Prvi kontakt s nama u 95 posto slučajeva inicirali su nabavni profesionalci jer u Ensolvi vide rješenje svojih problema. Ipak, ključni korak u digitalnoj transformaciji nabave je dobivanje potpore na visokoj upravljačkoj razini, a tu stvari često zapnu i nabavi preostaju dugotrajni pregovori – sa svojom upravom.
Članovi uprava često nisu upoznati s problematikom i aktivnostima nabave pa ne razumiju zašto je potreban specijaliziran digitalni alat te ne vide kako bi implementacija sustava za nabavu i upravljanje troškovima mogla utjecati na kompaniju.
Ako se sustav za upravljanje nabavom i troškovima prezentira u punom sjaju, teško će mu reći NE čak i onaj član Uprave koji ne voli promjene i vjeruje da nabava može još bolje uz metode koje trenutačno koristi. Jednom kada shvate prednosti centralizirane nabave koja osigurava uvid u sve troškove te stvara prostor za uštede i nove poglede, Vaša Uprava bit će Vam zahvalna što ste inicirali i uložili trud u novu vrijednost za cijelu kompaniju.
Bez obzira na različitosti, nabavu muče slični problemi
Komunicirali smo s tvrtkama iz različitih sektora od proizvodnje preko uslužnih djelatnosti do javnih naručitelja. Odjeli nabave različito su ustrojeni: ponekad funkcioniraju kao dio računovodstva i administracije, ponekad odgovaraju direktno upravi, a sve češće se izdvajaju kao zasebni odjeli. Bez obzira na to, svi imaju slične probleme: visoka očekivanja i mala ulaganja. Zato je važna i interna komunikacija. Razgovarajte i prije nego dođete s prijedlogom za implementaciju sustava za upravljanje nabavom, a kada dođe taj trenutak pokažite im kako digitalna nabava može riješiti probleme i tako utjecati na cijelu tvrtku.
Ručno upravljanje nabavnim procesima podložno je višim troškovima, neorganiziranom dokumentacijom, sporim ciklusima odobravanja, propuštanju prilika i nekontroliranim troškovima. Koliko god se trudili, kad-tad rezultira kaosom. Pate odnosi s dobavljačima radi slabe vidljivosti te spore i otežane komunikacije. Sve se to ogleda i na interne odnose s kolegama na svim razinama.
Kako prezentirati sustav za upravljanje troškovima upravi
1. Komunicirajte s članovima uprave i prije nego im predložite novi sustav!
Uvriježeno je mišljenje kako nabava nema prostora za unapređenjem i kako zadovoljavajuće funkcionira prema oldshool načinima poslovanja. Saznajte kako uprava vidi nabavu i što od nje očekuje te kako se uklapa u funkcioniranje cjelokupne kompanije. Ne ustručavajte se pitati o najvažnijim ciljevima te razmislite kako se nabava uklapa u njega. Pojačajte komunikaciju s visokim menadžmentom, upoznajte ih sa svojim aktivnostima i dnevnim zadacima, recite im svoje probleme i gdje vidite mogućnosti za napredovanje nabave i kako bi se to odrazilo na kompaniju.
2. Inzistirajte na odobrenju za sudjelovanje na stručnim događanjima
Nabavni profesionalci se često žale kako ne postoji budžet za sudjelovanje nabave na stručnim skupovima (za razliku od npr. marketinga, op.a.). Nabava se posljednjih godina uzdigla s margina kompanije i postala je jedan od ključnih odjela čiji rezultati utječu direktno na uspjeh kompanije. Slijedom toga organiziraju se stručna okupljanja, seminari ili konferencije na kojima imate priliku razmijeniti iskustva, upoznati se s trendovima i pronaći nove dobavljače.
[fusion_button link=”https://ensolva.com/wp-content/uploads/2020/12/Zamolba-za-sudjelovanje-na-stručnom-skupu.pdf” text_transform=”” title=”” target=”_self” link_attributes=”” alignment=”center” modal=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” color=”default” button_gradient_top_color=”” button_gradient_bottom_color=”” button_gradient_top_color_hover=”” button_gradient_bottom_color_hover=”” accent_color=”” accent_hover_color=”” type=”” bevel_color=”” border_width=”” size=”” stretch=”default” shape=”” icon=”” icon_position=”left” icon_divider=”no” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]Zamolba za sudjelovanje na stručnom skupu za nabavu[/fusion_button]
3. Smjestite nabavu u okvir svoje kompanije
Razmislite bi li sustav za upravljanje nabavom pomogao samo vama ili bi utjecao na svih. Primjerice, velika promjena na svim razinama je proces Zahtijeva. Svi zaposlenici unutar kompanije putem web obrasca popunjavaju i predaju zahtjeve. Sustav sukladno zadanim postavkama šalje zahtjeve na odobravanje nadređenima koji imaju cjelokupni uvid u zahtjev, a odobravanje ili odbijanje mogu izvršiti na jedan klik putem e-maila ili logiranje u sustav. Nabava dogovara obrasce zahtjeva i dobiva sve informacije koje su joj potrebne za svoje aktivnosti.
4. Uključite upravu u proces nabave sustava za upravljanje nabavom!
Nitko ne voli biti stavljen pred gotov čin. Osim toga, sami sebi oduzimate dragocjeno vrijeme kada preuzimate zadatak prenositi informacije upravi s prezentacija. Informirajte nabavu da istražujete digitalne alate i razmatrate kako bi se oni uklopili u poslovne procese kompanije. Obavezno ih pozovite na prezentaciju odabranih rješenja. Na taj način će dobiti mogućnost postaviti pitanja koja ih zanimaju direktno provideru. U tvrtkama u kojima je uprava od početka bila involvirana u nabavu rješenja za nabavu, proces implementacije bio je brži za 80 posto u odnosu na tvrtke gdje nije bila uključena.
[fusion_button link=”https://ensolva.com/wp-content/uploads/2020/12/Poziv-za-sudjelovanje-na-prezentaciji-Ensolva.pdf” text_transform=”” title=”” target=”_self” link_attributes=”” alignment=”center” modal=”” hide_on_mobile=”small-visibility,medium-visibility,large-visibility” class=”” id=”” color=”default” button_gradient_top_color=”” button_gradient_bottom_color=”” button_gradient_top_color_hover=”” button_gradient_bottom_color_hover=”” accent_color=”” accent_hover_color=”” type=”” bevel_color=”” border_width=”” size=”” stretch=”default” shape=”” icon=”” icon_position=”left” icon_divider=”no” animation_type=”” animation_direction=”left” animation_speed=”0.3″ animation_offset=””]Poziv za sudjelovanje na prezentaciji[/fusion_button]
5. Proučite kako nabavom upravljaju vaši konkurenti!
Iz iskustva se najbolje uči. Povežite se sa svojim kolegama u drugim tvrtkama i provjerite kako su oni svoju nabavu učinili efikasnijom. Prezentirajte upravi kako to radi vaša konkurencija jer na taj način ćete točno utvrditi svoju poziciju. Tu je prilika da naglasite kako ERP i Excel nisu dovoljni za ispunjavanje očekivanja i ciljeva kompanije.
6. Istaknite vrijednost automatizacije za smanjenje rizika
Prosinac je idealan mjesec za ukazivanje na potrebu digitalne transformacije nabave. Mjesec je to kada se analizira cijela godina i zahtijeva mnogo informacija i izvještaja. Osim toga, prosinac je i mjesec planiranja i donošenja novogodišnjih odluka. Sigurna sam da su Vas Vaši nadređeni tražili izvještaje o protekloj godini. Koliko Vam je vremena trebalo? Automatska izrada izvještaja i analize ili skraćuju rad za 5 do 20 sati, zavisno o kompaniji, a to vrijeme može se iskoristiti za kreiranje strategija. Automatizacija također smanjuje mogućnost pogrešaka i krivih izvještaja.
Sustavi upravljanja potrošnjom omogućuju poboljšanje upravljanja rizicima detaljnom analizom ugovora, performansama dobavljača i trenutnim tržišnim trendovima na temelju stvarnih podataka kako bi se identificirali područja ranjivosti i mogućnosti.
7. Brz povrat investicije
Provođenje online aukcija omogućava značajno smanjenje troškova i brz povrat investicije.
8. Potpuna transparentnost podataka
Zadaća Uprave je da ima nadzor nad svim ključnim procesima unutar kompanije i sigurno ih tišti što su im nabava i troškovi često izvan ruke. Sustavi za nabavu to potpuno mijenjaju i omogućavaju brz i dostupan protok informacija te nadzor nad procesima i komunikaciju.
9. Svoje tvrdnje potkrijepite brojevima
Bez obzira na to koga morate uvjeriti: vlasnika, članove uprave ili izvršnog direktora, brojevi su dio vašeg uspjeha. Ponudite im konkretne informacije o novom sustavu. Koncentrirajte se na uštede i povrat investicije, a pritom uporište tražite u trenutačnim nedostacima. Primjerice pokažite koliko vremena trošite na kreiranje izvještaja i analizu, pretragu i analizu dobavljača.
10. Ne zaboravite, ušteda je važan argument!
Čak i najoprezniji menadžer svjestan je da uvijek ima mjesta za poboljšanje procesa potrošnje. Uz upravljanje troškovima, poboljšanje procesa rezultira i stvarnom vidljivosti interne izvedbe nabave u svim fazama. Poboljšanje procesa također smanjuje potrebu za dodatnim osobljem i oslobađa postojeće osoblje od dugotrajnih zadataka niže razine. To znači da će članovi vašeg tima imati više vremena usredotočiti se na strategiju i funkcije na visokoj razini.
11. Gradite imidž kompanije
Nabava je ogledalo kompanije. Vaši korisnici su zadovoljniji sretniji kada vide da se o njihovom krajnjem proizvodu pomno promišljalo i prije nego što je nastao. Važno im je da se koriste kvalitetne i provjerene sirovine te suradnja s provjerenim dobavljačima. Moderne tehnologije su i veliki bonus kod novih zaposlenika koje je sve teže pronaći.
Naš je cilj pomoći i unaprijediti procese nabave na zadovoljstvo svih involviranih. Nadamo se da će Vam ovaj članak pomoći i olakšati pregovarate sa šefom. Za više detalje i savjeta pošaljite nam svoj upit!
