Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Zašto nabava osim ERP-a treba i specijalizirano rješenje?

Zašto nabava osim ERP-a treba i specijalizirano rješenje?

U ovom blogu istražujemo zašto ERP sustav ne može podržati sve aktivnosti u nabavnom procesu.

Još uvijek mnoge tvrtke koriste ERP kao sustav za podršku svom procesu nabave. Za iole zahtjevniji nabavni zadatak taj modul je nedostatan. Zato svakodnevno susrećemo frustrirane nabavljače od kojih se očekuje puno, a osigurano im je malo. Oni ulažu energiju kombinirajući dostupne alate (ERP, Excel i e-mail) kako bi optimizirali poslovne procese u svojoj oblasti. Dodatni problem stvara im nerazumijevanje u poslovnom okruženju jer često nailaze na pitanje zašto uopće razmišljati o rješenju za nabavu kad postoji modul za nabavu u ERP-u. Razumljivo je da osobe koje ne rade nabavu, ne mogu ni razumjeti njegovu kompleksnost. A s obzirom na sve podatke o troškovima, dobavljačima, specifikacijama i zalihama koji su dostupni u ERP-u, razmišljanje da je nabava proširenje ERP sustava sasvim je logično. Ali, to rijetko tako funkcionira u praksi. Evo i zašto!

ERP nije dizajniran za specijalizirane poslovne procese poput nabave

ERP sustav ključan je za postizanje ciljeva učinkovitosti poslovnih procesa i za koordinaciju između poslovnih funkcija na razini poslovne organizacije. Osnovna zadaća ERP-a je integracija svih poslovnih funkcija u jednu platformu (financije, HR, odnose s kupcima, upravljanje lancem opskrbe, itd.). Nasuprot tomu, nabava je kompleksan proces prepun detalja i finesa koji zahtijeva kompromis fleksibilnosti i timskog rada što nadilazi funkcionalnosti dostupne u tipičnom ERP-u. Pogotovo u sadašnjem kontekstu u kojem su lanci opskrbe poremećeni, a tvrtke teže stabilizaciji i rastu u vrlo izazovnom okruženju.

10 razloga zašto nabava ne može efikasno raditi u ERP sustavu

ERP je jedan paket za cijelu organizaciju, nije specijaliziran za posebne procese

Obuhvaća sve poslovne procese unutar tvrtke s ciljem povezivanja u jedinstvenu cjelinu. Ne olakšava život profesionalcima koji poput nabavljača obavljaju zadatke u specifičnim poslovnim područjima.

ERP stavlja naglasak na financije i računovodstvo

Nabavu doživljava kao popratnu administrativnu aktivnost, a ne stratešku funkciju. Nabava je u ERP-u sporedni modul koji pomaže financijama i zanemaruje sve ono što prethodi računu (zahtjevi, RFx, RFi, RFq, aukcije, analize, odobravanja, specifikacije…). Račun je tek posljednja faza nabave.

Ne automatizira specifične procese nabave poput P2P, P2S, e-aukcije i RFI/RFQ

Nabava u ERP-u je još uvijek postavljena po načelima „old school“ načina razmišljanja. Prije samog završnog transakcijskog postupka odvija se niz specifičnih aktivnosti s različitim scenarijima, mnoštvom interne i eksterne komunikacije, pregovaračkih postupaka, odobravanja, istraživanja…

ERP nema opciju praćenja KPI-eva u nabavi

Nabava postavlja specifične KPI-eve, od pregleda potrošnje i usklađenosti s propisima do upravljanja odnosima s dobavljačima i ROI-a. Njih je nemoguće pratiti u tipičnom ERP-u.

Podaci s ponuda u ERP se unose ručno

Rješenja za e-nabavu automatiziraju ovaj proces i omogućavaju dobavljačima da ponude unose online u web formatu. Podaci se dalje obrađuju i distribuiraju kroz sustav se do narudžbenica i ugovora.

ERP ne nudi opcije za upravljanje dobavljačima

Izgradnja otpornosti i agilnosti lanca opskrbe zahtijeva od nabave rigoroznije procjene dobavljača. ERP nema ažuriranu bazu dobavljača. Nema ni specijalizirani web portal dobavljača s opcijama za samostalnu registraciju, odobravanja, ažuriranje podataka, prilaganje certifikata, sudjelovanje na natječajima i aukcijama, prilaganje ponuda te razmjenu poruka i informacija izravno kroz sustav.

ERP se ne razvija u usko specijaliziranim područjima

Nabava se sve više razvija u područjima kao što su upravljanje kategorijama, upravljanje rizikom dobavljača, strateška nabava, analitika potrošnje, upravljanje ugovorima i upravljanje troškovima. Specijalizirana rješenja za nabavu su fleksibilna i rješavaju specifične potrebe timova za nabavu.

Neizravni (Maverick) troškovi u ERP-u prolaze ispod radara

ERP sustavi još uvijek nemaju mogućnosti upravljanja različitim vrstama troškova. Razmislite imaju li svi zaposlenici koji nabavljaju bilo kakvu robu ili usluge pristup ERP sustavu? Vjerojatno ne. Ali svima njima nešto treba. Ako nemaju pristup, pronalaze rješenje koje rezultira nultom vidljivošću troškova.

ERP ne omogućava praćenje troškova po različitim kategorijama u stvarnom vremenu

S ERP-om nemate jedinstven pogled na obrasce potrošnje u organizacijama, kategorijama, regijama, dobavljačima, popisu materijala, itd. u stvarnom vremenu.

ERP nema fleksibilna podešavanja nadzora nad ugovorima

Specijalizirano rješenje za nabavu ima centraliziran arhiv ugovora kojem se može lako pristupiti pomoću jednostavnog pretraživanja. Podržava kreiranje ugovora i izradu ugovora uz podršku predložaka, ima mogućnost konfiguriranja upozorenja za ključne točke ugovora i anekse ugovore.

Digitalna transformacija je put do operativne učinkovitosti nabave

Da nabava treba nešto više osim ERP-a potvrdilo je i nedavno Deloitteovo međunarodno istraživanje među glavnim direktorima za nabavu u 2021. godini koje je pokazalo da čak 48 % ispitanika smatra digitalnu transformaciju nabave jednim od top tri prioriteta.

Implementacija specijaliziranog sustava za nabavu doprinijet će pokretanju operativne učinkovitosti i društveno odgovornom poslovanju. Također, povećat će razinu transparentnosti, uštedjeti vrijeme, povećati vidljivost potrošnje i kvalitetu analitike te u konačnici donijeti financijske uštede i nove vrijednosti cijeloj organizaciji.

Rješenja temeljena na oblaku jednostavna su za implementaciju i pružaju brz povrat ulaganja. Za razliku od ERP-a, sustav za nabavu implementira u se u roku od nekoliko mjeseci umjesto godina.

Povrat ulaganja je gotovo trenutačan. S tim da je početni trošak sustava za nabavu samo djelić cijene ERP-a.

Provjerite Ensolva rješenje i pogledajte kako vam možemo pomoći da razmišljate izvan ERP-a i pronađete najbolje rješenje za nabavu koje odgovara vašim poslovnim potrebama.

PODIJELI OVU PRIČU

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Pokrenite svoj posao

Transparentno upravljanje troškovima jednostavne nabave sa sustavom nabave