“Ukoliko ono što radimo ne možemo objasniti kroz procese, ne znamo što radimo!”
(W. Edwards Deming)

Na što paziti prilikom definiranja nabavne procedure?

Kako bi proces nabave tekao glatko, svako poduzeće u svom odjelu nabave mora imati jasno definirane procedure, s kojima moraju biti upoznate sve osobe koje su dijelom nabavnog procesa. Radi se o skupu pravila koja do najsitnijih detalja opisuju i razrađuju što se može ili ne može napraviti unutar nabavnog procesa, tko je ovlašten za koji dio posla, kao i način na koji se pojedina aktivnost mora provesti.

U ispravnom provođenju nabavne procedure, od velike će Vam koristi biti Vaš softver za nabavu. Naime, unutar softvera za nabavu kao što je Ensolva, definiraju se procedure i scenariji nabave, a sustav potpomaže pravilnu dodjelu zadataka prema unaprijed definiranim kriterijima. Često je uvriježeno mišljenje da je definiranje nabavnih procedura i korištenje softvera za nabavu primjenjivo samo u javnim službama i institucijama. To je potpuno krivo! Osim javnih i državnih institucija, lokalnih samouprava i kompanija u javnom vlasništvu koje nabavnu proceduru koriste s ciljem regulacije legalnosti nabave i dostupnosti podataka, nabavnu bi proceduru svakako trebala imati i privatna poduzeća kako bi mogla optimizirati svoje procese u nabavi. U svim vrstama nabave postoje grupe standardiziranih procedura, a ovdje navodimo najvažnije:

Nabavni pragovi

Svako poduzeće želi maksimalno sniziti troškove jer uštede u nabavi donose direktne uštede poduzeću kao cjelini. Upravo iz tog razloga, potrebno je pomno odrediti projektne uloge i zaduženja za provedbu pojedine aktivnosti, kao i osobe koje će određene zahtjeve odobravati. Dovođenjem nabavne procedure u red, limitira se tko može što naručivati i koliko nešto može maksimalno koštati. Općenito, više pozicionirani djelatnici imaju otvorene ruke pri narudžbama dok niže rangirani za izvršenje narudžbe trebaju slati zahtjeve na odobravanje nadređenima.

Pripremanje narudžbi i neplanirana nabava

Pripremanje dnevnih narudžbenica koje nisu u nabavnom planu, nego su trenutačno iskrsnule kao prijeko potrebne, osjetljiv je nabavni teritorij. U svakom su poduzeću neizbježni projekti nabave koji ne mogu biti izvršeni uobičajenim postupcima. Kako bi se osiguralo poštivanje nabavne strategije i u tim slučajevima te ostvario maksimalan profit, potrebno je nadzirati, kontrolirati i upravljati projektima neplaniranih nabava. Upravo iz tog razloga, najvažnije je imenovati osobu koja može naručivati u tim slučajevima, definirati uvjete pod kojima može izvršiti narudžbu te cjenovne razine.

Etički kodeks

U nabavnom odjelu obavezno mora postojati etički kodeks kojega se moraju pridržavati svi sudionici nabavnog procesa. Neke od stvari na koje se etički kodeks odnosi su sljedeće:

  • Pokloni – ne smiju se uzimati ili nuditi.
  • Izjava o interesima – mora se izbjeći bilo kakva poveznica s dobavljačima ili kompanijom koja se prijavljuje na natječaj.
  • Interakcija s dobavljačima – održava se na profesionalnoj razini unutar terminologije i zadanih uvjeta.
  • Povjerljivost – sve aktivnosti, cijene i uvjeti strogo su povjerljivi.

Vrijednost za novac

Većina kompanija u procesima nabave kao primarni cilj ističe postizanje „vrijednosti za novac“, što je zapravo u suprotnosti s postizanjem najjeftinije i cjenovno najatraktivnije ponude. Upravo iz tog razloga, na razini poduzeća ili ustanove treba točno definirati što se podrazumijeva pod tim pojmom. Naime, zadaća nabave nije samo platiti nešto najjeftinije moguće, već pritom voditi računa o tome da nabavljeni proizvodi budu zadovoljavajuće kvalitete.

Natječaji

Procedure za objavu natječaja najčešće se donose kada su u pitanju ugovori velike vrijednosti ili projekti s više dobavljača. Cijeli proces nadmetanja mora bit pošten i transparentan, stoga postupak nadmetanja najčešće zahtijeva cijeli niz posebnih aktivnosti.

U nabavi postoji niz pravila i regulacija. Većina zaposlenika je upoznata s njima i nastoji ih poštivati, ali sve to značajno usporava i komplicira nabavni proces. Međutim, kada s papirnate nabave prijeđete na elektroničku, mnoge procedure se lakše slijede. Osim toga, većina njih ugrađena je u posebne module sustava pa uvođenje specijaliziranog softvera za elektroničku nabavu, poput Ensolve, djelatnicima u nabavi značajno olakšava obavljanje svakodnevnih zadataka te osigurava poštivanje zadanih pravila. Kada je elektronička nabava u pitanju, potrebno je uvesti samo jednu proceduru – onu za sigurnost i zaštitu. Odaberite Ensolvu kao svoje softversko rješenje i pojednostavite svoje nabavne procese!