Poznato je da je učinkovita nabava ključan faktor za profitabilnost tvrtke. Ali kako zapravo znamo da je nabava učinkovita? Definitivno se ne možemo osloniti na procjenu „od oka“ ili intuiciju, moramo imati precizne podatke kako bismo mogli govoriti o razini učinkovitosti. Stoga pitanje koje se postavlja je – kako precizno mjeriti uspjeh i učinkovitost nabave?
Ova mjerenja su zaista važna jer nam omogućuju optimizaciju procesa, uočavanje manjkavosti ili slabosti te poboljšanje cjelokupnog poslovanja. U ovom blogu istražit ćemo koje su ključne metrike i metode za mjerenje učinka nabave te mogu li se uopće egzaktno mjeriti.
Sedam primjera mjerenja učinkovitosti i uspjeha nabave
- Mjerenje ušteda
Jedan od osnovnih načina mjerenja uspješnosti nabave je praćenje ušteda. Ovim mjerenjem ustvari zaključujemo koliko je nabava uspjela smanjiti troškove kroz pregovore, optimizaciju količina, korištenje alternativnih dobavljača itd. Ovaj podatak je vrlo lako mjerljiv, posebno uz softverska rješenja za nabavu koja nude analitiku. Važno je napomenuti da uštede ne pratite samo kroz smanjenje cijena. Obratite pažnju i na poboljšanje kvalitete, smanjenje otpada i optimizaciju logistike.
- Mjerenje vremena jednog ciklusa nabave
Ovim mjerenem zapravo mjerite vrijeme koje je potrebno od trenutka kad je zahtjev za nabavu zaprimljen do trenutka isporuke. Kraći ciklusi obično znače veću učinkovitost i bolju kontrolu nad zalihama. Korisno bi bilo imati podatke koliko druge tvrtke u industriji troše vremena na nabavu određenih proizvoda i usluga. Tako biste imali referentni okvir za usporedbu. Ovi podaci se isto tako, kao i podaci o uštedama, mogu lako dobiti pomoću softvera za nabavu. Tamo se jasno vide datumi zahtjeva, trajanje natječaja, datum narudžbenice i slično.
- Mjerenje učinkovitosti dobavljača
Ova metrika prati izvedbu vaših dobavljača u pogledu točnosti isporuke, kvalitete proizvoda i ispunjavanju ugovorenih uvjeta. Kako ovo mjeriti? Jednostavno uvedite anketne upitnike za dobavljače i check listu za nabavu. Dobavljači će u upitnicima dati odgovore na konkretna pitanja o svom poslovanju, a nabava će davati ocjene njihovih odgovora. Primjer je Ensolva SAQ upitnik za ocjenjivanje dobavljača. U to isto uključite konkretne podatke koje smo naveli na početku, temeljene na dosadašnjoj suradnji. Na kraju kvalitativne podatke kvantificirajte ocjenama.
- Mjernje razine i rotacije zaliha
Mjerenje razine zaliha i brzine rotacije zaliha pomaže u optimizaciji skladišnih kapaciteta i smanjenju troškova vezanih uz zalihe. Optimalno stanje zaliha postiže se praćenjem ključnih pokazatelja poput brzine rotacije zaliha, prosječnog trajanja zaliha i točnosti prognoze potražnje. Uvedite just-in-time metode i koristite digitalne alate za praćenje zaliha u stvarnom vremenu. Tako konstantno mjerite stanje zaliha i time zapravo optimizirajte rotaciju zaliha.
- Mjerenje broja završenih narudžbi po djelatniku
Ova metrika mjeri koliko je narudžbi jedan djelatnik uspio obraditi u određenom razdoblju. Povećanje broja završenih narudžbi uz istovremeno održavanje kvalitete pokazuje dobru učinkovitost djelatnika. Ako jedan djelatnik obrađuje 100 narudžbi mjesečno, a prosjek u industriji je 80 narudžbi, taj djelatnik znači radi iznadprosječno. Ove podatke isto možete najjednostavnije dobiti koristeći softver za nabavu gdje se vrlo lako pretraži broj nabavnih projekata po djelatniku.
- Mjerenje točnosti prognoze i planiranja zaliha
Točnost planiranja i prognoziranja su pola posla za uspješnu nabavu. Ako nabava može točno predvidjeti potrebe za zalihama, to smanjuje rizik od prekomjernih ili nedovoljnih zaliha. Na primjer, ako prognoza potreba za sirovinama za idući kvartal odstupa samo 2% od stvarne potrošnje, to pokazuje visoku razinu stručnosti u planiranju. Ovdje do izražaja dolaze analitičke vještine djelatnika u nabavi. Naravno, koristeći analitičke alate i podatke prošlih nabava, možete precizno planirati i prognozirati potrebe, ali i izmjeriti točnost pojedinog djelatnika u ovom području.
- Mjerenje razine zadovoljstva internih korisnika
Interni korisnici, poput odjela proizvodnje ili prodaje, često su krajnji korisnici nabavljenih proizvoda i usluga. Njihovo zadovoljstvo može se mjeriti kroz ankete ili povratne informacije. Ako visoki postotak internih korisnika ocjenjuje nabavni tim s visokim ocjenama u anketama o zadovoljstvu, to je jasan pokazatelj njihove učinkovitosti. Redovito provodite ankete o zadovoljstvu korisnika i koristite rezultate za daljnje poboljšanje procesa.
Kako Vam tu može pomoći softver za nabavu
Mjerenje učinka nabave i djelatnika u nabavi ključan je korak prema poboljšanju operativne učinkovitosti i postizanju strateških ciljeva tvrtke. Važno je prije svega utvrditi kriterije, metode mjerenja i mjerne instrumente.
U većini mjerenja posao olakšava softver za nabavu kao što i mi u Ensolvi nudimo modul Analiza i izvještaji za detaljne analitičke podatke. Iako i korištenje softvera bez tog modula nudi svojevrsnu analizu s obzirom da se svi podaci bilježe i ništa ne prolazi „ispod radara“. Kada imate jasan sustav kriterija i mjerenja, kontinuirano ćete dobivati podatke koje je važno stavljati u redovite izvještaje. Ti izvještaji će također biti odličan temelj za sve buduće analize i mjerenja.
Zaključak
Postoji mnogo varijabli i mogućnosti mjerenja učinka nabave, mi smo naveli samo neke od primjera kako bismo istaknuli važnost evaluacije nabave. Osim što će Vam ovo osigurati maksimalno iskorišten potencijal nabave, pomoći će Vam i u utemeljivanju sustava nagrađivanja za djelatnike u nabavi. Tako ćete motivirati zaposlenike, a iz Vaše nabave dobiti najviše moguće!
