“Težite kontinuiranim poboljšanjima umjesto savršenstvu!”
(K. Collins)

Nabava nekad i danas

Možemo reći da nabava postoji „oduvijek“. Naime, prve dokaze o postojanju nabave možemo naći još u drevnoj povijesti, gdje su pronađeni zapisi o tome na koji su način egipćani još 3.000 godina prije Krista nabavljali materijale za izradu piramida. Egipćani su u upravljanju opskrbom za te masivne projekte koristili svoje pismoznance, koji su na papirusu bilježili količinu materijala i radnika potrebnih za ostvarenje projekata. Glavna je uloga ovih pisara, osim samog zapisivanja, bila i praćenje ostvarenja narudžbi, stoga ih se smatra jednima od prvih poznatih ljudi u struci nabave. Danas je nabava puno kompleksnija u odnosu na svoje početke, a u zadnjih se nekoliko desetljeća razvila munjevitom brzinom.

Nabava je danas vrlo složena funkcija u poduzeću. Ljudi koji rade u nabavi zaprimaju zahtjeve za nabavu, komuniciraju s internim klijentima, istražuju tržište, pripremaju tendere i natječajnu dokumentaciju na temelju zahtjeva ili plana nabave, komuniciraju s dobavljačima, zaprimaju ponude, analiziraju ponude, formiraju odluke o odabiru, stvaraju ugovore s dobavljačima, naručuju robu i još puno toga. Sva ta količina operativnog posla, osim što može biti vrlo zamorna, stvara veliku količinu dokumentacije koja se često pohranjuje na različita mjesta i u različitim formatima (Word, Excel, e-mail…) pa s vremenom procesima u nabavi postaje sve teže upravljati i nadzirati ih. Iz tog razloga, razvijeni su alati poput Ensolve, koji cijeli proces pojednostavljuju i poboljšavaju transparentnost. Modernu nabavu, prema stupnju razvijenosti, možemo razvrstati u 5 faza:

Izvor: PayStream Advisors, 2013.

Početke tradicionalne nabave nalazimo u 60-im godinama prošlog stoljeća. Nabavni su se procesi u početku odvijali papirnatim putem, što je ograničavalo dostupnost podataka. U tradicionalnoj nabavi, dokumentacija se svodila na gomilu papira u ladicama, a uvid u podatke bio je dostupan samo uz asistenciju osobe koja zna. Pronalazak podataka, slanje zahtjeva nadležnim osobama, odobravanje – svaka je aktivnost na taj način u prosjeku trajala i po nekoliko dana. Hrpa papira, kompliciran sustav odobravanja, više sredstava komunikacije, ručne analize i čekanja dovodili su do kaosa, što je generiralo i nepotrebne troškove.

S razvojem tehnologije, 80-ih se godina u nabavu započela uvoditi uporaba računala. Bila je to prekretnica koja je postavila temelje razvoja moderne nabave. ERP sustavi koji su se 90-ih počeli razvijati, omogućili su nabavi da dio svojih procesa digitalizira, a s uvođenjem mogućnosti šire uporabe Interneta, e-katalozi, online baze dobavljača, e-mail i specijalizirane web stranice omogućile su nabavi da digitalizaciju svojih procesa dodatno proširi. Ipak, i na taj je način previše podataka ostajalo netransparentno i neorganizirano.

Alati u nabavi koje imamo danas razvili su se u vrlo kratkom vremenu i omogućili uvid u podatke o kojima ranije nismo mogli niti sanjati. Tehnološki napredak otvara nove mogućnosti, a teško je uopće predviđati što će nam naredne godine donijeti. Upravo radi toga, važno je držati korak s vremenom i iskoristiti mogućnosti koje suvremeni alati nude, s ciljem unaprjeđenja poslovanja i podizanja razine konkurentnosti. Korištenjem Ensolve, nabava poduzeću donosi vrijednost, dobiva na važnosti i poprima stratešku funkciju!