Promišljeno i dobro strateški osmišljeno upravljanje procesom nabave ključno je za smanjenje troškova, poboljšanje transparentnosti i bolje usklađenosti sa svim drugim područjima poslovanja tvrtke. Upravo je baš kontrola troškova jedan od najvećih izazova za nabavu jer to je ono što se pred nju stavlja kao zadatak u većini slučajeva. Nabava se često susreće sa tzv. Maverick Spend-om, to su u prijevodu nekontrolirane nabavne aktivnosti koje zaobilaze standardne postupke i pravila nabave. Većina direktora tvrtki nije ni svjesno koliko zapravo novca odlazi na ovakve troškove. Predložit ćemo neke korake koje možete poduzeti kako biste kontrolirali i spriječili Maverick Spend kako bi novac Vaše tvrtke išao na prava mjesta, a Vi bili neopterećeni.
- Edukacija cijele tvrtke o postupcima nabave
Edukacija zaposlenika o politikama i postupcima nabave vrlo je važna je za sprječavanje Maverick Spend-a. Ljudi često nisu ni svjesni da stvaraju problem jer ono što je njima ‘samo’, nabavi je obično puno više. A znamo da se ljudi ne mogu ponašati u skladu s nečime sa čime nisu upoznati ili ne znaju. Zato organizirajte internu edukaciju kako biste podigli svijest o važnosti pridržavanja postupaka nabave, odobravanju zahtjeva i suradnji s odjelom nabave. Istaknite koje su posljedice nekontroliranog trošenja kao što su financijski gubitci i pravni problemi. To će pomoći zaposlenicima da razumiju postupke nabave i donose promišljene odluke prilikom trošenja sredstava tvrtke.
- Jasno uspostavljen tijek odobravanja u nabavnom procesu
Uspostavite jasan postupak odobravanja zahtjeva za nabavu kako biste spriječili neovlašteno trošenje. Definirajte uloge i odgovornosti u procesu odobravanja, postavite limite odobravanja ovisno o vrijednosti i vrsti nabavke te osigurajte transparentnost. Jasan postupak odobravanja dat će zaposlenicima jedan ‘okvir’ pa će samim time svatko za sebe dobro promisliti prije nego pošalje neki zahtjev. Iskomunicirajte postupak sa svim zaposlenicima kako bi bili upoznati s pravilima.
- Implementacija tehnoloških rješenja
Implementirajte softver za nabavu, kao što je naše programsko rješenje za procese nabave Ensolva, koji omogućuje praćenje i nadzor nabavnih aktivnosti. S takvim softverom vrlo lako možete doći do izvještaja o potrošnji, prati trendove troškova, utvrditi nepravilnosti te dobiti jasniju sliku o nabavi Vaše tvrtke. Ovi podaci pomoći će Vam vdjeti gdje se događa Maverick Spend i omogućiti u skladu s time pravovremeno poduzimanje koraka za sprječavanje daljnjeg neovlaštenog trošenja. Softver za nabavu također olakšava praćenje nabavnih postupaka, automatizaciju postupka odobravanja i poboljšanje općeg upravljanja nabavom.
- Kvalitetnija suradnja s dobavljačima
Ostvarite bolju suradnju s dobavljačima kako biste postigli bolje uvjete i time smanjili nekontrolirane troškove. Redovito i otvoreno komunicirajte s dobavljačima o ciljevima nabave, očekivanjima i pravilima kojih se trebaju pridržavati. Ovakva suradnja dat će Vam veću mogućnost pregovaranja povoljnijih uvjeta nabave, većih popusta i bolje usklađenosti s Vašim standardima.
- Kontinuirano praćenje i evaluacija
Kontrola i sprječavanje Maverick Spend-a nije jednostavan zadatak i teško je to postići ‘preko noći’. Potrebno je redovito pratiti i evaluirati rezultate nabavnih procesa kako biste vidjeli ako se pojave novi slučajevi nekontroliranog trošenja. Analizirajte podatke o troškovima, pratite trendove i slabosti te prilagodite strategiju. Kontinuirano praćenje omogućuje vam pravovremeno reagiranje na nove slučajeve nekontroliranog trošenja i optimizaciju procesa nabave.
Kontrola i sprječavanje nepotrebnih troškova ključni su za reguliranje troškova, transparentnosti i bolje efikasnosti procesa nabave. Edukacija zaposlenika, jasan postupak odobravanja, implementacija tehnoloških rješenja, bolja suradnja s dobavljačima te kontinuirano praćenje i evaluacija pomoći će vam u sprječavanju nekontroliranog trošenja i ostvarivanju maksimalnog potencijala Vaše nabave.
Ne dozvolite da vaša tvrtka gubi zbog nekontroliranih nabavnih troškova, slobodno nas kontaktirajte i provjerite zašto je Ensolva idealno rješenje za vašu nabavu!
