Mnogi misle da je nabava „samo naručivanje robe”, ali oni koji jesu u tom sustavu ili ga dobro poznaju, znaju da je to jedna od funkcija koja najbrže otkriva koliko je neki sustav zaista organiziran. Upravo ovo se posebno vidi u kompleksnim i izloženim područjima kao što je hotelijerstvo.
U hotelu sve mora istovremeno funkcionirati od kuhinje, restorana, bara, housekeeping-a, wellness-a, održavanja do investicija. Ako u bilo kojemu trenutku dođe do zastoja u opskrbi, to se ne vidi samo u skladištu – to osjeti gost. A gost danas nema toleranciju za improvizaciju.
Zato nabava u hotelima nije operativna rutina. Ona je funkcija koja direktno utječe na reputaciju brenda i profitabilnost.
Izazovi koji rastu s veličinom sustava
Kod manjih hotela nabava je relativno pregledna. No kod većih hotelskih grupacija kao primjerice Valamar, Plava Laguna, Maistra, situacija je bitno drukčija, nabava upravlja desecima objekata i tisućama artikala, uz snažnu sezonalnost i česte investicijske cikluse.
U takvom sustavu nije dovoljno „dobiti dobru cijenu”. Potrebno je:
-
uskladiti standarde kvalitete kroz više objekata,
-
pratiti budžete po lokacijama i projektima,
-
imati kontrolu nad investicijskim troškovima — posebno pri renovacijama, kada projektantski troškovnici znaju sadržavati stotine, pa i tisuće stavki.
Bez jasne strukture i digitalne podrške, proces vrlo brzo postaje nepregledan.
Kako izgleda svakodnevica hotelske nabave
U praksi to izgleda ovako: rokovi su kratki, dio robe dolazi iz uvoza, dio je hitan, a ponude se razlikuju ne samo po cijeni — nego i po rokovima isporuke, uvjetima plaćanja i logističkim troškovima.
Kod investicijskih projekata situacija je još osjetljivija. Kada se renovira veći broj soba ili zajedničkih prostora, svako odstupanje od troškovnika znači potencijalno prekoračenje budžeta. Ako nemate jedinstven pregled ponuda, verzija dokumentacije i statusa odobrenja, rizik od pogreške raste, a greške u hotelijerstvu su skupe i vidljive.
Centralizirana ili decentralizirana nabava?
Većina većih hotelskih sustava koristi hibridni model. Strateški dobavljači i veći ugovori vode se centralno, dok operativa pojedinih objekata zadržava određenu autonomiju.
Problem nastaje kada te dvije razine nisu povezane jedinstvenim sustavom. Tada uprava nema jasan uvid u ukupnu potrošnju, controlling se oslanja na parcijalne podatke, a nabava gubi vrijeme na administraciju umjesto na analizu i pregovore.
Upravo tu digitalizacija igra ključnu ulogu.
Kako digitalizacija mijenja hotelsku nabavu
Digitalni alati danas više nisu „dodatna pomoć“, nego nužnost za učinkovito upravljanje hotelskim sustavima. Umjesto komunikacije kroz e-mailove, Excel tablice i nepregledne verzije dokumenata, moderni sustavi omogućuju strukturiran i transparentan proces nabave.
Rješenja poput Ensolve omogućuju jednostavnije prikupljanje i usporedbu ponuda, bolju kontrolu troškova i brže donošenje odluka temeljenih na stvarnim podacima.
Posebno važnu ulogu u hotelijerstvu ima nova funkcionalnost koju odnedavno nudi naš softver, a to je rad s projektantskim troškovnicima. Kod investicijskih projekata to znači da nabava može precizno uspoređivati stavke iz troškovnika s ponudama dobavljača i izvođača, pratiti odstupanja od budžeta te izbjeći ručno prepisivanje i dodatne verzije dokumenata koje često stvaraju kaos u procesu.
Osim toga, sustav omogućuje jednostavnu predaju alternativnih ponuda i njihovu kasniju analizu što daje nabavi više opcija, a budžet je moguće pratiti direktno putem modula Financijski plan.
Na taj način nabava dobiva jasniji pregled troškova po objektima, projektima i kategorijama, dok uprava dobiva veću kontrolu nad investicijama i profitabilnošću.
Prema podacima organizacije Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP), integrirani procure-to-pay sustavi značajno smanjuju ručne pogreške i ubrzavaju procese obrade, što se izravno odražava na operativne troškove. U industriji u kojoj su marže pod pritiskom, to nije zanemarivo.
Projektantski troškovnici u digitalnoj nabavi hotela
Prednosti podsustava Projektantski troškovnici su mnogobrojne za sve sudionike procesa nabave:
- Projektanti mogu nastaviti izrađivati troškovnike u Excelu, na način na koji su navikli
- Nabava troši manje vremena na pripremu i prilagodbu troškovnika za učitavanje
- Dobavljači ispunjavaju troškovnik u poznatom Excel obliku, bez značajne promjene u načinu rada
- Analiza ponuda donosi najveći iskorak za nabavu: analiza složenih troškovnika generira se automatski, što u nekim slučajevima može uštedjeti i nekoliko radnih dana po tenderu
Funkcionalnost je programirana u suradnji sa velikim hotelskim lancima u skladu sa stvarnim izazovima nabave hotelske industrije.
Nabava kao strateški partner uprave
Kada nabava ima pregled nad potrošnjom, može planirati. Kada ima podatke o performansama dobavljača, može bolje pregovarati. Kada ima kontrolu nad investicijskim troškovnicima, može štititi budžet — stavku po stavku.
U tom trenutku ona prestaje biti administrativna podrška i postaje strateški partner uprave.
Hotel koji ima kontrolu nad nabavom, ima kontrolu nad troškovima, a time i nad profitom. U vremenu volatilnih cijena energenata, hrane i logistike, to je jedna od rijetkih poluga stabilnosti.
Zanima vas kako Ensolva može podržati nabavne procese u vašem hotelu ili hotelskoj grupaciji? Kontaktirajte nas i dogovorimo demonstraciju.
