mogućnost konfiguriranja upozorenja za ključne točke ugovora i anekse ugovore.
Digitalna transformacija je put do operativne učinkovitosti nabave
Da nabava treba nešto više osim ERP-a potvrdilo je i nedavno Deloitteovo međunarodno istraživanje među glavnim direktorima za nabavu u 2021. godini koje je pokazalo da čak 48 % ispitanika smatra digitalnu transformaciju nabave jednim od top tri prioriteta.
Implementacija specijaliziranog sustava za nabavu doprinijet će pokretanju operativne učinkovitosti i društveno odgovornom poslovanju. Također, povećat će razinu transparentnosti, uštedjeti vrijeme, povećati vidljivost potrošnje i kvalitetu analitike te u konačnici donijeti financijske uštede i nove vrijednosti cijeloj organizaciji.
