Danas je postalo nezamislivo išta raditi bez tehnologije pa tako i nabavu. Iako se u našoj državi još uvijek u priličnom broju institucija i tvrtki koriste papirologija i ručni procesi, kroz nekoliko godina to će se vjerojatno dosta promijeniti. Tradicionalna nabava puna papirologije i manualnih procesa vrlo je zamorna i vremenski zahtjevna, zato sve više tvrtki počinje sa e-nabavnom strategijom. E-Strategija nabave omogućuje tvrtkama poboljšavanje svojih nabavnih procesa digitalnim alatima čime postaju efikasnije i smanjuju troškove. Opisat ćemo vam kako ju možete uspješno implementirati u nekoliko koraka.
- Najprije procijenite kakvi su vaši sadašnji nabavni procesi
Prvi korak, prije nego krenete s promjenama, je dobra procijena vaše sadašnje nabave. Evidentirajte koje su ‘bolne točke’, što smatrate najvećim problemom, koje su najčešće prepreke i slično. Također, razgovarajte sa svima drugima koji su uključeni u nabavu kako biste dobili njihove povratne informacije i prijedloge za poboljšanje. Ovaj korak je najteži s obzirom da informacije morate prikupiti koristeći se dosadašnjim tradicionalnim procesima, ali vrijedi vremena i truda jer će vam to pojednostaviti i skratiti vrijeme budućih nabavnih procesa.
- Odredite ciljeve implementacije
Na temelju prethodne analize vaše nabave, definirajte jasne ciljeve koje želite postići implementacijom e-strategije. Ciljevi bi trebali biti specifični, mjerljivi, ostvarivi, relevantni i vremenski ograničeni. Napravite plan e-nabave i postavite ključne pokazatelje učinkovitosti, to će vam pomoći da postavite realna očekivanja o tome što možete očekivati nakon provedbe strategije. Kada birate e-nabavne KPI-ove, povežite ih sa širim ciljevima vaše tvrtke. Naprimjer ako vaša tvrtka želi smanjiti troškove kako bi opstala u recesiji, onda odaberite KPI-ove koji su usmjereni ka postizanju tog cilja.
- Odaberite odgovarajuće digitalne alate
Istražite različite digitalne alate. Dobar alat za digitalizaciju nabave mora imati mogućnost integracije s drugim sustavima, podržavati cijeli proces nabave od početka do kraja, brzi i prilagođeni tijek odobrenja, uvide i izvještavanje o potrošnji i uštedama, omogućavati upravljanje troškovima i upravljanje dobavljačima. Naš softver za nabavu Ensolva se naprimjer potpuno prilagođava vašim postojećim nabavnim procesima i moguće je kupiti licencu za samo određene module. Takav softver vam omogućava da ne morate mijenjati posao koji radite već ćete ga samo raditi na drugačiji način – digitalno.
- Edukacija i priprema zaposlenika
Kada uvodimo nove digitalne alate i procese, bitno je kvalitetno za to edukacirati i pripremiti zaposlenike. Moramo olakšati proces prilagođavanja novim promjenama i osigurati da ljudi razumiju kako koristiti nove alate. Održite radionice, edukacije i budite kontinuirana podrška kako bi vaš tim što spremniji za primjenu i korištenje novih tehnologija. Isto tako pazite da ne vršite pritisak na svoje ljude, to je proces za koji je potrebno vrijeme i strpljenje. Surađujte s ljudskim resursima i voditeljima odjela kako biste podijelili važne informacije o promjenama i novim smjernicama za nabavu. Nemojte zaboraviti uključiti vanjske dionike i dobavljače, s obzirom da su važan dio nabavnog procesa.
- Praćenje napretka
Nakon implementacije nove e-strategije, dobro je pratiti napredak ostvarenja zadanih ciljeva i analizirati rezultate. Pratite podatke relevantne podatke kao što su troškovi, uštede vremena i novca, zadovoljstvo dobavljača i slično. Na temelju tih informacija, prilagođavajte svoju strategiju kako bi vaša e-strategija nabave ostala maksimalno efikasna i učinkovita.
Implementacija e-nabavne strategije je svakako efikasnije rješenje od ‘ručne’ nabave. Ako se pravilno primjenjuje, može vam pomoći smanjiti troškove i poboljšati odnose s dobavljačima. E-strategija nabave važna je za optimizaciju nabavnih procesa i postizanju boljih rezultata za vašu tvrtku. Slijedeći ovih pet koraka – analizu, postavljanje ciljeva, odabir alata, edukaciju zaposlenika te kontinuirano praćenje i poboljšavanje – možete kreirati plan koji će osigurati uspješnu provedbu e-strategije nabave. Ovo će vas pogurati naprijed u odnosu na konkurenciju, a usput će donijeti i veće uštede i efikasnost, što je svima u nabavi konačan cilj.
